Diseño colaborativo: una guía para el diseño exitoso de productos empresariales

Probablemente haya oído hablar del desarrollo de software Agile, la gestión de procesos Kanban y Lean UX. El diseño colaborativo es un enfoque filosófico y táctico diferente para el diseño de productos empresariales .

El diseño colaborativo es el proceso de diseñar en un entorno participativo, atractivo y realista de confianza. NO es diseñar en el vacío; en cambio, como su nombre lo indica, el diseño colaborativo coloca al diseñador en el centro de los diversos equipos y departamentos para trabajar con todos a fin de construir un producto cohesivo. De esta manera, nadie se queda fuera y el producto se puede construir con todas las partes interesadas involucradas.

Cada organización empresarial es diferente, y acorralar a las partes interesadas en torno a cualquier idea o tarea puede parecer una manada de gatos. En esta guía, revisaremos consejos y trucos para trabajar con los principales actores, no solo para obtener su opinión, sino también para incorporarlos a este nuevo enfoque centrado en el diseño.

Conoce a los jugadores

Los diseñadores son excelentes en muchas cosas, pero su función comienza con la resolución de problemas. Eso requiere saber quiénes son los expertos y trabajar con ellos. Cada miembro del equipo de desarrollo de productos tiene sus propias necesidades y responsabilidades, por lo que conocerlos es tan importante como completar la tarea asignada.

Entonces, sin más preámbulos, conozcamos al equipo:

• Los gerentes de productos definen el alcance, los requisitos y los ciclos de iteración de desarrollo para productos y características; a menudo son los guardianes de las funciones antes de un sí/no final y tienen práctica para comunicarse con toda la organización, incluidos los ejecutivos.
• Los ingenieros construyen el producto, por lo que comprenden las capacidades y limitaciones técnicas. Esto los convierte en un recurso crítico para determinar las principales preocupaciones, incluidos los plazos de desarrollo, las tecnologías a usar, el alcance y, a menudo, la viabilidad del diseño (si nuestros conceptos son posibles dadas las limitaciones tecnológicas y de tiempo).
• Los arquitectos de bases de datos y sistemas saben cómo se integran los datos y tienen un conocimiento profundo de lo que se requiere para mantener el rendimiento mientras continúan construyendo sobre el producto/plataforma existente.
• Los expertos internos en la materia (SME) están íntimamente familiarizados con los procesos comerciales, los casos de uso, la historia y la política, así como con las expectativas generales de la gerencia, los clientes y los usuarios.
• Las ventas se enfocan en presentar el producto a los clientes potenciales. Esto hace que las ventas sean el primer punto de contacto, por lo que su comprensión del producto es fundamental para cerrar (y, a menudo, crear) clientes potenciales.
• Los capacitadores (o en SaaS, los agentes de éxito del cliente ) tienen exposición directa al equipo de ventas y a los usuarios nuevos o de prueba, y pueden contribuir con volúmenes de información útil sobre el rendimiento del producto in vitro y más allá.

Cuando todas las partes que trabajan en el producto están involucradas en el proceso de diseño (uno de los principios fundamentales de la metodología Agile), el producto resultante tiene una probabilidad significativamente mayor de lograr el éxito, no porque los diseñadores estén trabajando con las partes interesadas, sino porque las partes interesadas, con más frecuencia que no, comprender las necesidades específicas de los usuarios y de las empresas de una manera en la que no lo hacemos. Trabajar en colaboración siempre parece la mejor opción, pero ¿cómo lo hacemos?

Cómo colaborar con las partes interesadas

Gerentes de Producto, Porteros y Cronometradores del Producto

Los gerentes de producto a menudo tienen un vínculo personal con el producto y tienen expectativas muy altas dentro de la empresa. También tienen que responder a los usuarios o clientes de su(s) producto(s) cuando hay problemas, promesas incumplidas o solicitudes de una nueva funcionalidad.

Valoran mucho la comunicación simple y necesitan mantenerse actualizados sobre el progreso, los problemas y cualquier cambio. Les gusta ver los borradores primero y con frecuencia, y debido a que pueden trabajar en varias escalas (a varios niveles desde el desarrollo directo del producto hasta la práctica con cambios incluso menores), sus interacciones con ellos pueden variar mucho.

Debido a que los PM pasan mucho tiempo comunicándose con varias partes interesadas (internas y externas), es importante mantenerlos informados sin esperar que se comuniquen con usted. Establezca controles regulares con sus PM para presentar borradores iterativos, escuchar sus comentarios y terminar siempre con una lista de elementos de acción para la próxima reunión.

