Trello vs. Jira: comparación desde la perspectiva de un desarrollador

La producción de software hoy en día no es la misma que hace 20 años. El software se ha vuelto cada vez más complejo, con equipos distribuidos literalmente por todo el mundo y dependiendo de personas especializadas solo en una parte específica del proceso. Además, UI/UX se ha convertido en un tema muy importante ya que aumenta la competencia por captar nuevos usuarios y retener a los actuales.

Durante el año pasado, trabajé en una docena de proyectos y casi todos usaron una herramienta de gestión de proyectos (PMT). Hoy no le daré un argumento de venta para una herramienta específica, sino que le daré una visión interna desde la perspectiva de un desarrollador de cómo se usan estas herramientas en la vida real, así como una descripción general de dos representantes. herramientas. Con suerte, este artículo ayudará a los responsables de la toma de decisiones y a los desarrolladores a descubrir qué es lo más conveniente para ellos, su equipo y el proyecto en el que están trabajando.

¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de proyectos?

Cuando estaba empezando, la mayoría de mis proyectos no dependían de una herramienta de gestión de proyectos, por lo que es posible que se pregunte si realmente necesita una. ¿No pueden los desarrolladores simplemente crear software sin ellos? La respuesta es que depende de múltiples factores, así que analicemos algunos de ellos.

El auge de los equipos globales

En la mayoría de los proyectos, me encuentro trabajando para personas de todo el mundo y, si bien eso es realmente increíble, también plantea una variedad de desafíos que un equipo de oficina no enfrentará. Las zonas horarias se convierten en un problema real cuando intenta que un colega arregle o modifique alguna parte del sistema en la que no es lo suficientemente competente.

También hay escenarios en los que es posible que no pueda hablar con el otro desarrollador más de una o dos veces por semana. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a que estos procesos de colaboración sean más fáciles porque se convierten en un canal oficial (y, por razones prácticas, a veces el único) para que los miembros del equipo comuniquen sus necesidades de un lado a otro.

Por supuesto, no se trata simplemente de la comunicación entre los miembros individuales de un equipo distribuido. Los PMT también brindan más información y visibilidad a todos los miembros del equipo, lo que les permite realizar un seguimiento del progreso de otros miembros del equipo y planificar sus actividades en consecuencia.

Colaboración

Puede estar pensando que puede obtener los mismos resultados simplemente colaborando por correo electrónico u otros canales de comunicación. Un cliente mío hizo eso en un proyecto en el que trabajé hace unos meses, y fue una pesadilla. La gente usaba varios correos electrónicos para comunicarse, por lo que era difícil hacer un seguimiento de los diferentes hilos. Además, la comunicación sobre un solo tema se convierte en un rompecabezas dividido en diferentes piezas que viven en diferentes conversaciones por correo electrónico. La mayoría de las conversaciones por correo electrónico tocaron múltiples problemas, lo que hizo que fuera cada vez más difícil hacer un seguimiento de lo que quedaba por hacer.

Las herramientas de administración de proyectos resuelven esto al tener un flujo de conversación dedicado a cada problema, lo que facilita su vida, ya que le permite encontrar todo lo que necesita (diseños, API y comentarios) con un solo clic. Desde una perspectiva colaborativa, esto puede marcar una gran diferencia, ya que las herramientas de gestión de proyectos permiten que todos accedan y vean todos los segmentos y etapas del proyecto, lo que reduce la necesidad de comunicación y actualizaciones constantes.

Administrar los requisitos del proyecto

Uno de los mayores problemas que enfrentan los equipos que no utilizan una herramienta de gestión de proyectos es causado por la naturaleza intrínseca del software. Tal vez estés trabajando en una startup y hayas pivotado más de un par de veces. Tal vez sus objetivos y requisitos sigan evolucionando a medida que trabaja en el proyecto.

