Cele mai bune practici avansate de modelare financiară: Hack-uri pentru modelare inteligentă, fără erori

Publicat: 2022-03-11

Rezumat

Care sunt strategiile recomandate pentru construirea modelelor financiare?
  • Ca și în cazul tuturor eforturilor greoaie și complexe, începeți cu un model solid și atent pentru model. Înțelegeți, ca parte a acestui proces, cronologia pentru construirea modelului și durata de viață utilă estimată a acestuia, precum și compromisul dorit între „reutilizare” și „granularitate a modelului”.
  • Apoi, structurați și fabricați modelul cu atenție. Cel puțin, împărțiți-l în trei secțiuni: (a) intrări/factori, (b) calcule, (modelul real, care va ilustra situațiile financiare proiectate) și (c) ieșiri.
  • În cele din urmă, construiește modelul și fă-ți timp pentru a-l formata pentru un finisaj curat, consistent și profesional.
Cele mai bune trucuri și sfaturi pentru modelare ușor de utilizat, inteligentă și fără erori
  • Vă voi arăta/vă voi împărtăși câteva trucuri testate în timp pentru a crea un model fără erori. Acestea vor include unele dintre crezurile mele personale, cum ar fi „One Row, One Formula” și reguli precum „Fără numere codificate tare încorporate în formule”. În plus, vă voi arăta cum să creați verificări în întregul model prin intermediul Verificărilor agregate ale erorilor.
  • Importanța prestructurării modelului dvs. Vă voi ghida prin cel mai intuitiv mod de a vă configura modelul astfel încât să aibă sens intuitiv în ceea ce privește fluxul formulei, precum și ușurința de auditare și predare.
  • Formatarea culorilor este o necesitate. Sună simplu, dar este un instrument extrem de eficient care instruiește utilizatorii de model începători ce înseamnă ce înseamnă intrările. Citiți mai departe pentru a vedea cum să configurați rapid o macrocomandă pentru a automatiza acest proces.
  • Comenzi rapide bune de modă veche pentru formulele Excel. Această secțiune acoperă câteva bune practici Excel foarte eficiente pentru utilizatorii noștri mai avansați. Acestea ar putea necesita un pic de ajustare, dar ar trebui să economisească câteva ore de muncă mai târziu și să fie relativ simplu de implementat.
Cum vă poate ajuta un expert în finanțe pe dumneavoastră/compania dvs.?
  • Lucrând alături de dvs. ca partener de gândire pentru a proiecta, structura, construi și furniza o gamă de modele sau bugete îmbunătățite pentru proiecte, scopuri sau decizii specifice pre-mandate.
  • Prin crearea unui șablon de model prefabricat, cu mai multe file, care poate fi adaptat în mod unic de aproape oricine, pentru orice scop, din întreaga organizație.
  • Prin proiectarea rezultatelor specifice și prin efectuarea de analize complexe de sensibilitate folosind Excel în drum spre o decizie strategică la nivel de management, la nivel de consiliu sau la nivel de operator.
  • Prin construirea sau crearea de șabloane pentru orice tip de model financiar, inclusiv instrucțiuni „cum să se facă”, de la modelul de flux de numerar cu reducere (DCF) și cumpărare cu efect de levier, la fuziuni și achiziții sau modele de flux de numerar.
  • Prin instruirea persoanelor sau a grupurilor de persoane din cadrul organizației dumneavoastră cu privire la orice, de la elementele de bază ale modelării până la metode cantitative avansate.

Introducere: Un model financiar

Modelele financiare sunt o parte indispensabilă a instrumentelor financiare ale fiecărei companii. Sunt foi de calcul care detaliază datele financiare istorice ale unei anumite afaceri, previzează performanța financiară viitoare și evaluează riscurile și profilul de rentabilitate. Modelele financiare sunt de obicei structurate în jurul celor trei situații financiare ale contabilității - și anume: contul de profit, bilanț și situația fluxului de numerar. Managementul majorității corporațiilor se bazează, cel puțin parțial, pe detaliile, ipotezele și rezultatele modelelor financiare, toate acestea fiind esențiale pentru procesele decizionale strategice și de capital ale respectivelor companii.

