สำรวจประโยชน์ทางธุรกิจของ SharePoint

มีใครในธุรกิจของคุณเคยพิจารณาว่าพวกเขาได้รับประโยชน์สูงสุดจาก SharePoint หรือไม่ บนพื้นผิว นี้ดูเหมือนจะเป็นคำถามที่ไร้สาระ เหตุใดบริษัทจึงใช้ SharePoint หากยังไม่ได้กำหนดประโยชน์ที่แท้จริงและมูลค่าโดยรวม

แต่ในการสนทนาแบบวันต่อวันของฉันกับเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคและนักธุรกิจคนอื่นๆ ฉันประหลาดใจที่พวกเขาไม่สามารถระบุและหาปริมาณ ROI ที่แท้จริงที่พวกเขาเห็นใน SharePoint ได้บ่อยเพียงใด ที่น่าทึ่งยิ่งกว่าคือมีบริษัทจำนวนมากที่ไม่ได้ใช้สภาพแวดล้อม SharePoint อย่างเต็มที่เพื่อลดต้นทุนทางธุรกิจโดยรวมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ข้อมูลเฉพาะทางเทคนิคของ SharePoint มีความสำคัญ แต่ในบทความนี้ ฉันต้องการแบ่งปันกับคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่มักจะขาดหายไปจากกลยุทธ์ทางธุรกิจของบริษัทที่ใช้ SharePoint

เหตุใดจึงควรใช้ SharePoint: วิสัยทัศน์...

ในวันอาทิตย์ที่ย้อนกลับไปในฤดูหนาวปี 2009 ฉันนั่งบนที่นั่งริมหน้าต่าง จ้องมอง 747 อย่างใจจดใจจ่อ ฉันกำลังมุ่งหน้าไปยังซานฟรานซิสโกเพื่อเข้าร่วมการประชุม VSLive ครั้งแรกของฉัน

ตอนนั้นฉันทำงานที่บริษัทเครื่องสำอางรายใหญ่ ฉันตื่นเต้นที่จะเข้าร่วมชั้นเรียน SharePoint ที่ฉันลงทะเบียนไว้ เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่ค่อนข้างใหม่ภายในบริษัท และฉันต้องการดูด้วยตาตนเองว่า SharePoint สามารถทำอะไรให้บริษัทได้บ้าง

ฉันก็ไม่ผิดหวัง ฉันออกจากซานฟรานซิสโกด้วยความตื่นเต้น ความรู้สึกที่ฉันคิดว่าหายไปจากอาชีพการงานของฉันนานแล้ว ฉันกระตือรือร้นที่จะกลับไปที่สำนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับเครื่องมือที่น่าทึ่งนี้กับทีมของฉัน…เพียงเพื่อถูกดึงกลับไปสู่ความเป็นจริงของการดำรงอยู่ของฉันในฐานะผู้อำนวยการในทีม Global Information Systems:

[ผู้อำนวยการบริหาร – GIS] : “แน่นอน ฉันเคยได้ยินเกี่ยวกับ SharePoint ฉันไม่เห็นว่าเอะอะทั้งหมดเกี่ยวกับอะไร… เราสามารถทำหน้าเว็บเดียวกันภายในเว็บฟาร์มของเราเอง ฉันว่าคุณเสียเวลา”

[Business Relationship Manager – GIS] : “มันธรรมดาและน่าเกลียดเกินไป ฉันจะไม่สามารถขายสิ่งนี้ให้กับลูกค้าธุรกิจของฉันได้”

[นักพัฒนาอาวุโส – GIS] : “เรื่องใหญ่คืออะไร? ไม่เห็นจะเพิ่มค่าอะไร มันดูซับซ้อนเกินกว่าจะทำงานได้ ฉันคิดว่า Active Server Pages เป็นแนวทางที่ดีกว่ามาก”

คนเดียวที่แสดงให้เห็นความสนใจแม้เพียงเล็กน้อยคือผู้กำกับที่ฉันรายงานโดยตรง เขาไม่ค่อยรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีใน SharePoint มากนัก แต่เขารู้ว่าฉันตื่นเต้นเกินกว่าจะเพิกเฉยต่อสิ่งนี้ได้