En este contexto, debemos pensar en el software como un ser vivo. Independientemente de qué tan bien se redactó el plan inicial, siempre hay una buena probabilidad de que deba cambiarse. Sin embargo, a veces estos cambios no se comunican a todos los miembros del equipo. Los ejecutivos pueden tener una conversación sobre una nueva característica que le dará una ventaja sobre sus competidores, pero si el gerente no se lo comunica al resto del equipo, no sucederá.

Si no se escribió, incluso el gerente y el director ejecutivo también podrían olvidarlo. No tener un lugar donde tengas lo último y los requisitos oficiales te hará perder mucho tiempo y dinero. Los PMT ofrecen un único punto de verdad, un único lugar donde se almacenan todos los requisitos y la información durante la duración del proyecto. No se trata solo de que no se agreguen funciones que puede agregar más tarde: he desarrollado funciones completas solo para descubrir que no me dijeron que ya no admitimos esa función.

Memoria y eficiencia del tiempo

La tinta más pálida es más confiable que la memoria más poderosa. – Proverbio

Solo podemos manejar tanto en nuestra cabeza a la vez. Cuando tiene una llamada con sus gerentes y ellos mencionan una docena de problemas diferentes durante la conversación, en algún momento algo se perderá. Podría intentar anotar los puntos más importantes usted mismo, pero aún así, algo podría pasar desapercibido.

Tener los requisitos por escrito en lugar de hablar de ellos en una llamada es una buena manera de detectar posibles elementos faltantes en el flujo o detectar cosas que podrían impedirle implementar ese problema en este momento. El desarrollo de software no es lineal, por lo que puede comenzar a trabajar en una función hoy, pero tiene algo más urgente en lo que trabajar en el producto y regresar un par de semanas o meses más tarde solo para darse cuenta de que olvidó qué se requería exactamente.

Es por eso que tener los requisitos por escrito puede ahorrarle tiempo, ya sea al no tener que recordar o al evitar tener que discutir la misma función una y otra vez. La eficiencia del tiempo es muy importante ya que el software es más complejo, por lo que puede aprovechar el hecho de tener las cosas escritas para reducir el tiempo de la reunión a la mitad o más, centrándose solo en los problemas que necesita aclarar.

Enfocar

Esto está relacionado con el problema anterior de realizar un seguimiento de la comunicación relacionada con el problema que se está abordando y simplemente realizar un seguimiento de las características de los requisitos futuros sin necesidad de hablar sobre esas cosas.

Esto ayuda al desarrollador a mantener el enfoque en la creación de las cosas que se requieren en este momento y aprender lo que viene a continuación. No se trata solo de conveniencia y fácil acceso a la información. El nivel adicional de visibilidad permite que cada miembro del equipo vea el panorama general y planifique con anticipación en consecuencia.

Características clave de PMT

Por lo tanto, lo que buscamos en un PMT es una herramienta que ayude a gestionar la conversación al mantener la discusión de diferentes temas por separado y bien organizada. Eso ayuda a la comunicación entre personas en diferentes zonas horarias y diferentes equipos mientras que, al mismo tiempo, sirve como depósito de la visión oficial del software, ayudándolo a mantenerse enfocado y ahorrándole tiempo al reducir la fricción en el proceso de desarrollo para el desarrollador, el gerente del proyecto. , y todos los involucrados en el panorama actual de desarrollo de software.

jira

Jira es un PMT muy poderoso que fue diseñado específicamente para el desarrollo de software. Sin embargo, no todo el mundo conoce todas las funciones de Jira y puede resultar abrumador si eres el propietario de una empresa y tratas de gestionar tu primer proyecto. Si está leyendo esto como una persona que decide entre diferentes opciones pero no ha usado Jira antes, le recomiendo ver algunos tutoriales primero para que realmente pueda aprovechar su poder.

Sprints

Hay tres palabras con las que puedo definir la mayor parte de mi experiencia con Jira, y una de ellas es sprint . Un sprint es un período de tiempo en el que el equipo trabaja para completar ciertos objetivos que pueden estar estrechamente relacionados o no. Es completamente flexible. Los sprints de Jira suelen durar una semana, que, en mi opinión, es la duración óptima.

