การออกแบบร่วมกัน – คู่มือการออกแบบผลิตภัณฑ์องค์กรที่ประสบความสำเร็จ

คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับการพัฒนาซอฟต์แวร์ Agile, การจัดการกระบวนการ Kanban และ Lean UX การออกแบบการทำงานร่วมกันเป็นแนวทางปรัชญาและยุทธวิธีที่แตกต่างกันใน การออกแบบผลิตภัณฑ์ขององค์กร

การออกแบบที่ทำงานร่วมกันเป็นกระบวนการของการออกแบบในสภาพแวดล้อมที่มีส่วนร่วม มีส่วนร่วม และสมจริงด้วยการใช้มือหรือสมอง มันไม่ได้ออกแบบในสุญญากาศ แทนตามชื่อ การออกแบบร่วมกันทำให้นักออกแบบเป็นศูนย์กลางของทีมและแผนกต่างๆ เพื่อทำงานร่วมกับทุกคนเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่เหนียวแน่น ด้วยวิธีนี้จะไม่มีใครถูกทอดทิ้งและสามารถสร้างผลิตภัณฑ์ร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

ทุกองค์กรในองค์กรมีความแตกต่างกัน และการติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับแนวคิดหรืองานใดๆ อาจดูเหมือนเป็นการต้อนแมว ในคู่มือนี้ เราจะทบทวนเคล็ดลับและกลเม็ดในการทำงานร่วมกับผู้เล่นหลัก ไม่เพียงแต่จะได้รับข้อมูลของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการนำพวกเขามาร่วมงานด้วยแนวทางใหม่ที่เน้นการออกแบบเป็นศูนย์กลางนี้

พบกับผู้เล่น

นักออกแบบเก่งในหลายๆ ด้าน แต่บทบาทของพวกเขาเริ่มต้นจากการแก้ปัญหา ที่ต้องรู้ว่าใครเป็นผู้เชี่ยวชาญและทำงานร่วมกับพวกเขา สมาชิกทุกคนในทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์มีความต้องการและความรับผิดชอบของตนเอง ดังนั้นการทำความรู้จักกับพวกเขาจึงมีความสำคัญพอๆ กับการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา มาพบกับทีมกัน:

• ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ กำหนดขอบเขต ข้อกำหนด และวงจรการพัฒนาซ้ำสำหรับผลิตภัณฑ์และคุณลักษณะ พวกเขามักจะเป็นผู้เฝ้าประตูสำหรับคุณสมบัติต่างๆ ก่อนการตอบตกลงในขั้นสุดท้าย ใช่/ไม่ใช่ และได้รับการฝึกฝนในการสื่อสารกับทั้งองค์กร รวมถึงผู้บริหารด้วย
• วิศวกร สร้างผลิตภัณฑ์เพื่อให้เข้าใจถึงความสามารถและข้อจำกัดทางเทคนิค สิ่งนี้ทำให้พวกเขาเป็นทรัพยากรที่สำคัญสำหรับการพิจารณาข้อกังวลหลัก ๆ รวมถึงระยะเวลาในการพัฒนา เทคโนโลยีที่จะใช้ กำหนดขอบเขต และมักจะออกแบบความเป็นไปได้ (หากแนวคิดของเราเป็นไปได้แม้ในขณะที่เทคโนโลยีและข้อจำกัดด้านเวลา)
• สถาปนิกฐานข้อมูลและระบบ รู้ว่าข้อมูลถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างไร และมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงสิ่งที่จำเป็นในการรักษาประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงสร้างผลิตภัณฑ์/แพลตฟอร์มที่มีอยู่ต่อไป
• ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางภายใน (SMEs) มีความคุ้นเคยอย่างใกล้ชิดกับกระบวนการทางธุรกิจ กรณีใช้งาน ประวัติและการเมือง ตลอดจนความคาดหวังทั่วไปจากฝ่ายบริหาร ลูกค้า และผู้ใช้
• ฝ่ายขาย มุ่งเน้นไปที่การนำเสนอผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าที่คาดหวัง สิ่งนี้ทำให้การขายเป็นจุดติดต่อแรก ดังนั้นความเข้าใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปิด (และมักจะสร้าง) โอกาสในการขาย
• ผู้ฝึกอบรม (หรือใน SaaS ตัวแทนความสำเร็จของลูกค้า ) มีโอกาสเปิดเผยโดยตรงต่อทีมขายและผู้ใช้ใหม่หรือผู้ใช้ทดลอง และสามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนมากเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์ ในหลอดทดลอง และอื่นๆ