เขาขอให้ฉันจัดการประชุมสั้นๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับเทคโนโลยีนี้อีกเล็กน้อย การประชุมครั้งนั้นทำให้เราวิศวกรรมการพิสูจน์แนวคิดของ SharePoint (POC) สำหรับผู้บริหารระดับสูงของเรา ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะกลายเป็นองค์ประกอบหลักภายในแผนก GIS มันจะทำให้กระบวนการวงจรการพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ของเรา (SDLC) เป็นอัตโนมัติและคล่องตัว และนำไปสู่บริษัทที่เปิดรับข้อดีของ SharePoint มากมาย ส่งผลให้ฉันก้าวขึ้นสู่ระดับที่โดดเด่นของ "คนของ SharePoint" ในอีกแปดปีข้างหน้า ฉันจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในบริษัทโดยใช้ SharePoint เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีต้นทุนต่ำอย่างน่าทึ่ง สำหรับผู้ที่จะรับฟัง ฉันจะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างและลดค่าใช้จ่าย แต่ก็ยังมีไซต์มากเกินไปในบริษัทที่เป็นไซต์ทีมแบบธรรมดาที่มีไลบรารีเอกสาร ฉันเป็นเพียงคนเดียวที่ว่ายน้ำทวนน้ำเพื่อขาย SharePoint ให้กับธุรกิจของฉัน ไม่ใช่แค่ในระดับอาวุโสสุดในองค์กร

เสียงนี้คุ้นเคยหรือไม่?

ตลอดเก้าปีที่ผ่านมา ฉันได้สังเกตว่าการใช้ SharePoint ในบริษัทส่วนใหญ่มาในหนึ่งในสองสถานการณ์พื้นฐาน

1. ไซต์ทีมพร้อมไลบรารีเอกสาร

โดยทั่วไปแล้ว ไซต์เหล่านี้ถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตของทีมและมีไลบรารีเอกสารตั้งแต่หนึ่งไลบรารีขึ้นไป ซึ่งสามารถมีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนได้ มีการใช้งานประเภทเนื้อหา แท็กข้อมูลเมตา หรือเวิร์กโฟลว์น้อยมาก ไซต์ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากหน่วยธุรกิจ ซึ่งสมาชิกไม่มีความเข้าใจอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับ SharePoint และไม่ได้รับบทบาท "ผู้ใช้ระดับสูง" ไซต์ถูกสร้างขึ้นโดยโครงสร้างพื้นฐานหรือทีมสนับสนุนที่สามารถสร้างไซต์ได้อย่างรวดเร็วจากตั๋วขอโต๊ะช่วยเหลือที่เรียบง่าย

2. ไซต์ที่ปรับแต่งอย่างเต็มที่ด้วยฐานรหัสขนาดใหญ่ที่ซับซ้อน

โดยปกติ เว็บไซต์เหล่านี้มีขนาดใหญ่กว่ามากและมีผู้ชมจำนวนมาก: อินทราเน็ตขององค์กร ทรัพยากรบุคคล และไซต์ไอทีขององค์กรเป็นตัวเลือกปกติสำหรับการใช้งาน SharePoint ประเภทนี้

โครงการเหล่านี้มักจะเริ่มต้นด้วยทิศทางและความคาดหวังที่ดี พวกเขาขายเป็นทางเลือกที่มีต้นทุนต่ำสำหรับระบบการจัดการเนื้อหา (CMS) ระดับไฮเอนด์และราคาแพงที่ธุรกิจได้ตรวจสอบแล้ว เมื่อโปรเจ็กต์ดำเนินไป ความต้องการก็เปลี่ยนไปและซับซ้อนขึ้น มันต้องการรหัสที่กำหนดเองมากขึ้น ซึ่งในที่สุดจะซับซ้อนพอที่จะรองรับรหัสกลายเป็นปัญหา

จากนี้ไป สิ่งต่างๆ มักจะวนเวียนอยู่เหนือการควบคุม ทีมพัฒนาได้เลิกล้มความตั้งใจที่จะใช้งานฟังก์ชันที่พร้อมใช้งานทันที (OOTB) พร้อมฐานรหัสที่จำกัด แต่พวกเขามีแนวทางที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ตั้งแต่มาสเตอร์เพจที่ปรับแต่งอย่างเต็มที่ไปจนถึงแอพที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการ (PHA) หรือที่เรียกกันว่า Add-in ที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการ

ฉันได้ยินเสียงถอนหายใจและเห็นการกลอกตาแล้ว “โทนี่ นี่เป็นแนวทางการใช้ประโยชน์ที่ถูกต้องสมบูรณ์” “เรามีทั้งสองสิ่งนี้และผู้ใช้ของเราก็ชอบไซต์นี้ และเราไม่มีปัญหาในการสนับสนุนพวกเขา” ฉันไม่ได้อ้างว่าวิธีใดวิธีหนึ่งเหล่านี้ผิด หรือวิธีใดวิธีหนึ่งได้เปรียบกว่าอีกวิธีหนึ่ง แต่ฉันเชื่อว่าทั้งสองวิธีพลาดโอกาสในการใช้ประโยชน์จากสิ่งที่แพลตฟอร์ม SharePoint นำเสนออย่างเต็มที่