Desde la perspectiva de un desarrollador, esto le brinda la flexibilidad de tener varias cosas asignadas y trabajar en el orden que le resulte más cómodo, que puede ser trabajar en una difícil y luego en una fácil para relajarse, o tal vez trabajar en 2 -3 que están estrechamente relacionados al mismo tiempo. Esto permite a los desarrolladores tomar algunas decisiones mientras se enfocan al mismo tiempo en entregar a tiempo.

Problemas y epopeyas de Jira

Mientras que los sprints agrupan tareas en el ámbito temporal, las épicas pueden agrupar tareas por tema. Por ejemplo, puede dividir sus tareas en sprints por semana, pero también puede agrupar las tareas al mismo tiempo en front-end y back-end. Al dividir las tareas por tema, puede asignar un desarrollador a un tema.

Por ejemplo, puede tener una epopeya para migrar datos de una base de datos existente, por lo que podría llamar a esa epopeya Migración de base de datos, y dado que todas las tareas en esa epopeya están relacionadas, un solo desarrollador puede ser el encargado de eso durante todo el carreras de velocidad Esto evita que dos desarrolladores dediquen tiempo a aprender la base de datos anterior, lo que hace que el desarrollo sea más eficiente.

Los problemas , por otro lado, son las cosas que deben hacerse, que pueden pertenecer a una epopeya y un sprint. Hay múltiples tipos de problemas y esos son historia , tarea y error . Una historia tiene la peculiaridad de tener subtareas, que se pueden usar para dividir un problema en partes más pequeñas que forman una imagen completa cuando se toman en conjunto; esto evita crear una gran cantidad de tareas y, en cambio, se enfoca en un solo elemento para completar.

Las tareas en Jira son problemas que son muy específicos y no tienen subtareas. Cuando algo que hay que hacer es muy sencillo y no tiene sentido tratar de desglosarlo, es una tarea. Los errores son cosas que deben corregirse: mantener los errores como una categoría especial lo ayudará a comprender cuánto está solucionando en comparación con cuánto está progresando en el proyecto.

Prioridades

La comunicación es una gran parte de la ecuación cuando se trabaja en un equipo global que trabaja en múltiples zonas horarias. Trabajar “en todo el mundo” no es una metáfora, sino una realidad en la que viven muchos desarrolladores. Una de las cosas que es difícil de comunicar de los gerentes a los desarrolladores es el nivel de prioridad de una tarea. Imagine el siguiente escenario usando una lista de tareas pendientes:

El desarrollador ve que durante esta semana tiene siete tareas para completar. Algunos de ellos son difíciles y otros son fáciles. Una tarea crítica para el gerente, sin embargo, es muy compleja, pero para el desarrollador en una lista de tareas pendientes, todas las tareas son iguales: pueden optar por las más fáciles primero, dejando la crítica para el final. Si sucede algo inesperado y la lista no se termina, es la tarea más importante la que se corta o se termina rápidamente (probablemente sacrificando la calidad en el proceso). Esto se resuelve muy fácilmente en Jira al tener prioridades , lo que permite a los desarrolladores entender qué es más importante o crítico para completar.

contenido, contenido, contenido

Una de las cosas que realmente apreciará de Jira es la cantidad de contenido que puede colocar en cada edición; puede agregar imágenes o enlaces, así como etiquetar a otros miembros del equipo; si bien esto también es cierto para Trello, la interfaz de usuario realmente lo invita a colocar más contenido, lo que ayuda a tener más datos en cada tarea.

Los pros y los contras de Jira

Jira es una herramienta muy bien establecida con muchas funciones que se incorporaron específicamente para el desarrollo de software. Ofrece un montón de integraciones con otros sistemas y te ayuda a mantenerte bien organizado. Es especialmente bueno para equipos (muy) grandes.