เมื่อทุกฝ่ายที่ทำงานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์มีส่วนร่วมในกระบวนการออกแบบ (หนึ่งในหลักการพื้นฐานของวิธี Agile) ผลิตภัณฑ์ที่ได้จะมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ไม่ใช่เพราะนักออกแบบทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่เพราะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะ ให้เข้าใจความต้องการของผู้ใช้และธุรกิจในแบบที่เราอาจไม่เข้าใจ การทำงานร่วมกันดูเหมือนจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด แต่เราจะทำอย่างไร?

วิธีการร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ประตูของผลิตภัณฑ์ และผู้รักษาเวลา

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์มักมีความผูกพันกับผลิตภัณฑ์และมีความคาดหวังสูงมากภายในบริษัท พวกเขายังต้องตอบผู้ใช้หรือลูกค้าของผลิตภัณฑ์ของตนเมื่อมีปัญหา ไม่เป็นไปตามคำสัญญา หรือการร้องขอฟังก์ชันการทำงานใหม่

พวกเขาให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่เรียบง่ายเป็นอย่างมาก และจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้า ปัญหา และการเปลี่ยนแปลงใดๆ พวกเขาชอบที่จะเห็นแบบร่างก่อนและบ่อยครั้ง และเนื่องจากพวกเขาสามารถทำงานได้ในระดับต่างๆ (หลายระดับห่างจากการพัฒนาผลิตภัณฑ์โดยตรงไปจนถึงการปฏิบัติจริงโดยมีการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อย) การโต้ตอบของคุณกับพวกเขาอาจแตกต่างกันอย่างมาก

เนื่องจาก PM ใช้เวลามากในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ (ภายในและภายนอก) สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พวกเขาทราบโดยไม่คาดหวังให้พวกเขาเช็คอินกับคุณ กำหนดการเช็คอินกับ PM ของคุณเป็นประจำเพื่อนำเสนอแบบร่างซ้ำ รับฟังความคิดเห็นของพวกเขา และปิดท้ายด้วยรายการการดำเนินการสำหรับการประชุมครั้งต่อไปเสมอ

ใช้เวลาไม่นานในการเรียนรู้ว่าเป้าหมายของพวกเขาคืออะไรสำหรับฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ PM ทราบดีว่านักออกแบบเป็นนักแก้ปัญหา ดังนั้นนักออกแบบจำเป็นต้องส่งข้อมูลและการวิเคราะห์เพื่อพิสูจน์เหตุผลของตน คุณถูกหรือไม่ไม่สำคัญ พิสูจน์ว่าการสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดคือเป้าหมาย และคุณจะได้รับความไว้วางใจจาก PM!

วิศวกรรมศาสตร์: รับผิดชอบในการออกแบบให้มีชีวิต

วิศวกร (เรียกอีกอย่างว่านักพัฒนา) คือคนที่ใกล้ชิดกับผลิตภัณฑ์มากที่สุด พวกเขาสร้างมันขึ้นมา! สิ่งนี้ทำให้พวกเขาได้เปรียบเนื่องจากได้รับประสบการณ์โดยตรงและทดสอบส่วนประกอบแต่ละรายการของผลิตภัณฑ์ ในการดำเนินการ นี่เป็นสิ่งที่ดีเพราะไม่ต้องสงสัยเลยว่าพวกเขาจะพบจุดอ่อนในการออกแบบใดๆ—บางครั้งก่อนสร้างสิ่งใด—ซึ่งดีเป็นสองเท่าเพราะเป็นข้อได้เปรียบอย่างมากในหลายระดับในการค้นหาข้อบกพร่องก่อนที่จะเข้ารหัสซอฟต์แวร์