ฉันยังเชื่ออีกว่าโมเดลทั้งสองนี้ส่งผลให้ธุรกิจรู้สึกว่า SharePoint มีราคาแพงเกินไปสำหรับสิ่งที่พวกเขาใช้สำหรับ หรือฝ่ายไอทีรู้สึกว่าพวกเขาสามารถพัฒนาฟังก์ชันการทำงานเดียวกันผ่านเว็บเซิร์ฟเวอร์และหน้า HTML หรือ CMS กระป๋อง โซลูชันระบบคลาวด์ ความคิดเห็นทั้งสองทำให้ทั้งธุรกิจและฝ่ายไอทีรู้สึกว่า SharePoint ไม่ได้เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับความต้องการของพวกเขา

ประโยชน์ของ SharePoint Gone AWOL?

เพื่อให้เราเข้าใจมากขึ้นว่าเราอยู่ที่ไหน เราต้องถอยหลังและทบทวนว่าเรามาที่นี่ได้อย่างไร

ฉันจะนำคุณกลับไปที่คำถามง่ายๆ ว่า "คุณรู้จัก SharePoint ได้อย่างไร" จากประสบการณ์ส่วนตัวของฉัน และประสบการณ์ของผู้นำด้านไอทีคนอื่นๆ ที่ฉันพูดด้วย SharePoint เป็นแพลตฟอร์มทางเทคนิคได้รับการแนะนำให้รู้จักกับบริษัทจากทีมโครงสร้างพื้นฐานด้วยความช่วยเหลือจากที่ปรึกษา Microsoft Enterprise

โดยปกติ ฟาร์ม SharePoint แห่งแรกจะเป็นเตียงทดสอบที่บริษัทมอบให้โดยเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงระดับองค์กรกับ Microsoft ณ จุดนี้ บริษัทส่วนใหญ่มีส่วนร่วมกับลูกค้าธุรกิจและปรับใช้ไซต์คอลเลกชันแรกของพวกเขาด้วยไซต์ทีมเดียว ลูกค้าธุรกิจชอบไลบรารีเอกสารและความสามารถในการทำงานร่วมกันและแชร์เอกสาร ดังนั้นจึงเริ่มใช้ไซต์นี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขา

สิ่งนี้อาจฟังดูยอมรับได้อย่างสมบูรณ์สำหรับพวกคุณหลายๆ คน และในความจริงแล้ว อาจเป็นกรณีการใช้งานสำหรับ SharePoint ที่เป็นไปได้ แต่เมื่อคุณเจาะลึกลงไปใน SharePoint เพียงเล็กน้อย คุณจะรู้ว่ามันเป็นมากกว่าแพลตฟอร์มที่ทีมโครงสร้างพื้นฐานนำไปใช้และสนับสนุน: เป็นพื้นที่แอปพลิเคชันที่แข็งแกร่งซึ่งต้องการการทำงานร่วมกันอย่างแน่นหนาของโครงสร้างพื้นฐาน สถาปัตยกรรมองค์กร และทีมแอปพลิเคชัน

ฉันไม่ใช่ "ผู้ต่อต้านโครงสร้างพื้นฐาน" หรือผู้ที่ต่อต้านทีมโครงสร้างพื้นฐานทางการเมือง แต่หากไม่มีความร่วมมือจากพันธมิตรที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะเสี่ยงต่อการไม่เข้าใจขอบเขตทั้งหมดของแพลตฟอร์ม SharePoint และด้วยเหตุนี้ ไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับกลยุทธ์ทางธุรกิจและแผนการใช้งานที่เหมาะสม สถานการณ์นี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะในแพลตฟอร์ม SharePoint และชี้ไปที่ปัญหาที่ใหญ่กว่ามากของการทำงานร่วมกันและกลยุทธ์ที่เหมาะสม ซึ่งกำลังเผชิญกับแผนกไอทีจำนวนมาก

ลูกค้าธุรกิจของคุณคือกุญแจสำคัญ

บ่อยครั้งที่องค์กรด้านเทคนิคจำนวนมากไม่มีกลยุทธ์ทางธุรกิจเมื่อพูดถึง SharePoint พวกเขาเพียงแค่เพิ่มกระบวนการเล็ก ๆ ให้กับกระบวนการที่มีอยู่เกี่ยวกับวิธีการร้องขอและสร้างไซต์ SharePoint พวกเขาอาจไม่ได้รวมการกำกับดูแลใดๆ เกี่ยวกับกระบวนการสร้างไซต์ ซึ่งอาจนำไปสู่ไซต์คอลเลกชันจำนวนมากและในที่สุดก็นำไปสู่ปัญหาด้านการสนับสนุน