Acest articol servește ca ghid pas cu pas pentru profesioniștii în finanțe începători și intermediari care doresc să urmeze cele mai bune practici ale experților atunci când construiesc modele financiare. Pentru modelatorul financiar avansat, acest articol va prezenta, de asemenea, o selecție de sfaturi și hack-uri la nivel de experți pentru a optimiza timpul, rezultatele și eficiența modelării. Sa incepem.

Planificarea modelului dvs

Ca și în cazul tuturor lucrurilor complexe, primul pas pentru construirea unui model financiar („model”) este amenajarea cu atenție a unui plan. Schimbările structurale neplanificate, neprevăzute la jumătatea unui exercițiu de modelare pot fi consumatoare de timp, confuze și predispuse la erori, mai ales dacă adaptorul modelului nu este același cu autorul său. Astfel de provocări sunt ușor de subminat cu puțin timp de planificare dedicat la începutul exercițiului. Vă recomand ca faza de planificare să decurgă după cum urmează:

1. Definiți scopul final al modelului.

Definirea în mod clar a scopului unui model este cheia pentru a determina aspectul, structura și rezultatele finale ale acestuia optime. Ca parte a acestui proces, acordați-vă timp pentru a vă asigura că părțile interesate cheie ale modelului dvs. aprobă proiectul și proiectarea procesului înainte de a începe construirea. Acest lucru le oferă posibilitatea de a-și exprima orice preferință sau intenție finală, evitând astfel orice „folosire” (vorbire din industrie) sau redirecționare dureroasă pe drum.

2. Înțelegeți termenele atât pentru construirea modelului, cât și pentru durata de viață utilă a acestuia.

Deși secundară obiectivului final al modelului, înțelegerea termenelor pentru construirea modelului și pentru cât timp va fi utilizat modelul sunt, de asemenea, inputuri importante pentru a determina abordarea exercițiului de modelare. Modelele de lungă durată și de lungă durată (de viață utilă) sunt de obicei construite personalizat de la zero și includ cantități uriașe de detalii de operare, flexibilitate și capacități de sensibilitate. Pentru modele de operare sau proiecte de capital mai imediate, cu durată mai scurtă, modelatorii vor folosi adesea șabloane prefabricate pentru a maximiza viteza de construcție, reducând în același timp erorile. În plus, șabloanele model tind să fie, de asemenea, mai familiare și, prin urmare, mai ușor de utilizat/manipulat de către diferite părți interesate din cadrul organizațiilor.

3. Stabiliți un compromis optim între „detaliu” și „reutilizare”.

Când decideți compromisul optim între nivelul dorit de detaliu și reutilizarea modelului (adică dacă modelul este destinat să fie reluat pentru mai multe tipuri de tranzacții/scopuri sau a fost conceput în schimb doar pentru acest exercițiu unic), o cadrul util pentru a decide cu privire la alegerea/abordarea modelului, pe care l-am urmat de-a lungul cea mai mare parte a carierei mele, este următorul:

Reprezentare grafică a compromisului între nivelul de detaliu și reutilizabilitate

Cu faza de proiectare/planificare acum finalizată și cu deciziile cheie stabilite, acum putem trece la următoarea fază de modelare.

Structurarea modelului dvs

În acest moment, suntem gata să deschidem Excel și să începem să ne gândim la structurare. La cel mai înalt nivel posibil, fiecare model poate/ar trebui să fie împărțit în trei secțiuni: (a) intrări/factori, (b) calcule (situații financiare proiectate) și (c) ieșiri. Cu cât se va separa mai bine aceste secțiuni, cu atât va fi mai ușor să auditați și să modificați modelul, minimizând erorile și optimizând la timp.

Am urmat aceeași abordare structurală pentru aproape fiecare model pe care l-am construit; o abordare pe care atât părțile interesate, cât și eu am găsit-o întotdeauna practică, digerabilă și, în cele din urmă, utilă. Secțiunile sale sunt după cum urmează:

  1. Pagina de copertă (filă): numele de cod al proiectului, o descriere a intenției modelului, informațiile de contact ale autorului și orice declinare a răspunderii aplicabile.
  2. Fila Drivers: Intrări și ipoteze.
  3. Fila Model: calcule (adică cele trei proiecții și calcule ale situațiilor financiare).
  4. Fila Ieșiri: un rezumat curat și ordonat al celor mai importante aspecte ale modelului.
  5. Fila Sensibilitati: gama de scenarii, sensibilități și rezultate ale datelor pe care se va baza managementul pe măsură ce trece în procesul lor de luare a deciziilor.