No tardará mucho en saber cuáles son sus objetivos para la funcionalidad del producto. Los PM saben que los diseñadores resuelven problemas, por lo que los diseñadores necesitan entregar datos y análisis para probar su razonamiento. Si tienes razón o no, no importa. Demuestra que construir el mejor producto es el objetivo y te ganarás la confianza de un PM.

Ingeniería: responsable de dar vida a los diseños

Los ingenieros (también llamados desarrolladores) son las personas más cercanas al producto; ellos lo construyen! Esto les da una ventaja porque pueden experimentar y probar directamente los componentes individuales del producto en acción . Esto es genial porque, sin duda, encontrarán las debilidades en cualquier diseño, a veces antes de construir cualquier cosa, lo cual es doblemente bueno porque es una gran ventaja en muchos niveles encontrar las fallas antes de codificar el software.

La mejor manera de ganarse la confianza de un grupo de ingeniería es producir especificaciones de productos integrales y completas o involucrarlos desde el principio... o ambas cosas.

Cuando los desarrolladores se consideran verdaderos interesados , están más que dispuestos a discutir casos de uso, escenarios, desafíos técnicos y las opciones para superarlos.

Es fácil olvidar que los ingenieros son verdaderos arquitectos de productos; tienen un interés creado en resolver problemas con el diseñador, especialmente cuando el desafío es difícil o podría manejarse de otra manera.

Arquitectos de bases de datos y sistemas, guardianes de estructuras de datos

Los arquitectos de sistemas y bases de datos saben cómo funciona el producto entre bastidores. Saben todo sobre cómo se almacenan y estructuran los datos, qué se puede integrar y cómo todos los sistemas se comunican entre sí. Tienden a estar menos preocupados por cómo funciona el producto para los usuarios que por cómo interactúa con varios sistemas (que es de lo que son responsables en última instancia).

Pueden ser especialmente difíciles de manejar para los diseñadores centrados en el usuario. Es importante recordar que incluso si un arquitecto de base de datos/sistema nunca interactúa con los usuarios finales, su enfoque siempre es beneficiar a esos usuarios, ya sea a través de la confiabilidad, la velocidad o la simplicidad del producto.

Su conocimiento de cómo funcionan las estructuras de datos, y las ramificaciones de cualquier cambio en la funcionalidad del producto, son demasiado fáciles de perder sin su aporte experto. Es importante invitar e incluir arquitectos de sistemas en reuniones y discusiones sobre cambios de productos, incluso si su posición no parece estar directamente relacionada.

Una forma de colaborar con un arquitecto de sistemas es crear una lista de verificación con las siguientes preguntas:

• ¿La característica X afecta la estructura de datos actual?
• ¿Hay algún trabajo adicional de diseño/desarrollo considerando la arquitectura actual?
• ¿El diseño Y entra en conflicto con las entradas/salidas de los usuarios existentes?
• ¿Algún servicio externo se ve afectado por la característica X?

Esta lista simple lo guiará en la dirección correcta, incluso sin una comprensión clara de cómo funcionan las estructuras de datos monolíticas preexistentes (y posiblemente). Cualquier cosa marcada es un área que debe investigarse con una simple discusión.

Expertos en la materia y analistas comerciales, los magos de la información

Los expertos en la materia se nombran acertadamente; son expertos en la materia y pueden ser una mina de oro de información única y valiosa. A menudo, han obtenido títulos especializados en el campo o han pasado la mayor parte de sus vidas trabajando en su industria. Tienen experiencia práctica sobre cómo se supone que debe operar el negocio y recuerdan la larga y dolorosa historia y política que llevó a todos a donde están hoy.

Un analista de negocios conoce los entresijos de cómo opera la organización y, a menudo, cumple la misma función que una PYME si los datos están disponibles pero no hay un experto interno.

Involúcrese con las PYMES para saber cómo percibe la gerencia el proyecto para asegurarse de que se cumplan las expectativas internas y de que no se está pisando un territorio peligroso. Invite a los analistas a las sesiones de diseño, dígales de antemano que ellos son los expertos y pídales que compartan su conocimiento sobre fallas históricas, conflictos políticos y otros temas que pueden ser críticos para el lanzamiento exitoso de un producto.

