Desain Kolaboratif – Panduan untuk Desain Produk Perusahaan yang Sukses

Anda mungkin pernah mendengar tentang pengembangan perangkat lunak Agile, manajemen proses Kanban, dan Lean UX. Desain kolaboratif adalah pendekatan filosofis dan taktis yang berbeda untuk desain produk perusahaan .

Desain kolaboratif adalah proses mendesain dalam lingkungan yang partisipatif, menarik, dan realistis. BUKAN merancang dalam ruang hampa; sebagai gantinya, seperti namanya, desain kolaboratif menempatkan desainer di pusat berbagai tim dan departemen untuk bekerja dengan semua orang untuk membangun produk yang kohesif. Dengan cara ini, tidak ada yang tertinggal, dan produk dapat dibangun dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat.

Setiap organisasi perusahaan berbeda, dan mengumpulkan pemangku kepentingan di sekitar ide atau tugas apa pun bisa tampak seperti menggiring kucing. Dalam panduan ini, kami akan meninjau tip dan trik untuk bekerja dengan pemain utama, tidak hanya untuk mendapatkan masukan mereka tetapi juga untuk membawa mereka bergabung dengan pendekatan desain-sentris baru ini.

Temui Pemainnya

Desainer hebat dalam banyak hal, tetapi peran mereka dimulai dengan memecahkan masalah. Itu membutuhkan mengetahui siapa para ahli dan bekerja dengan mereka. Setiap anggota tim pengembangan produk memiliki kebutuhan dan tanggung jawab mereka sendiri, jadi mengenal mereka sama pentingnya dengan menyelesaikan tugas yang diberikan.

Jadi tanpa basa-basi lagi, mari kita bertemu tim:

• Manajer produk menentukan ruang lingkup, persyaratan, dan siklus iterasi pengembangan untuk produk dan fitur; mereka sering menjadi penjaga gerbang untuk fitur sebelum ya/tidak terakhir dan dipraktikkan dalam berkomunikasi dengan seluruh organisasi, termasuk eksekutif.
• Insinyur membangun produk, sehingga mereka memahami kemampuan dan keterbatasan teknis. Hal ini menjadikan mereka sumber daya penting untuk menentukan masalah utama termasuk jadwal pengembangan, teknologi yang akan digunakan, ruang lingkup, dan sering kali kelayakan desain (jika konsep kami memungkinkan mengingat keterbatasan teknologi dan waktu).
• Arsitek database dan sistem tahu bagaimana data terintegrasi dan memiliki pemahaman mendalam tentang apa yang diperlukan untuk mempertahankan kinerja sambil terus membangun di atas produk/platform yang ada.
• Pakar materi pelajaran internal (UKM) sangat akrab dengan proses bisnis, kasus penggunaan, sejarah, dan politik, serta harapan umum dari manajemen, klien, dan pengguna.
• Penjualan berfokus pada penyajian produk kepada calon pelanggan. Ini menjadikan penjualan sebagai titik kontak pertama, sehingga pemahaman mereka tentang produk sangat penting untuk menutup (dan sering kali menciptakan) prospek.
• Pelatih (atau di SaaS, agen sukses pelanggan ) memiliki paparan langsung ke tim penjualan dan pengguna baru atau percobaan, dan mereka dapat menyumbangkan banyak informasi berguna tentang bagaimana kinerja produk secara in vitro dan seterusnya.

Ketika semua pihak yang mengerjakan produk terlibat dalam proses desain (salah satu prinsip dasar metodologi Agile), produk yang dihasilkan memiliki peluang lebih besar untuk mencapai kesuksesan—bukan karena desainer bekerja dengan pemangku kepentingan, tetapi karena pemangku kepentingan, lebih sering daripada tidak, memahami kebutuhan pengguna dan bisnis tertentu dengan cara yang mungkin tidak kita pahami. Bekerja secara kolaboratif sepertinya selalu menjadi pilihan terbaik, tetapi bagaimana kita melakukannya?