วิธีที่ดีที่สุดที่จะได้รับความไว้วางใจจากกลุ่มวิศวกรรมคือการผลิตข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ที่ครอบคลุมและครบถ้วน หรือให้มีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ… หรือทั้งสองอย่าง

เมื่อนักพัฒนาได้รับการพิจารณาว่าเป็น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ที่แท้จริง พวกเขายินดีอย่างยิ่งที่จะหารือเกี่ยวกับกรณีการใช้งาน สถานการณ์จำลอง ความท้าทายทางเทคนิค และทางเลือกที่จะเอาชนะพวกเขา

เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมไปว่าวิศวกรคือสถาปนิกผลิตภัณฑ์ที่แท้จริง พวกเขามีส่วนได้ส่วนเสียในการแก้ปัญหา กับ นักออกแบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อความท้าทายนั้นยากหรือสามารถจัดการได้อีกทางหนึ่ง

สถาปนิกฐานข้อมูลและระบบ ผู้พิทักษ์โครงสร้างข้อมูล

สถาปนิกฐานข้อมูลและระบบรู้ว่าผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างไรเบื้องหลัง พวกเขารู้ทุกอย่างเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บและจัดโครงสร้างข้อมูล สิ่งที่สามารถบูรณาการได้ และวิธีที่ระบบทั้งหมดพูดคุยกัน พวกเขามักจะกังวลน้อยกว่าเกี่ยวกับวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์สำหรับผู้ใช้มากกว่าการโต้ตอบกับระบบต่างๆ (ซึ่งเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องรับผิดชอบในท้ายที่สุด)

อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักออกแบบที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลางในการจัดการ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าแม้ว่าสถาปนิกฐานข้อมูล/ระบบไม่เคยโต้ตอบกับผู้ใช้ปลายทาง เป้าหมายของพวกเขาก็คือเพื่อประโยชน์ของผู้ใช้เหล่านั้นเสมอ—ไม่ว่าจะผ่านความเชื่อถือได้ของผลิตภัณฑ์ ความเร็ว หรือความเรียบง่าย

ความรู้ของพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการทำงานของโครงสร้างข้อมูล และการแตกแขนงของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ต่อฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์—มักง่ายเกินกว่าจะพลาดหากไม่ได้รับข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญ สิ่งสำคัญคือต้องเชิญและรวมสถาปนิกระบบในการประชุมและอภิปรายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ แม้ว่าตำแหน่งของพวกเขาจะดูไม่เกี่ยวข้องโดยตรงก็ตาม

วิธีหนึ่งในการทำงานร่วมกับสถาปนิกระบบคือการสร้างรายการตรวจสอบที่มีคำถามต่อไปนี้:

• คุณลักษณะ X ส่งผลกระทบต่อโครงสร้างข้อมูลปัจจุบันหรือไม่
• มีงานออกแบบ/พัฒนาเพิ่มเติมโดยพิจารณาจากสถาปัตยกรรมปัจจุบันหรือไม่?
• การออกแบบ Y ขัดแย้งกับอินพุต/เอาต์พุตของผู้ใช้ที่มีอยู่หรือไม่
• บริการภายนอกได้รับผลกระทบจากฟีเจอร์ X หรือไม่

รายการง่าย ๆ นี้จะนำคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง แม้จะไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าโครงสร้างข้อมูลแบบเสาหินที่มีอยู่ก่อนแล้ว (และอาจเป็นไปได้) ทำงานอย่างไร สิ่งที่ทำเครื่องหมายไว้คือประเด็นที่ควรตรวจสอบด้วยการสนทนาง่ายๆ