Customer Success Managers, punto de contacto de un nuevo cliente

Cuando las ventas finalmente incorporan nuevos clientes, los capacitadores, o, para las empresas SaaS, los gerentes de éxito del cliente (CSM), se encargan de enseñar a los nuevos usuarios cómo usar realmente el producto. Por lo tanto, no hace falta decir que los entrenadores pasan mucho tiempo hablando con usuarios novatos. Un CSM tiene una perspectiva única porque interactúa con clientes que a menudo no participaron en la decisión de compra de su empresa.

Con esta perspectiva única, los formadores/CSM pueden proporcionar información valiosa para las decisiones de diseño, tanto para la incorporación de clientes como para el comportamiento de nuevos usuarios. Muchas organizaciones empresariales rastrean y monitorean cómo sus nuevos clientes usan varios productos y registran todo, desde llamadas hasta quejas, pero los capacitadores tienen una idea de con qué luchan realmente los clientes.

Incluya un capacitador senior en todas las reuniones de diseño importantes y pregunte sobre cualquier decisión con ellos. Haga preguntas como "¿Cuáles son las tres quejas más graves de los clientes?" y, "¿Están los clientes nuevos en promedio contentos con el producto?" y “¿Qué cambios cree que generarán el mayor impacto positivo para usted y su equipo?” De esta manera, todos aprendemos cuál es el camino feliz; los entrenadores son nuestros ojos y oídos para todas las formas en que los clientes realmente usan el producto.

Ventas, el Primer Contacto del Producto con los Clientes

Las ventas y el diseño a menudo están en desacuerdo. Algunas organizaciones están orientadas a las ventas, mientras que otras no, pero pase lo que pase, hay una clara diferencia en los objetivos: el equipo de ventas quiere aumentar las ventas, mientras que el diseño quiere mejorar la experiencia del usuario. No siempre se alinean.

Ese no tiene que ser el caso. La mayoría de los vendedores tienen quejas muy razonables con las que lidiar: tienen poco o ningún control sobre las decisiones de productos, se les pide que asuman compromisos que realmente no pueden prometer y se ven obligados a alcanzar objetivos de ingresos específicos a pesar de todo. ¡No sorprende que los equipos de ventas y productos tengan discusiones acaloradas regularmente!

Sin embargo, al igual que los entrenadores, la organización de ventas tiene una perspectiva única sobre las necesidades del cliente y, a menudo, esa perspectiva es la diferencia entre hacer una pequeña venta y traer una ballena. Comprender las diferentes áreas con las que lucha el equipo de ventas. Intente asistir a cada tipo de llamada y aprenda cómo se comunican esos prospectos.

Esto abrirá la conversación con las ventas. No se trata solo de que se escuchen sus necesidades; se trata de mejorar la experiencia de los usuarios potenciales en cada etapa, desde la primera comunicación hasta después de la incorporación. Averigüe qué es lo que los vendedores escuchan más de los prospectos, qué desafíos enfrentan al finalizar el trato y cuáles son las mayores preocupaciones después de cerrarlo.

El diseño en la empresa no tiene por qué ser una pesadilla

Como diseñador, todas estas partes móviles pueden ser muy difíciles de administrar, especialmente cuando no se le considera un "gerente" en el sentido oficial del término. Como parte interesada clave en la comunicación entre equipos, la recopilación de requisitos y la retroalimentación del diseño, debe tener acceso a todos estos profesionales en algún nivel.

La forma más crítica, pero más simple, de hacer esto es escuchar a todas las partes y tomar en serio sus comentarios. En la mayoría de las organizaciones, el siguiente paso es tomar esa retroalimentación y trabajar con el gerente de producto para organizar los requisitos en un trabajo procesable.

A partir de ahí, depende de las prioridades y de llenar los vacíos. En última instancia, el objetivo es diseñar el mejor producto y necesitamos la ayuda de todo el personal de desarrollo de productos. Reconocer que cada rol es importante y hacer que ese personal sea consciente de su valor en el ciclo de desarrollo del producto los abre para proporcionar la información que un diseñador necesita para tomar mejores decisiones de diseño de productos.

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Lectura adicional en el blog de diseño de Toptal:

• Mejores prácticas de diseño de interfaz de usuario y errores comunes
• Estados vacíos: el aspecto más pasado por alto de UX
• La simplicidad es clave: exploración del diseño web mínimo
• Principios heurísticos para interfaces móviles
• Diseño para la legibilidad: una guía para la tipografía web