อาจมีการสนทนาพื้นฐานและการศึกษาเกี่ยวกับการใช้แนวคิดที่ใหญ่กว่าบางอย่าง เช่น ไซต์คอลเลกชันและ การค้นหาใน SharePoint แต่การอภิปรายเกี่ยวกับกลยุทธ์อาจซับซ้อนมาก ด้วยเหตุนี้ องค์กรด้านเทคนิคจำนวนมากจึงตัดสินใจยุติกลยุทธ์ที่กระบวนการสร้างไซต์ เรามาเริ่มกันแบบช้าๆ ด้วยฟีเจอร์พื้นฐานของ SharePoint แทน

ลูกค้าธุรกิจของคุณคือใคร? พวกเขาคือทีมเทคนิคขององค์กร ทีมการตลาดระดับภูมิภาคของคุณ หรืออาจเป็นทีม R&D หรือไม่ ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การติดตั้งใช้งาน SharePoint มักจะเริ่มต้นโดยทีมโครงสร้างพื้นฐาน จากนั้นจึงค่อย ๆ ไหลลงสู่กลุ่มลูกค้าธุรกิจ

ในบางกรณี ลูกค้าธุรกิจของคุณจะเคยได้ยินเกี่ยวกับ SharePoint ในบริบทที่ง่ายกว่านี้แล้ว เมื่อพวกเขากำลังพิจารณาแอปพลิเคชันสายงานธุรกิจขนาดใหญ่ที่สำคัญ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการใช้งาน SharePoint ครั้งที่สอง หากไม่มีกลยุทธ์การนำไปใช้ทางธุรกิจที่ชัดเจน จะเป็นการเดินทางที่ช้าและลำบากมากสำหรับทีมเทคนิคเพื่อให้แน่ใจว่าฟาร์ม SharePoint ของพวกเขามีการนำและใช้งานในปริมาณที่เหมาะสม

ในกรณีของฉัน ไซต์ SharePoint ส่วนใหญ่ที่สร้างขึ้นแล้วเมื่อฉันได้รับการแนะนำให้รู้จักกับ SharePoint เป็นเพียงไซต์การทำงานร่วมกันที่มีไลบรารีเอกสารขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนและซับซ้อน

ชื่อโฟลเดอร์บางชื่อจริงๆ แล้วเป็นประโยคสั้นๆ เพื่อให้ทีมสามารถเข้าใจได้ว่าเอกสารประเภทใดที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้น ไม่มีแท็กข้อมูลเมตา ไม่มีประเภทเนื้อหา มีเพียงเอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์

ขั้นตอนการทำงานร่วมกันทั้งหมดเป็นการแชร์เอกสารจริง มีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงแห่งเดียวที่ทุกคนสามารถแชร์เอกสารได้ และนั่นคือขอบเขตของการทำงานร่วมกันสำหรับทีม นั่นคือสิ่งที่ลูกค้าธุรกิจมองว่าเป็นมูลค่าสูงสุดของ SharePoint

ไม่น่าแปลกใจเลยที่เมื่อฉันเริ่มพูดคุยกับผู้คนในธุรกิจ ความประทับใจของพวกเขาที่มีต่อ SharePoint นั้นไม่กระตือรือร้นอย่างที่สุด แม้แต่เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคของฉันบางคนก็เริ่มโต้แย้งว่าเราสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก หากเราเพียงแค่ซื้อไฟล์ที่แชร์เพื่อจัดการกับไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์

ฟีเจอร์พื้นฐานของ SharePoint หลายอย่างไม่ได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้องกับธุรกิจของฉัน และแม้แต่ทีมเทคนิคในระดับหนึ่ง พวกเขาขายบน SharePoint เป็นเครื่องมือ CMS ที่น่าทึ่งพร้อมความเป็นไปได้ที่ดีในการเสริมสร้างการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม แต่สิ่งที่ดีที่สุดที่เราสามารถทำได้คือการแชร์ไฟล์