Voi descompune fiecare dintre aceste secțiuni pentru tine, una câte una. După cum urmează:

Coperta

Pagina de copertă este primul punct de contact cu munca ta. Deși este cel mai simplu de construit, atunci când este făcut bine, lasă o primă impresie grozavă și explică clar ce urmează. O pagină de copertă simplă, cu instrucțiuni este, în general, cea mai bună abordare și include de obicei următoarele secțiuni:

  1. Denumirea modelului: Se explică de la sine.
  2. Scopul modelului: un paragraf care descrie utilizarea (utilitățile) prevăzută
  3. Model Index: Un scurt tabel care detaliază descrierea și scopul fiecărei file. Această secțiune poate fi utilă în special pentru operatorii non-financiari, ajutându-i să „digere” structura și fluxul modelului, evidențiind ce file trebuie să folosească pentru intrări, pe ce ieșiri să se concentreze în timpul luării deciziilor și pe ce file complexe de calcul ar trebui să se concentreze. lasa neatins.
  4. Istoricul versiunilor modelului: investind câteva secunde în tastarea, după dată, modificările cheie aduse modelului pe măsură ce mergi, economisește întotdeauna timp pe parcurs, mai ales dacă trebuie să retragi și să inversezi/modifica modificările. Acest lucru este valabil mai ales pentru modelele complexe și modelele pe care le puteți utiliza ca șabloane în perioadele viitoare.
  5. Informații de contact ale autorului: Se explică de la sine
  6. Declinări legale aplicabile (dacă există, așa cum sunt furnizate de consilierul dvs. juridic) : se explică de la sine

Vă rugăm să rețineți: recomand ca pagina de copertă să fie întotdeauna blocată pentru oricine și pentru toată lumea, fără autorizare expresă de a face modificări, în afara autorului.

Fila șofer: intrări și ipoteze

Imediat după pagina de copertă a modelului, trebuie să apară fila drivere (intrari) . Trebuie să vă asigurați că această filă este clară, concisă și ușor de înțeles, deoarece aceasta este fila pe care operatorii non-financiari o vor manipula cel mai des. De obicei, recomand implementarea a două secțiuni de intrare în fila Intrări, una pentru intrări statice și cealaltă pentru intrări dinamice . Prin intrări statice mă refer la intrări care nu se modifică în timp, cum ar fi ipotetica „dimensiunea unei centrale electrice” sau „soldul inițial al datoriei unei companii”; iar prin intrări dinamice , mă refer la intrări care sunt variabile în timp (de exemplu, de la o lună la lună sau de la an la an), cum ar fi ipotezele „inflației”, „costul datoriei” sau ipotezele „creșterii veniturilor”.

Exemplu de eșantion Fila Drivers and Ipotezes
Exemplu de eșantion Fila Drivers and Ipotezes
Sursa: Toptal

În ambele secțiuni de intrare statice și dinamice de mai sus, vă recomand să vă separați în mod clar datele în două tipuri: (1) cifre codificate greu care nu se schimbă indiferent de scenariul ipotezelor și (b) parametrii de sensibilizare care vor conduceți diferite scenarii de ipoteză și în cele din urmă tabelele de sensibilitate. Rețineți, totuși, că nu știți niciodată pe deplin care parametri vor constitui parametri de sensibilitate și pe care nu îi veți face până la etapele finale ale proiectului. Pentru mai multe despre modelarea sensibilității, consultați articolul următor.

Fila Model: calcule detaliate și construcție operațională

Această filă reprezintă inima modelului, unde toate intrările, ipotezele și scenariile lucrează împreună pentru a proiecta performanța financiară a unei companii în anii ei externi. De asemenea, din această filă vor fi rulate diverse scenarii bazate pe ipoteze, precum și piesa de evaluare a exercițiului care va fi efectuată înainte de decizia strategică finală.

Exemplu de filă Sample Model
Exemplu de filă Sample Model
Sursa: Toptal

Tab. Scenarii și sensibilități

Operatorii de modele autorizați, terți vor folosi fila Scenarii și sensibilități destul de des, chiar dacă doar pentru a alege scenariile preprogramate. Din acest motiv, ar trebui să construiți scenarii în mod intuitiv, să protejați scenariile reale de editarea externă și să construiți sensibilități suficient de variate, astfel încât puținele scenarii preprogramate să fie suficiente pentru a oferi o vedere largă a rezultatelor posibile odată cu tabelele de sensibilitate (exemplul de mai jos) sunt de asemenea construite.