หัวเรื่อง ผู้เชี่ยวชาญและนักวิเคราะห์ธุรกิจ, พ่อมดข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องได้รับการตั้งชื่ออย่างเหมาะสม พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องและสามารถเป็นเหมืองทองคำของข้อมูลที่เป็นเอกลักษณ์และมีค่า บ่อยครั้งที่พวกเขาได้รับปริญญาเฉพาะทางในสาขานี้ หรือพวกเขาใช้ชีวิตส่วนใหญ่ทำงานในอุตสาหกรรมของตน พวกเขามีประสบการณ์ตรงเกี่ยวกับวิธีการดำเนินธุรกิจ และระลึกถึงประวัติศาสตร์และการเมืองอันยาวนานที่เจ็บปวดซึ่งนำพาทุกคนมาสู่จุดที่เป็นอยู่ทุกวันนี้

นักวิเคราะห์ธุรกิจรู้ดีถึงวิธีการดำเนินการขององค์กร และมักจะทำหน้าที่เดียวกันกับ SME หากมีข้อมูล แต่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กร

มีส่วนร่วมกับ SMEs เพื่อเรียนรู้ว่าผู้บริหารมองว่าโครงการเป็นอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามความคาดหวังภายใน และคุณไม่ได้เหยียบย่ำในพื้นที่อันตราย เชิญนักวิเคราะห์เข้าร่วมช่วงการออกแบบ โดยบอกล่วงหน้าว่าพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญ และขอให้พวกเขาแบ่งปันความรู้เกี่ยวกับความล้มเหลวในอดีต ความขัดแย้งทางการเมือง และประเด็นอื่นๆ ที่อาจมีความสำคัญต่อการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จ

ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้า จุดติดต่อของลูกค้าใหม่

เมื่อลูกค้ารายใหม่ได้รับการว่าจ้างจากฝ่ายขาย ผู้ฝึกสอน หรือสำหรับบริษัท SaaS ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้า (CSM) จะรับช่วงต่อเพื่อสอนผู้ใช้ใหม่ถึงวิธีใช้งานผลิตภัณฑ์จริง ดังนั้นจึงเป็นไปโดยไม่ได้บอกว่าผู้ฝึกสอนใช้เวลามากในการพูดคุยกับผู้ใช้มือใหม่ CSM มีมุมมองที่ไม่เหมือนใคร เพราะพวกเขาโต้ตอบกับลูกค้าที่มักไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจซื้อของบริษัท

ด้วยมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์นี้ ผู้ฝึกสอน/CSM สามารถให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับการตัดสินใจออกแบบ ทั้งสำหรับการเริ่มใช้งานของลูกค้าและพฤติกรรมของผู้ใช้ใหม่ องค์กรองค์กรหลายแห่งติดตามและติดตามว่าลูกค้าใหม่ของตนใช้ผลิตภัณฑ์ต่างๆ อย่างไร และบันทึกทุกอย่างตั้งแต่การโทรไปจนถึงการร้องเรียน แต่ผู้ฝึกอบรมเข้าใจถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องเผชิญจริงๆ

รวมผู้ฝึกสอนอาวุโสในการประชุมการออกแบบที่สำคัญทั้งหมด และสอบถามเกี่ยวกับการตัดสินใจใดๆ กับพวกเขา ถามคำถามเช่น "ข้อร้องเรียนของลูกค้าที่ร้ายแรงที่สุดสามอันดับแรกคืออะไร" และ "โดยเฉลี่ยแล้ว ลูกค้าใหม่พอใจกับผลิตภัณฑ์หรือไม่" และ "คุณคิดว่าการเปลี่ยนแปลงใดจะส่งผลดีต่อคุณและทีมของคุณมากที่สุด" ด้วยวิธีนี้ เราทุกคนจะได้เรียนรู้ว่าเส้นทางแห่งความสุขคืออะไร ผู้ฝึกสอนคือหูและตาของเราสำหรับทุกวิธีที่ลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์จริง