ในระหว่างการสัมภาษณ์ครั้งแรกในธุรกิจของฉัน ฉันพบว่าเหตุผลสำหรับโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ยาวบางอย่างคือการจัดเตรียมโครงสร้างในระดับหนึ่งเพื่อให้ผู้คนสามารถค้นหาไฟล์บางไฟล์ได้ ธุรกิจ ไม่ได้ตระหนักถึงความสามารถในการค้นหาพื้นฐานของ SharePoint ด้วยซ้ำ นับประสาการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint ฉันต้องการหาวิธีที่จะมีส่วนร่วมกับลูกค้าธุรกิจของฉัน เพื่อให้พวกเขาไม่เพียงแต่ใช้ SharePoint ในลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังต้องให้ความรู้เกี่ยวกับจุดแข็งที่แท้จริงของแพลตฟอร์มด้วย

นำเสนอกรณีธุรกิจที่ดีขึ้น

จากผลตอบรับจากการสัมภาษณ์ลูกค้าธุรกิจข้างต้น ฉันรู้ว่าจะต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดด้วยการศึกษา แต่จากฟาร์มขนาดใหญ่ที่เรามีอยู่ในปัจจุบัน ฉันจะสามารถ "เริ่มต้นใหม่" ได้อย่างไรในเมื่อสิ่งต่างๆ ได้ดำเนินไปข้างหน้าแล้ว

ไซต์ส่วนใหญ่เป็นไซต์การทำงานร่วมกันเป็นทีมที่มีไลบรารีเอกสาร ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเริ่มต้นด้วยไลบรารีเอกสาร ฉันมีลูกค้าธุรกิจรายหนึ่งตกลงที่จะร่วมงานกับฉันและทีมของฉันในการปรับโครงสร้างไลบรารีของพวกเขาในลักษณะที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถย่อโครงสร้างโฟลเดอร์ให้เล็กที่สุดในขณะที่เพิ่มการมองเห็นในการค้นหาไฟล์ที่ผู้ใช้กำลังมองหา

เมื่อเราเจาะลึกเข้าไปในโครงสร้างของไซต์บางแห่ง ฉันก็เห็นได้ชัดว่าโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นองค์ประกอบข้อมูลและการจัดกลุ่มของไฟล์ประเภทต่างๆ ที่ทีมกำลังทำงานร่วมกัน ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเริ่มต้นด้วยฟีเจอร์พื้นฐาน—แต่ทรงพลัง—ของ SharePoint: แท็กข้อมูลเมตา

ฉันรู้สึกอยู่เสมอว่าวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการให้ความรู้ลูกค้าเกี่ยวกับเทคโนโลยีคือการพัฒนา POC บางประเภท ปัญหาเกี่ยวกับ POC คือมีผลกระทบต่อต้นทุน คุณต้องระมัดระวังไม่พัฒนาแอปพลิเคชันอย่างเต็มที่เพื่อให้ธุรกิจตัดสินใจว่าไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการ

ในกรณีของฉัน ค่าใช้จ่ายมีน้อย แต่มูลค่าก็มหาศาล ฉันตัดสินใจใช้ไลบรารีเอกสารหลายไลบรารี ซึ่งแต่ละไลบรารีมี 20 โฟลเดอร์ขึ้นไป และสร้างใหม่เป็นไลบรารีเอกสารเดียวที่มีข้อมูลเมตาและประเภทเนื้อหา แทนที่จะพยายามอธิบายประเภทเนื้อหา ง่ายกว่าที่จะแสดงให้เห็นว่าการใช้ประเภทเนื้อหาไม่เพียงแต่เพิ่มลงในโครงสร้างข้อมูลเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ควบคุมข้อมูลเมตาเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ได้อย่างเหมาะสมอีกด้วย

เอฟเฟกต์ก้อนหิมะ

ไฟล์จำนวนมากมีข้อมูลสำคัญและมีประโยชน์มาก ธุรกิจตัดสินใจจัดกลุ่มไฟล์โดยใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนมาก ตัวอย่างเช่น พวกเขามีโฟลเดอร์สำหรับแต่ละแบรนด์จาก 15 แบรนด์ และภายในโฟลเดอร์เหล่านั้น พวกเขามีโฟลเดอร์ย่อยสำหรับการตลาด การเงิน และหมวดหมู่หลักอื่นๆ ภายในโฟลเดอร์ย่อย เหล่านั้น ยังมีโฟลเดอร์ย่อยอีก

สิ่งนี้ทำให้พวกเขาค้นหาไฟล์หรือไฟล์ใดไฟล์หนึ่งได้ง่ายขึ้น แทนที่จะต้องเปิดและดูแต่ละไฟล์ แต่เนื่องจากโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนนี้ พวกเขาจึงต้องการกระบวนการทางธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าทุกไฟล์ถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง อย่างที่พวกเขาค้นพบ กระบวนการทางธุรกิจใหม่นั้นยากเกินไปที่จะจัดการ และไฟล์จำนวนมากจบลงที่ที่ไม่ถูกต้อง