Jira, al ser un PMT capaz y repleto de funciones, puede ser algo desalentador para un desarrollador novato. La experiencia puede ser abrumadora: los sprints, las epopeyas y los problemas pueden combinarse. Esto es especialmente cierto si el administrador es un cliente con poca experiencia en el desarrollo de software y trata de administrar un equipo de desarrolladores. Recomiendo encarecidamente Jira para grandes equipos y grandes proyectos que tardarán un tiempo en desarrollarse (más de un par de meses), así como para administradores (clientes) y desarrolladores experimentados.

ventajas

• Diseñado específicamente para el desarrollo de software.
• Permite que cada problema tenga mucho contenido, como enlaces, imágenes, archivos adjuntos
• Tiene una aplicación móvil con notificaciones, que lo ayuda a realizar un seguimiento de sus problemas todo el tiempo
• Integra los sprints con el núcleo del producto.
• Proporciona un filtrado de tareas muy intuitivo para que pueda concentrarse en las tareas que son relevantes para usted

Contras

• Tiene muchas características, por lo que puede infrautilizar fácilmente el software
• Requiere algo de entrenamiento para aprovechar todas sus características
• Requiere (o al menos es de gran ayuda) una comprensión del desarrollo Agile
• Puede ser una exageración para un proyecto pequeño con un equipo pequeño

Trello

Trello se puede resumir en una frase simple: "tableros con tarjetas", también conocido como Kanban . A primera vista, incluso podría ser demasiado simple para un ojo inexperto; sin embargo, las cosas simples pueden ser extremadamente útiles.

La simplicidad es un concepto poderoso. Esa es parte de la razón por la cual iPhone y Mac se volvieron tan populares, ya que su sistema operativo era simple y divertido de usar. Mientras que Jira tiene ganas de tener todo lo que se te ocurra, Trello tiene ganas de tener lo suficiente para ayudarte. Sin epopeyas, sin historias, sin sprints: simplemente trabaja en una tarjeta y la mueve a través de las diferentes etapas (columnas).

Teniendo en cuenta que todos estos también existen en Jira, explicaré algunas de las características que más destacan en Trello.

Etapas

Trello hace que definir etapas sea muy fácil: simplemente cree una columna y comience a usarla. Los más comunes son To Do, Doing, Review y Done. Debido a su simplicidad, puede agregar otras columnas como En espera (Jira también puede hacer esto, pero parece que se pierden a menos que busque explícitamente estos problemas) o cree columnas para diferentes partes del sistema como Todo Front-end o Todo Back-end. Esto es excelente cuando el equipo y el proyecto son pequeños, como un sitio web simple, un widget o una extensión, donde no hay muchos miembros o tareas para administrar simultáneamente.

miembros

Puede asignar una tarjeta a los miembros y así es como asigna una tarjeta a un desarrollador, muy simple allí. También puede etiquetar a otros miembros en los comentarios, lo que ayuda a todos los involucrados en un problema a seguir comunicándose al respecto.

Con un solo clic, los usuarios pueden filtrar fácilmente sus tarjetas o las tarjetas que pertenecen a otros miembros del equipo, lo cual es especialmente útil en la vista Calendario.

muy visuales

Debido a su simplicidad, Trello tiene el Kanban visible cada vez que abres el contenido de una tarjeta. Es un enfoque muy visual, ya que no puedes escapar de esta vista. Además, las tarjetas pueden tener imágenes que son visibles en el tablero.

Esto es algo que Jira no tiene (o al menos no he visto que se use en un proyecto real). Dado que una imagen puede decir más que palabras, puede ver fácilmente lo que sucede sin abrir cada boleto.

Además, las etiquetas coloridas de Trello se pueden usar para agregar aún más información sin tener que expandir una tarjeta. Con un poco de buena organización, estos equivalentes Kanban de las etiquetas Post-It pueden resultar muy útiles y ahorrarle muchos clics innecesarios.

Sobrecarga de información

Debido a su simplicidad inherente, Trello lo empuja a mantener las cosas simples y al punto, evitando la sensación de estar abrumado por montañas de información. Muchas veces, estará trabajando en un proyecto en el que lo bombardean constantemente con notificaciones de elementos en los que ni siquiera está involucrado.