Pentru a vă considera, structura formatului scenariilor pe care m-am bazat de-a lungul carierei mele este următoarea, ca doar un tip de exemplu:

Exemplu de eșantion de scenarii și filă de sensibilități

Câteva note despre imaginea de mai sus:

  1. Utilizatorul modelului ar trebui să poată edita numai acest lucru, deoarece acesta va selecta numărul scenariului. Numărul se referă la unul dintre scenariile prezentate în partea dreaptă a foii de calcul. Utilizatorul va prezenta apoi scenariul selectat (în acest caz, nr. 6) în prima coloană. Aceasta este singura coloană din foaia de calcul Scenariu și sensibilități la care se face referire în model.
  2. Adăugați aici câteva câmpuri de descriere care rezumă efectiv ceea ce reprezintă scenariul selectat.
  3. Întotdeauna mi se pare foarte util, mai ales dacă altcineva va folosi modelul, adăugarea unei coloane care specifică fiecare unitate de intrare.
  4. Această coloană trage în statistica/câmpul de levier al scenariului selectat (în acest caz, nr. 6), care sunt toate afișate în dreapta (în albastru). Formula necesară pentru a-l conduce este o funcție de compensare, adică „=OFFSET (inserați celula goală imediat la stânga primului scenariu evidențiat cu roșu deasupra , Celulă în care scenariul este selectat/evidențiat).” Vă rugăm să rețineți că există un spațiu gol între cele două celule, astfel încât cele două virgule (,,) nu sunt o greșeală de tipar.
  5. Grupați-vă ipotezele în macro-categorii și sub-categorii. Acest lucru vă va ajuta atât pe dvs. (modelatorul) cât și pe utilizatorii dvs. să înțelegeți clar ce scenariu a ales modelul.
Exemplu de tabel de sensibilitate a probei
Exemplu de tabel de sensibilitate a probei
Sursa: Toptal

Fila Ieșire

Filele de ieșire sunt filele pe care operatorii modelului le vor folosi cel mai frecvent. De-a lungul anilor, m-am trezit înclinând spre cel puțin trei file de ieșire pentru modele medii până la complexe:

  1. Fila Rezultate financiare: Acesta este un rezumat prescurtat al datelor financiare detaliate în fila model. Acestea sunt de obicei prezentate anual (chiar dacă modelul poate fi trimestrial). Această ieșire ar trebui să aibă între 50 și 150 de rânduri și ar trebui să prezinte toate elementele rând cheie din filele de calcul. Asigurați-vă că prezentați suficiente detalii pentru a vă asigura că utilizatorii nu comută între această filă și diferite file Calcule. De asemenea, vă rugăm să rețineți că, ca cea mai bună practică, nicio filă de ieșire nu ar trebui să efectueze din nou niciun calcul, iar aceste informații ar trebui să includă doar linkuri directe.
  2. Fila Rezumat executiv: această filă este destul de standard și prezintă de obicei o combinație de grafice, diagrame și tabele, ilustrând, cât mai simplu și cât mai ușor de digerat posibil, diferitele tendințe, analize și statistici rezumate cheie de care directorii și membrii consiliului de administrație au nevoie pentru a-și naviga. decizii cheie.
  3. Fila Rezultate specifice: această filă conține rezultate specifice, de obicei dictate de șablonul memorandumului de investiții, de prezentarea comitetului de investiții sau de solicitările directorilor și membrilor consiliului de administrație pentru a ajunge la punctele lor de decizie.
Exemplu de filă de ieșire a modelului, inclusiv tabele, diagrame și grafice
Exemplu de filă de ieșire a modelului, inclusiv tabele, diagrame și grafice
Sursa: Alberto Mihelcic Bazzana

În acest moment, faza de construcție a modelului este oficial încheiată. Ne putem îndrepta atenția către unele dintre cele mai bune practici de modelare la nivel de experți la care am făcut referire la începutul articolului. Să începem cu formatarea.

Formatarea modelului dvs

În primul rând, este important de menționat că fiecare firmă/grup ar putea avea propriile preferințe sau practici interne. Ca atare, în timpul construcției, este important să verificați mai întâi – și să respectați – orice format prescris de firma respectivă. În absența unor practici specifice firmelor, conținutul de mai jos detaliază limbajul universal al Wall Street pentru formatarea unui model.