Bagaimana Berkolaborasi dengan Pemangku Kepentingan

Manajer Produk, Penjaga Gerbang dan Waktu Produk

Manajer produk sering memiliki keterikatan pribadi pada produk dan memiliki harapan yang sangat tinggi di dalam perusahaan. Mereka juga harus menjawab kepada pengguna atau pelanggan produk mereka ketika ada masalah, janji yang tidak terpenuhi, atau permintaan untuk fungsi baru.

Mereka sangat menghargai komunikasi sederhana dan perlu terus mengikuti perkembangan, masalah, dan perubahan apa pun. Mereka suka melihat draf terlebih dahulu dan sering, dan karena mereka dapat bekerja pada berbagai skala (beberapa tingkat dari pengembangan produk langsung hingga langsung dengan perubahan kecil), interaksi Anda dengan mereka dapat sangat bervariasi.

Karena PM menghabiskan begitu banyak waktu untuk berkomunikasi dengan berbagai pemangku kepentingan (internal dan eksternal), penting untuk memberi tahu mereka tanpa mengharapkan mereka untuk menghubungi Anda. Tetapkan check-in reguler dengan PM Anda untuk menyajikan draf berulang, dengarkan umpan balik mereka, dan selalu akhiri dengan daftar item tindakan untuk pertemuan berikutnya.

Tidak perlu waktu lama untuk mempelajari apa tujuan mereka untuk fungsionalitas produk. PM tahu bahwa desainer adalah pemecah masalah, jadi desainer perlu mengirimkan data dan analisis untuk membuktikan alasan mereka. Apakah Anda benar atau tidak, itu tidak masalah. Buktikan bahwa membangun produk terbaik adalah tujuannya dan Anda akan mendapatkan kepercayaan seorang PM!

Teknik: Bertanggung jawab untuk Menghidupkan Desain

Insinyur (juga disebut pengembang) adalah orang yang paling dekat dengan produk; mereka membangunnya! Ini memberi mereka keunggulan karena mereka bisa secara langsung mengalami dan menguji masing-masing komponen produk dalam tindakan . Ini bagus karena, tanpa diragukan lagi, mereka akan menemukan kelemahan dalam desain apa pun—terkadang sebelum membangun apa pun—yang dua kali lipat hebat karena merupakan keuntungan besar pada banyak tingkatan untuk menemukan kekurangan sebelum perangkat lunak dikodekan.

Cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan dari kelompok teknik adalah dengan menghasilkan spesifikasi produk yang komprehensif dan lengkap atau melibatkan mereka sejak dini… atau keduanya.

Ketika pengembang dianggap sebagai pemangku kepentingan sejati , mereka lebih dari bersedia untuk mendiskusikan kasus penggunaan, skenario, tantangan teknis, dan opsi untuk mengatasinya.

Sangat mudah untuk melupakan bahwa insinyur adalah arsitek produk sejati; mereka memiliki kepentingan dalam memecahkan masalah dengan desainer, terutama ketika tantangannya sulit atau dapat ditangani dengan cara lain.

Arsitek Basis Data dan Sistem, Penjaga Struktur Data

Arsitek database dan sistem tahu bagaimana produk bekerja di belakang layar. Mereka tahu semua tentang bagaimana data disimpan dan terstruktur, apa yang dapat diintegrasikan, dan bagaimana semua sistem berbicara satu sama lain. Mereka cenderung kurang peduli dengan bagaimana produk bekerja untuk pengguna daripada bagaimana produk itu berinteraksi dengan berbagai sistem (yang pada akhirnya menjadi tanggung jawab mereka).

Mereka mungkin sangat sulit untuk ditangani oleh desainer yang berpusat pada pengguna. Penting untuk diingat bahwa meskipun seorang arsitek basis data/sistem tidak pernah berinteraksi dengan pengguna akhir, fokus mereka selalu memberi manfaat bagi pengguna tersebut—baik melalui keandalan, kecepatan, atau kesederhanaan produk.