Este ruido adicional parece reducirse un poco en Trello, al menos en mi experiencia. Dado que Trello no es tan fácil de usar para agregar información, descubrí que los problemas tienden a ser más pequeños, lo que significa que las tareas se dividen en partes más pequeñas que en Jira. Con algo de planificación, estas pequeñas tareas no deberían generar demasiado ruido.

Gamificación

El concepto de gamificación es, en parte, tomar una tarea simple y convertirla en un juego mediante el uso de recompensas. “La dificultad no te desanima si se complementa con recompensas”, como se señala en este artículo del blog de Trello.

Hay un subidón de adrenalina (o dopamina) cada vez que se mueve un boleto de una etapa a otra. Dado que no puede mover una tarjeta a una etapa diferente sin arrastrarla en Trello (mientras que en Jira, es más fácil simplemente cambiar el estado de un problema), obtiene una conexión física con el progreso que está logrando. En algún momento, sin que te des cuenta, tienes ganas de competir contra ti mismo para eliminar más problemas ese día que el día anterior (espero no estar solo aquí con este sentimiento) o simplemente tienes ganas de luchar para hacer la columna de tareas pendientes vacíe lo más rápido posible. Muchos productos de software utilizan la gamificación hoy en día para crear un mayor compromiso, como las vistas y los me gusta en la mayoría de las plataformas sociales; ese mecanismo de acción-recompensa es lo que mantiene a las personas comprometidas con las plataformas.

El bueno y el malo

Todavía me sorprende lo divertido que resulta usar Trello y, sin duda, su simplicidad es crucial para esta experiencia. Las tareas tienden a ser más pequeñas, aunque haces el mismo trabajo, se siente mejor mover tres tareas a la columna "Para revisión" que cambiar el estado de una sola historia de Jira a Listo. (Creo que la tasa de conversión de una historia de Jira es de aproximadamente tres tarjetas en Trello).

Esto es ideal para nuevos desarrolladores o dueños de negocios que intentan administrar un proyecto porque la barrera de entrada es muy baja. Trello es fácil de dominar para cualquier persona, ingeniero de software o no. El problema es que Trello puede ser demasiado liviano para ciertos proyectos y equipos grandes. Aunque puede crear tableros adicionales fácilmente, tener muchos desarrolladores trabajando en un solo tablero puede causar problemas. Simplemente no es lo mismo, cualitativamente, que el espacio de trabajo compartido de Jira.

ventajas

• Baja barrera de entrada: no necesita ninguna experiencia
• Interfaz de usuario sencilla
• Extremadamente visual: entiendes la idea de inmediato
• Ideal para pequeños proyectos y pequeños equipos.

Contras

• No es una UI/UX amigable para agregar muchos detalles a un problema
• No se traduce tan bien en dispositivos móviles, ya que físicamente necesita más espacio para mostrar un tablero kanban
• No tiene una forma (al menos, intuitiva) de priorizar tareas

¿Debo utilizar una herramienta de gestión de proyectos?

Sí, creo que en la situación típica actual, en la que el gerente o el propietario de la empresa no está disponible para responder preguntas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, realmente debería pensar en usar una herramienta como una forma de tener un depósito donde todo lo que se requiere está escrito. de manera clara. Esto lo ayudará a evitar confusiones o elementos perdidos porque se olvidaron en una conversación de Skype o se ocultaron debajo de cientos de correos electrónicos. Si su proyecto es más pequeño, como un sitio de pasatiempos, un PMT podría ser excesivo.

¿Cuál debo usar?

La respuesta a esto es la que mejor se adapte a tus necesidades. Si tu equipo está formado por más de cuatro personas y el proyecto va a durar más de un año, me decantaría por Jira. Si ese es tu caso, te recomiendo que leas más sobre cómo usar Jira y cómo usar metodologías de desarrollo de software.

Si su equipo tiene menos de cuatro personas y el proyecto es un sitio web simple, o tal vez agregar algunas funciones a un proyecto existente, recomiendo Trello debido a su simplicidad. Como siempre, con las herramientas, ambas pueden hacer el trabajo, pero eso no significa que la mejor sea la misma para todos.