ซึ่งทำให้ฉันสามารถรวมและอธิบายการใช้ข้อมูลเมตากับธุรกิจได้ ฉันแบ่งโครงสร้างไฟล์ออกเป็นประเภทเนื้อหาหลักสองสามประเภท ซึ่งจากนั้นเราเคยรวมองค์ประกอบข้อมูลหลัก ควบคู่ไปกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่สำคัญ นี่เป็นแนวทางง่ายๆ ของชนิดเนื้อหา เมตาดาต้า และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นความสำเร็จครั้งสำคัญครั้งแรกในการเดินทางของฉันเพื่อนำเสนอกรณีธุรกิจที่ดีขึ้นสำหรับ SharePoint ให้กับธุรกิจของฉัน

ตอนนี้ฉันได้รับความสนใจจากธุรกิจแล้ว ฉันตัดสินใจที่จะแนะนำไลบรารีเอกสารแบบง่ายๆ ร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ฉันแสดงให้พวกเขาเห็นคุณค่าที่แท้จริงของข้อมูลเมตาและประเภทเนื้อหาโดยการกรองและจัดเรียงข้อมูล

ด้วยความประหลาดใจของฉัน พวกเขารู้สึกทึ่งกับฟีเจอร์พื้นฐานบางอย่างของ SharePoint ที่พวกเขาไม่เคยรู้มาก่อนว่ามีอยู่จริง จากนั้นฉันก็ตัดสินใจที่จะรวมหน้าตัวกรองแบบกำหนดเองเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าสามารถทำอะไรได้บ้างด้วยการสร้างหน้าง่ายๆ เว็บ part และการกรอง

ฉันระมัดระวังมากที่จะไม่ปรับแต่งหน้าเหล่านี้อย่างเต็มที่ ฉันต้องการใช้ OOTB web part เท่านั้น ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะเข้าใจคุณลักษณะพื้นฐานของ SharePoint ได้ดีขึ้น ก่อนที่ฉันจะก้าวไปข้างหน้าไปยังสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น หน้าที่กำหนดเองประสบความสำเร็จอย่างมาก และเราไม่ได้พูดถึงความสามารถเพิ่มเติมที่เสิร์ชเอ็นจิ้นจะมีให้ ฉันต้องการหยุดใช้เครื่องมือค้นหาจนกว่าฉันจะได้ใช้พื้นฐานของ SharePoint ที่ดีขึ้น

เวิร์กโฟลว์ SharePoint: คีย์

ในความเห็นของฉัน เวิร์กโฟลว์ SharePoint เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวในความสามารถของฉันในการให้ความรู้กับลูกค้าธุรกิจของฉัน และรับรองการนำ SharePoint ไปใช้ภายในองค์กรของฉัน เวิร์กโฟลว์เป็นฟีเจอร์แรกที่ดึงดูดความสนใจของฉันใน VSLive ครั้งแรกที่ฉันพูดถึง และเป็นองค์ประกอบหลักใน SharePoint POC เต็มรูปแบบตัวแรกของฉัน ซึ่งรวมกระบวนการ SDLC ของเราไว้ด้วย

เมื่อพูดถึง SharePoint การสนทนาเริ่มต้นที่ฉันมีกับลูกค้าธุรกิจมักจะเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขา กระบวนการทางธุรกิจเป็นกุญแจสำคัญในการใช้ SharePoint เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน ซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าธุรกิจต้องการพูดคุย

ดังที่ฉันได้กล่าวกับผู้บริหารระดับสูงด้านไอทีหลายคน ฉันสามารถรับประกันการใช้งานและการนำ SharePoint ไปใช้จริงได้ง่ายๆ ผ่านกระบวนการทางธุรกิจ ทุกหน่วยธุรกิจมีกระบวนการ และกระบวนการเหล่านี้ส่วนใหญ่มีจุดตรวจสอบหรือจุดอนุมัติ และนี่คือที่ที่เวิร์กโฟลว์มีประโยชน์ ไม่ว่าจะผ่านการส่งอีเมลการอนุมัติหรือการสร้างงานการอนุมัติ

เมื่อฉันโน้มน้าวลูกค้าธุรกิจว่าเวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงกระบวนการและลดต้นทุนของพวกเขาได้อย่างไร ฉันจะให้ความรู้พวกเขาว่าพวกเขาจะใช้งานการอนุมัติเดียวกันได้อย่างไร เพื่อสร้างข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) หรือตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