Prima metodă de formatare pentru modelarea financiară este aceea de a folosi scheme de culori consistente și identificabile pentru a desemna diferite tipuri de celule și date. După cum urmează:

Albastru = intrări sau orice date codificate, cum ar fi valori istorice, ipoteze și drivere.

Negru = Formule, calcule sau referințe care derivă din aceeași foaie.

Verde = Formule, calcule și referințe la alte foi (rețineți totuși că unele modele omit cu totul acest pas și folosesc negru pentru aceste celule).

Violet = Legături, intrări, formule, referințe sau calcule către alte fișiere Excel (din nou, rețineți că unele modele omit cu totul acest pas și folosesc negru și pentru aceste celule).

Roșu = Eroare de remediat.

Exemplu de rezumat financiar bine formatat (codat cu culori).
Exemplu de rezumat financiar bine formatat (codat cu culori).
Sursa: Toptal

Vă rugăm să rețineți că nu există o funcționalitate de automatizare încorporată pentru a codifica cu culori foile de calcul Excel conform standardelor universale de codificare a culorilor de mai sus. În schimb, puteți crea propriile macrocomenzi pentru a obține aceste rezultate și, ulterior, puteți crea combinații de comenzi rapide pentru a vă codifica automat munca.

Cândva, în trecutul meu recent, am primit de la un coleg (căreia îi mulțumesc până astăzi), următoarele macrocomenzi (inclusiv instrucțiuni detaliate), care de atunci mi-au economisit câteva ore de muncă manuală. Aș dori să le împărtășesc, dacă îmi permiteți.

Instrucțiuni de creare a macrocomenzilor (pentru versiunile Excel pentru Mac și PC):

  1. Apăsați Alt + W + M + R, simultan, pentru a denumi și a începe înregistrarea macrocomenzii.
  2. Apăsați F5 („Salt la celulă”) și apoi Alt + S, simultan, pentru a ajunge la meniul „Mergeți la special”.
  3. Apăsați „O” pentru a selecta constante și „X” pentru a debifa textul.
    Captură de ecran
  4. Acum apăsați Alt + H + FC (sau Ctrl + 1), simultan și selectați culoarea fontului albastru pentru aceste constante.
  5. Apăsați Esc.
  6. Acum faceți același lucru, începând cu F5, dar selectați Formule (F) în loc de constante și apăsați „X” pentru a debifa textul.
  7. Acum apăsați Alt + H + FC (sau Ctrl + 1) și selectați o culoare de font Negru pentru aceste constante.
  8. Opriți înregistrarea macrocomenzii cu Alt + W + M + R sau Alt + T + M + R.

Link-uri către alte cărți de lucru

Găsirea de link-uri către alte cărți de lucru și foi de lucru este dificilă și, cel mai probabil, va trebui să utilizați VBA pentru ca acest lucru să funcționeze corect. Iată ideea de bază: căutați prezența simbolului „!” în fiecare celulă care conține o formulă în registrul de lucru, apoi schimbați culoarea fontului în verde. Va trebui să modificați acest lucru în Editorul VBA și să îl faceți for each buclă prin toate instanțele de „!” găsiți și apoi schimbați culoarea fontului pentru fiecare dintre acestea.

Vă rugăm să fiți conștienți de faptul că această comandă rapidă nu va funcționa 100% din timp, deoarece unele formule vor face referire la celule din alte foi de lucru fără a se lega direct la acestea. Din fericire, celulele verzi sunt mai rare decât celulele negre sau albastre, așa că metoda de mai sus funcționează destul de bine în majoritatea modelelor (și puteți formata organic restul link-urilor către alte foi de lucru manual pe măsură ce apar sau pe măsură ce le întâlniți).

Cele mai bune practici pentru auditarea unui model

Când modelați, vă încurajez să purtați întotdeauna această singură întrebare în partea din spate a minții: „Fac acest model ușor de auditat?” deoarece pentru fiecare sarcină executată, formulă creată și link construit, va exista întotdeauna o modalitate mai rapidă, „mai murdară” (în limbajul industriei) de a face treaba. Astfel de trucuri și trucuri, oricât de inteligente ar părea la momentul respectiv, și mai ales după intervale de timp, vor fi invariabil uitate și vor duce la erori greu de urmărit. Menținerea unui evaluator terță persoană vă va ghida prin procesul dvs. și vă va ajuta să luați decizia corectă în momentele cheie.