Pengetahuan mereka tentang bagaimana struktur data beroperasi—dan konsekuensi dari perubahan apa pun pada fungsionalitas produk—terlalu mudah untuk dilewatkan tanpa masukan ahli mereka. Penting untuk mengundang dan menyertakan arsitek sistem dalam pertemuan dan diskusi tentang perubahan produk, bahkan jika posisi mereka tampaknya tidak berhubungan langsung.

Salah satu cara untuk berkolaborasi dengan arsitek sistem adalah dengan membuat daftar periksa dengan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah fitur X memengaruhi struktur data saat ini?
• Apakah ada pekerjaan desain/pengembangan tambahan dengan mempertimbangkan arsitektur saat ini?
• Apakah desain Y bertentangan dengan input/output pengguna yang ada?
• Apakah ada layanan eksternal yang terpengaruh oleh fitur X?

Daftar sederhana ini akan mengarahkan Anda ke arah yang benar, bahkan tanpa pemahaman yang jelas tentang bagaimana struktur data monolitik yang sudah ada (dan mungkin) bekerja. Apa pun yang dicentang adalah area yang harus diselidiki dengan diskusi sederhana.

Ahli Materi Pokok dan Analis Bisnis, Penyihir Informasi

Ahli materi pelajaran diberi nama yang tepat; mereka ahli dalam materi pelajaran dan dapat menjadi tambang emas informasi yang unik dan berharga. Seringkali, mereka telah memperoleh gelar khusus di bidangnya, atau mereka telah menghabiskan sebagian besar hidup mereka bekerja di industri mereka. Mereka memiliki pengalaman langsung tentang bagaimana bisnis seharusnya beroperasi, dan mereka mengingat sejarah dan politik yang panjang dan menyakitkan yang membawa semua orang ke tempat mereka sekarang.

Seorang analis bisnis mengetahui seluk beluk bagaimana organisasi beroperasi dan sering memenuhi fungsi yang sama sebagai UKM jika data tersedia tetapi tidak ada ahli internal.

Terlibat dengan UKM untuk mempelajari bagaimana proyek dirasakan oleh manajemen untuk memastikan bahwa harapan internal terpenuhi dan bahwa Anda tidak menginjak wilayah berbahaya. Undang analis ke sesi desain, beri tahu mereka sebelumnya bahwa mereka adalah ahlinya dan minta mereka untuk berbagi pengetahuan mereka tentang kegagalan historis, perselisihan politik, dan masalah lain yang mungkin penting untuk kesuksesan rilis produk.

Manajer Sukses Pelanggan, Titik Kontak Klien Baru

Saat klien baru akhirnya bergabung dengan penjualan, pelatih—atau, untuk perusahaan SaaS, manajer kesuksesan pelanggan (CSM)—mengambil alih untuk mengajari pengguna baru cara menggunakan produk secara nyata. Jadi tak perlu dikatakan bahwa pelatih menghabiskan banyak waktu berbicara dengan pengguna pemula. CSM memiliki perspektif yang unik karena mereka berinteraksi dengan pelanggan yang seringkali tidak terlibat dalam keputusan pembelian untuk perusahaan mereka.

Dengan perspektif unik ini, pelatih/CSM dapat memberikan informasi berharga untuk keputusan desain, baik untuk orientasi pelanggan maupun perilaku pengguna baru. Banyak organisasi perusahaan melacak dan memantau bagaimana klien baru mereka menggunakan berbagai produk dan mencatat semuanya, mulai dari panggilan telepon hingga keluhan, tetapi para pelatih memiliki pemahaman tentang apa yang sebenarnya dihadapi pelanggan.