หน่วยธุรกิจจะดีแค่ไหนที่จะเข้าใจว่าต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารนานแค่ไหน? จากนั้นพวกเขาก็สามารถนำข้อมูลนั้นมาใช้และนำกลยุทธ์ไปปรับปรุงกระบวนการโดยรวม ซึ่งจะทำให้พวกเขาสร้าง KPI เพื่อติดตามและควบคุมกระบวนการได้

เพื่อแสดงความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงในการปรับปรุงกระบวนการ พวกเขาสามารถรวมการปรับปรุงเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมวัตถุประสงค์โบนัสของพวกเขา ซึ่งมักจะเป็นโฮมรันที่โน้มน้าวให้ลูกค้าธุรกิจเห็นคุณค่าที่แท้จริงที่พวกเขาสามารถบรรลุได้ผ่านการปรับใช้และการใช้ SharePoint

อนาคต

เมื่อฉันได้ยินเกี่ยวกับ Office 365 และ SharePoint Online เป็นครั้งแรก ฉันเข้าใจถึงคุณค่าของสภาพแวดล้อม SharePoint ที่โฮสต์ไว้ แต่อีกครั้ง ฉันพยายามอย่างหนักที่จะโน้มน้าวลูกค้าธุรกิจของฉันว่าทิศทางใหม่นี้ดีที่สุดสำหรับอนาคตของพวกเขา ฉันตื่นเต้นที่ได้ยินเกี่ยวกับ PHA แต่ยังระมัดระวังเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นจากมุมมองการสนับสนุนแอปพลิเคชัน

บริษัทของฉันได้เริ่มต้นจากทิศทางของผู้ให้บริการด้านการพัฒนาบุคคลที่สามด้วยรูปแบบการเอาท์ซอร์ส ซึ่งสามารถนำไปสู่ผู้ขายที่สร้างแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดายด้วยต้นทุนที่เหลือจำนวนมากสำหรับการบำรุงรักษาและการปรับปรุง

เช่นเดียวกับโมเดลโฮสต์ทุกรูปแบบ เราต้องเตรียมตัวสำหรับการเปลี่ยนแปลง ในฐานะมนุษย์ เราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงจริงๆ และในฐานะทีมสนับสนุนด้านเทคนิค เรามักจะกลัวการเปลี่ยนแปลง และจะส่งผลต่อความสามารถของทีมในการก้าวไปข้างหน้าอย่างไร

เมื่อฉันได้ยินเกี่ยวกับการตัดสินใจของ Microsoft ที่จะเลิกใช้ InfoPath เป็นครั้งแรก และจากนั้นก็มีการแนะนำ Flow เป็นกลไกจัดการเวิร์กโฟลว์ ปฏิกิริยาของฉันคือ "กลับมาแล้ว!" Microsoft กำลังจะตัดสินใจทางธุรกิจอีกครั้งซึ่งจะทำให้ฉัน "ขาย" ทิศทางใหม่ของ SharePoint ได้ยากขึ้น เมื่อฉันเริ่มทบทวนสิ่งที่ Flow นำเสนอ ฉันรู้สึกผิดหวังกับสิ่งที่เห็น

แต่ Microsoft มีวิสัยทัศน์ในอนาคต และฉันก็ไม่เข้าใจ จนกระทั่งฉันเริ่มเห็นความสามารถบางอย่างของ Flow เกี่ยวกับจุดรวมระบบ Flow รวมเข้ากับแอปพลิเคชั่นที่มีอยู่มากมายในปัจจุบัน แต่ยังช่วยให้บริษัทสามารถสร้างจุดรวมของตัวเองได้ สิ่งนี้ทำให้เป็นผู้เล่นหลักในการสนทนาทางธุรกิจของฉันเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงผ่านการผสานรวมกับแอปพลิเคชันสายงานธุรกิจต่างๆ

ความคล่องตัว

นี่เป็นหัวข้อสนทนามาตรฐานที่ฉันในฐานะผู้บริหารด้านเทคนิคมีกับลูกค้าธุรกิจของฉันหลายคน เป็นเรื่องปกติที่จะหารือเกี่ยวกับการออกแบบเว็บที่ตอบสนองและวิธีขยายให้ใหญ่สุดเพื่อปรับปรุงการแสดงตนของเว็บบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ นอกจากนี้เรายังสามารถพูดคุยถึงวิธีที่ SharePoint ใช้หน้าเว็บแบบตอบสนองเพื่อสร้างประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ที่ดีขึ้นบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Microsoft ยังได้พัฒนาแอปพลิเคชัน SharePoint บนมือถืออีกด้วย แต่โดยปกติ การสนทนามุ่งไปในทิศทางของการมีแอปพลิเคชันมือถือแบบสแตนด์อโลน