Mai jos sunt o serie de bune practici despre cum să construiți cu mentalitatea auditorului. După cum urmează:

1. Un rând, o formulă

Ar trebui să aveți o singură formulă pe rând, ceea ce înseamnă că orice formulă utilizată în prima celulă a oricărui rând ar trebui să fie aceeași formulă aplicată uniform pe întregul rând. Utilizatorii ar trebui să înțeleagă structura modelului dvs. uitându-vă la prima celulă a fiecărui rând în timp ce merg vertical în josul modelului dvs.

Deși acest lucru este simplu în principiu, este încălcat suficient de des pentru a evidenția în continuare. Un exemplu obișnuit are loc adesea când foile de calcul sunt împărțite între un grup de coloane „financiare istorice” și „prognoze pentru anul exterior” (vezi imaginea de mai sus intitulată „Exemplu de rezumat financiar bine formatat (codat cu culori)”, ca referință. ).

O modalitate ușoară de a aborda aceste cazuri este utilizarea de steaguri (de exemplu, 1/0, TRUE / FALSE ) poziționate în partea de sus a foii de calcul, apoi referite folosind instrucțiuni IF prin corpul modelului cuiva. O ilustrare simplă a acestui lucru la locul de muncă este următoarea:

Exemplu de „Utilizarea steagurilor” în modelarea Excel
Exemplu de „Utilizarea steagurilor” în modelarea Excel
Sursa: Alberto Mihelcic Bazzana

2. Fără numere codificate hard încorporate în formule

Nu utilizați niciodată numere codificate încorporate în formule, deoarece sunt foarte greu de identificat dacă utilizatorul este mai puțin familiarizat cu modelul. În schimb, evidențiați și separați în mod clar intrările/codurile rigide de formule; mai bine, adunați toate intrările/codurile hard (după caz) și agregați-le în aceeași filă. Ulterior, cereți formulele dvs. să le tragă/ să le facă referire după caz ​​din celula necesară și din fila corespunzătoare.

3. Simplu este întotdeauna mai bun

Este întotdeauna mai bine să evitați formulele complicate. În schimb, împărțiți formula în pași ușor de digerat. În loc de un rând aparent îngrijit, această abordare va crea adesea mai multe rânduri, rezultând o foaie de calcul mai mare; dar unul care va fi mult mai ușor de urmărit și de auditat de către o terță parte.

4. Respectați în mod consecvent convenția dvs. de semnare

Ar trebui să decideți la ora zero care va fi convenția/cheia dvs. de semne. Cu titlu de ilustrare, întrebați-vă în etapa de proiectare a modelului dvs. „Vor fi prezentate costurile, cheltuielile, deducerile, amortizarea, CapEx etc. ca numere negative sau pozitive?” Preferința mea personală este să prezint întotdeauna costurile ca numere negative din două motive: (a) Totalurile vor fi întotdeauna sume drepte și veți minimiza erorile utilizatorului și (b) va fi mai ușor să identificați greșelile folosind doar semnele.

5. Evitați să vă denumiți celulele, mai degrabă bazați-vă pe logica grilă a Excel

Acolo unde este posibil, recomand cu tărie să evitați denumirea celulelor, deoarece devine dificil să găsiți sursa de intrare pentru respectiva celulă numită (de exemplu, „Inflație”) pe drum. În schimb, vă recomand să vă bazați pe convenția de rețea a Excel în cadrul formulelor dvs. (de exemplu, pur și simplu conectarea la celula C4 sau la locație, [Tab Name]l'!G21 , dacă referința se află într-o altă filă sau registru de lucru).

6. Nu aveți niciodată aceeași intrare în mai multe locații

Organizați-vă intrările simplu și transparent. Recomandarea mea este să consolidați toate intrările în câteva file de driver și să le faceți referire din punctele lor singulare de origine în toată foaia de calcul.

7. Evitați conectarea fișierelor

Evitați conectarea la alte fișiere. Este mai bine să introduceți datele relevante de care aveți nevoie dintr-un fișier diferit ca intrări hard-coded, pe care apoi să le actualizați manual după cum este necesar. Se știe că cross-linking-ul blochează modelele Excel mai mari sau se actualizează în mod inconsecvent, creând astfel erori greu de urmărit.