Sertakan pelatih senior dalam semua pertemuan desain utama dan tanyakan tentang keputusan apa pun dengan mereka. Ajukan pertanyaan seperti “Apa tiga keluhan pelanggan paling serius?” dan, “Apakah klien baru rata-rata senang dengan produk tersebut?” dan, “Perubahan apa yang menurut Anda akan memberikan dampak positif terbesar bagi Anda dan tim Anda?” Dengan cara ini, kita semua belajar tentang apa itu jalan bahagia; pelatih adalah mata dan telinga kami untuk semua cara klien benar-benar menggunakan produk.

Penjualan, Kontak Pertama Produk dengan Pelanggan

Penjualan dan desain sering kali bertentangan. Beberapa organisasi didorong oleh penjualan sementara yang lain tidak, tetapi apa pun yang terjadi, ada perbedaan tujuan yang jelas: Tim penjualan ingin meningkatkan penjualan sementara desain ingin meningkatkan pengalaman pengguna. Mereka tidak selalu selaras.

Itu tidak harus terjadi. Sebagian besar tenaga penjualan memiliki keluhan yang sangat masuk akal untuk dihadapi: Mereka memiliki sedikit atau tidak ada kendali atas keputusan produk, diminta untuk membuat komitmen yang tidak dapat mereka janjikan, dan didorong untuk mencapai target pendapatan tertentu terlepas dari segalanya. Tidak mengherankan jika tim penjualan dan produk sering bertengkar sengit!

Namun demikian, seperti pelatih, organisasi penjualan memiliki perspektif unik tentang kebutuhan pelanggan, dan seringkali, perspektif itu adalah perbedaan antara melakukan penjualan kecil dan mendatangkan ikan paus! Pahami area berbeda yang dihadapi tim penjualan. Cobalah untuk mengikuti setiap jenis panggilan, dan pelajari bagaimana prospek tersebut berkomunikasi.

Ini akan membuka percakapan dengan penjualan. Ini bukan hanya tentang membuat kebutuhan mereka didengar; ini tentang meningkatkan pengalaman bagi calon pengguna di setiap tahap, dari komunikasi pertama hingga setelah orientasi. Cari tahu apa yang paling didengar tenaga penjual dari prospek, tantangan apa yang mereka hadapi saat menyelesaikan kesepakatan, dan apa kekhawatiran terbesar setelah kesepakatan itu ditutup.

Desain di Perusahaan Tidak Harus Menjadi Mimpi Buruk

Sebagai seorang desainer, semua bagian yang bergerak ini bisa sangat menantang untuk dikelola, terutama jika Anda tidak dianggap sebagai "manajer" dalam pengertian resmi istilah tersebut. Sebagai pemangku kepentingan utama dalam komunikasi lintas tim, pengumpulan persyaratan, dan umpan balik desain, Anda harus memiliki akses ke semua profesional ini pada tingkat tertentu.

Cara paling kritis, namun paling sederhana, untuk melakukan ini adalah mendengarkan semua pihak dan menanggapi umpan balik mereka dengan serius. Di sebagian besar organisasi, langkah selanjutnya adalah mengambil umpan balik itu dan bekerja dengan manajer produk untuk mengatur persyaratan menjadi pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti.

Dari sana, itu tergantung pada prioritas dan mengisi kesenjangan. Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk merancang produk terbaik, dan kami membutuhkan bantuan semua staf pengembangan produk. Menyadari bahwa setiap peran penting dan membuat personel tersebut sadar akan nilai mereka dalam siklus pengembangan produk membuka mereka untuk memberikan informasi yang dibutuhkan seorang desainer untuk membuat keputusan desain produk yang lebih baik.

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• Praktik Terbaik Desain UI dan Kesalahan Umum
• Keadaan Kosong – Aspek UX yang Paling Diabaikan
• Kesederhanaan Adalah Kunci – Menjelajahi Desain Web Minimal
• Prinsip Heuristik untuk Antarmuka Seluler
• Merancang untuk Keterbacaan – Panduan Tipografi Web