ทันทีที่ฉันได้ยินคำว่า "แอปพลิเคชันมือถือแบบสแตนด์อ โลน " ฉันได้ยินเสียงของการลงทะเบียนเงินสด: แอปพลิเคชันมือถือจำนวนมากมีค่าใช้จ่ายสูงพร้อมกับรูปแบบการสนับสนุนเฉพาะทาง คำตอบของฉันจากโลกของ SharePoint คือ PowerApps

เช่นเดียวกับที่ฉันเคยทำในอดีต ฉันเริ่มพัฒนาแอปพลิเคชัน PowerApps POC บนมือถือทันที ใช้รายการและไลบรารี SharePoint ที่มีอยู่เป็นแหล่งข้อมูลส่วนหลังสำหรับแอปพลิเคชันของฉัน PowerApps คือสิ่งที่ฉันเรียกว่า แพลตฟอร์มการพัฒนาตามการกำหนดค่า : ช่วยให้สามารถพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือได้อย่างรวดเร็ว

ผู้ใช้สามารถเลือกตัวเลือก PowerApps ใน SharePoint เพื่อสร้างแอปพลิเคชันมือถือ PowerApps ของตนเองได้ มันยังสร้างหน้าจอจำนวนมากโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มและแก้ไขรายการใหม่ลงในรายการหรือไลบรารี นอกจากนี้ยังได้รับการทดสอบกับผู้นำปัจจุบันทั้งหมดในพื้นที่อุปกรณ์พกพา มี IDE ของตัวเอง พร้อมด้วยภาษาที่ใช้การกำหนดค่าที่เรียบง่าย ซึ่งนักพัฒนาด้านเทคนิคหรือแม้แต่ผู้ใช้ระดับสูงที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสามารถปรับให้เข้ากับมันได้อย่างง่ายดาย

อีกครั้งที่ฉันมีเครื่องมือ/คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมของ SharePoint ซึ่งฉันสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการนำไปใช้และการใช้งานแพลตฟอร์ม SharePoint รวมเครื่องมือใหม่นี้เข้ากับ SharePoint และ Flow พร้อมกับการแจ้งเตือนแบบพุชและความสามารถในการใช้ฟีเจอร์มือถือโดยเนื้อแท้ เช่น บริการตำแหน่งและการโทร และ PowerApps ได้กลายเป็นประเด็นการสนทนาใหม่ที่ฉันโปรดปรานเพื่อหารือกับลูกค้าธุรกิจของฉันเกี่ยวกับการปรับใช้และการใช้งาน SharePoint

อันที่จริง POC ของฉันไม่เพียงแต่ได้รับการตอบรับจากธุรกิจของฉันอย่างใจจดใจจ่อ แต่เนื่องจากการใช้คุณสมบัติมือถือของฉัน เช่น บริการระบุตำแหน่งและการนำทางด้วย GPS ฉันถูกขอให้นำเสนอแอปพลิเคชัน POC ของฉันต่อวิศวกรรม PowerApps เพื่อเป็นตัวอย่างของสิ่งที่สามารถทำได้ด้วย เครื่องมือ.

จาก VSLive สู่โซลูชัน SharePoint

ขณะที่ฉันนั่งอยู่ที่นั่นในที่นั่งริมหน้าต่างเพื่อมุ่งหน้าไปยังซานฟรานซิสโก ฉันไม่เคยคิดเลยว่าการเดินทางง่ายๆ นั้นจะมีผลกระทบสำคัญต่ออาชีพด้านเทคนิคของฉันอย่างไร SharePoint เป็นเครื่องมือที่สร้างสรรค์และทำงานร่วมกันได้อย่างแท้จริง และ Microsoft ยังคงนำเสนอวิสัยทัศน์และทิศทางด้วย SharePoint

เช่นเดียวกับโซลูชัน SaaS หรือ PaaS นับพันรายการที่มีให้เราในปัจจุบัน เราต้องแน่ใจว่าเราเข้าใจอย่างแท้จริงถึงวิธีการใช้โซลูชันเหล่านี้ให้ดีที่สุด การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจโดยรวมของเราอย่างต่อเนื่องและตอบสนองลูกค้าธุรกิจของเรา SharePoint ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในคลังแสงของฉัน ฉันตั้งตารออนาคตและสิ่งที่ SharePoint จะมอบให้กับฉันและธุรกิจของฉัน