8. Nu ascunde foile sau rândurile

În foaia de calcul mai lungă, „grupați” rândurile/coloanele, în loc să le „ascundeți”.

9. Mai puține file, mai mari sunt mai bune decât mai multe file mai mici

Această practică se bazează 100% pe experiență. Este mai ușor să urmăriți și să auditați o matrice continuă pentru date într-o foaie de calcul mare, învecinată, decât în ​​mai multe file sau, mai rău, în mai multe foi de calcul care sunt reticulate.

10. Creați verificări de-a lungul modelului dvs. prin „Verificări agregate ale erorilor” situate într-o singură filă

Verificările sunt cea mai simplă modalitate de a revizui rapid integritatea unui model. „Cecurile” cuprind totul, de la asigurarea faptului că totalurile care ar trebui să fie legate se desfășoară până la asigurarea că bilanțul cuiva se echilibrează de fapt. De obicei, construiesc câteva verificări în partea de sus sau de jos a fiecărei foi de calcul, apoi le consolidez într-o „filă Verificare” separată. Acest lucru asigură că este ușor să găsiți o eroare în model și apoi să urmăriți unde a provenit acea eroare.

Exemplu de bilanţ „Verificare”
Exemplu de verificare a bilanțului
Sursa: Toptal

Vă rugăm să rețineți că să vă bazați exclusiv pe verificări pentru a verifica integritatea unui model nu este niciodată o idee bună, deoarece verificările sunt de obicei la un nivel destul de înalt. Dar este un bun punct de plecare.

Carve Out – Pentru utilizatori avansați: sfaturi Excel

Această secțiune acoperă câteva bune practici Excel foarte eficiente pentru utilizatorii noștri mai avansați. Acestea ar putea necesita un pic de ajustare, dar ar trebui să economisească câteva ore de muncă mai târziu și să fie relativ simplu de implementat. Acestea sunt după cum urmează, pe scurt, gloanțe succinte, la obiect:

  1. Utilizați cât mai multe comenzi rapide de la tastatură. Există mai multe fișiere pe internet pe comenzile rapide de la tastatură Excel care se potrivesc diferitelor nevoi. Voi face referire la câteva aici:
    • Cheat Sheet de modelare
    • Lista cuprinzătoare de sfaturi Excel
  2. Folosiți F5 („mergeți la special”) pentru a localiza rapid toate numerele sau formulele codificate.
  3. Utilizați Trace Precedents și Trace Dependents pentru a audita modelul.
  4. Utilizați XNPV și XIRR pentru a permite aplicarea datelor personalizate__ la fluxurile de numerar, în drum spre o analiză a randamentelor; aceasta, spre deosebire de funcțiile NPV și IRR ale Excel, care presupun implicit intervale de timp echidistante pentru calcul.
  5. Utilizați funcția INDEX MATCH peste funcția VLOOKUP pentru a căuta informații pe foi de calcul mari.
  6. VLOOKUP este aproape întotdeauna superioară instrucțiunilor IF ; fii confortabil cu el.
  7. Obișnuiește-te să IFERROR în sintaxa formulelor tale.
  8. Utilizați o combinație a funcției de dată, EOMONTH și IF pentru a face datele dinamice.
  9. Eliminați liniile de grilă atunci când prezentați sau partajați modelul financiar; face un document de ieșire mai curat și mai lustruit.

Iubește sau urăște...

Îl iubesc sau îl urăsc, Excel este omniscient, omniprezent și omnipotent atunci când vine vorba de finanțare corporativă, analiză și luarea deciziilor bazate pe date. Și crezi sau nu, nu trebuie să fie intimidant sau dureros, chiar și pentru începători sau neinițiați. La fel ca majoritatea lucrurilor din viață, practica, consecvența și atenția la detalii (în cazul Excel, comenzi rapide) vă vor duce cel mai mult până acolo.

Odată ce vă familiarizați cu aplicația, veți găsi că este un instrument puternic de productivitate și de povestire numerică, fără care veți putea funcționa foarte puțin, chiar și în viața personală. Pe măsură ce progresați prin diferitele etape ale fluenței Excel, vă doresc tot ce este mai bun și vă încurajez să păstrați acest articol ca un ghid practic pe care îl consultați des.