การขาย การติดต่อครั้งแรกของผลิตภัณฑ์กับลูกค้า

การขายและการออกแบบมักจะไม่ตรงกัน บางองค์กรขับเคลื่อนการขายในขณะที่องค์กรอื่นๆ ไม่ได้ขับเคลื่อนด้วย แต่ไม่ว่าอย่างไร เป้าหมายก็มีความแตกต่างอย่างชัดเจน: ทีมขายต้องการเพิ่มยอดขายในขณะที่การออกแบบต้องการปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ พวกเขาไม่ได้จัดตำแหน่งเสมอ

ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น พนักงานขายส่วนใหญ่มีปัญหาที่สมเหตุสมผลในการโต้แย้ง: พวกเขาไม่มีการควบคุมการตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ถูกขอให้ทำคำมั่นสัญญาที่พวกเขาไม่สามารถให้คำมั่นสัญญาได้จริงๆ และถูกผลักดันให้บรรลุเป้าหมายรายได้ที่เฉพาะเจาะจงแม้จะมีทุกอย่าง ไม่แปลกใจเลยที่ทีมขายและผลิตภัณฑ์จะทะเลาะกันเป็นประจำ!

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับผู้ฝึกสอน องค์กรการขายมีมุมมองที่ไม่เหมือนใครเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า และบ่อยครั้ง มุมมองนั้นคือความแตกต่างระหว่างการขายเพียงเล็กน้อยกับการนำวาฬเข้ามา! ทำความเข้าใจกับประเด็นต่างๆ ที่ทีมขายต้องเผชิญ พยายามเข้าร่วมการสนทนาทุกประเภท และเรียนรู้ว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าสื่อสารกันอย่างไร

ซึ่งจะเป็นการเปิดการสนทนากับฝ่ายขาย ไม่ใช่แค่การรับฟังความต้องการเท่านั้น มันเกี่ยวกับการปรับปรุงประสบการณ์สำหรับผู้ใช้ที่มีศักยภาพในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การสื่อสารครั้งแรกไปจนถึงหลังจากเริ่มต้นใช้งาน ค้นหาสิ่งที่พนักงานขายได้ยินจากผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ามากที่สุด ความท้าทายที่พวกเขามีในการสรุปข้อตกลง และข้อกังวลที่ใหญ่ที่สุดคืออะไรหลังจากปิด

การออกแบบในองค์กรไม่จำเป็นต้องเป็นฝันร้าย

ในฐานะนักออกแบบ ชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดเหล่านี้สามารถจัดการได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ได้ถูกมองว่าเป็น "ผู้จัดการ" ในความหมายที่เป็นทางการของคำนี้ ในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในการสื่อสารข้ามทีม การรวบรวมข้อกำหนด และข้อเสนอแนะด้านการออกแบบ คุณควรเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ได้ในระดับหนึ่ง

วิธีที่สำคัญที่สุด แต่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการรับฟังทุกฝ่ายและรับฟังความคิดเห็นของพวกเขาอย่างจริงจัง ในองค์กรส่วนใหญ่ ขั้นตอนต่อไปคือการนำคำติชมนั้นและทำงานร่วมกับผู้จัดการผลิตภัณฑ์เพื่อจัดระเบียบข้อกำหนดให้เป็นงานที่นำไปปฏิบัติได้

จากนั้นจึงขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญและการเติมช่องว่าง ท้ายที่สุด เป้าหมายคือการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุด และเราต้องการความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ทุกคน การตระหนักว่าแต่ละบทบาทมีความสำคัญและทำให้บุคลากรเหล่านั้นตระหนักถึงคุณค่าของตนในวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์ เปิดโอกาสให้พวกเขาได้ให้ข้อมูลที่ผู้ออกแบบต้องการเพื่อการตัดสินใจในการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น

• • •

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบล็อก Toptal Design:

• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบ UI และข้อผิดพลาดทั่วไป
• รัฐที่ว่างเปล่า – แง่มุมที่ถูกมองข้ามมากที่สุดของ UX
• ความเรียบง่ายคือกุญแจสำคัญ – สำรวจการออกแบบเว็บขั้นต่ำ
• หลักการฮิวริสติกสำหรับอินเทอร์เฟซมือถือ
• การออกแบบเพื่อให้อ่านง่าย – A Guide to Web Typography