如何克服軟件產品的數據載入挑戰

這篇文章得到了我們在 Flatfile 的親愛的朋友的大力支持，他們創造了以人為中心的美好體驗，以消除人與數據之間的障礙。 謝謝！

願意為新軟件支付高額費用的公司很可能不會從頭開始。 他們正在經營一家成熟的企業，擁有完善的和記錄在案的流程。 所以，他們有大量的數據可以繼承。

因此，推出一款新應用的決定並不是他們掉以輕心的決定。 內部流程需要改變。 讓團隊採用新的解決方案可能需要時間。 將其與現有系統和外部工具集成可能是一個問題。 哦，是的，還有合規問題需要擔心。

這意味著從一開始就提供一流體驗的新軟件面臨著很大的壓力。 未能為公司提供一種簡單直觀的方式來載入他們的數據，您可能會因此預期客戶流失率很高。

如果您正在設計的產品需要來自客戶的數據才能具有任何價值，那麼您需要了解如何構建數據載入流程。

數據入職如何與用戶滿意度相關聯

商業軟件本質上只是一個等待填充用戶數據的空盒子。 如果沒有完美地載入用戶數據的能力，該軟件基本上就變得毫無用處。

讓我們看看當您正確執行數據載入流程時會發生什麼。

最終用戶利益

如果您可以確定數據入職部分，則期望您的最終用戶獲得以下好處：

• 他們會對自己的決定更有信心。
  將完整且準確的數據傳輸到您的軟件中後，用戶實際上會在註冊後立即看到它的價值。 這為他們的決定留下了第二次猜測的空間，從而提高了對產品的整體滿意度，並最終為您的業務帶來更多收益。
• 您將獲得更大的團隊支持。
  積極的數據引導體驗可以讓客戶更快地使用您的產品，從而減少他們獲得價值所需的時間。 因此，實際上，數據引導為您的客戶及其團隊如何查看您的應用程序的其餘部分奠定了基礎。
• 他們將在使用該軟件時獲得更大的成功。
  由於用戶不必擔心數據格式化和清理或排除錯誤纏身的導入過程，因此他們可以從產品及其功能中獲得更多收益。

軟件開發人員的好處

軟件提供商（您和/或您的客戶）也可以從中受益：

• 提高用戶滿意度。
  您的最終用戶無需成為技術嚮導即可弄清楚如何將數據載入您的產品。 當您對此進行輕鬆處理時，您可以減少客戶流失，吸引更多用戶並長期留住更多忠實用戶。
• 花更少的時間在客戶服務上。
  您不必擔心必須支持錯誤的數據載入流程，也不必為用戶接管數據格式化和驗證等任務。 相反，把你的時間和精力放在與客戶建立更好的關係上，而不是一直撲滅大火。
  Tablecloth 的聯合創始人兼首席技術官 Kelly Abbott 可以證明這一點：
  

  “我們花在處理文件上的時間減少了 95%。 我們基本上有時都在努力解決這些問題。”

• 對您的產品更有信心。
  當您擁有靈活而強大的數據載入解決方案時，您不必限制用戶可以或不可以導入哪些數據。 它不再是限制。
  正如雅培解釋的那樣：

  “這讓我們對我們要求客戶提供的數據更加深思熟慮。 我們不再需要避免要求可能需要太多時間來修復的數據。 Flatfile 消除了這個問題，並提高了我們對可以納入分析的不同類型數據進行試驗的意願。 我們花在修補不同數據類型上的時間越多，我們就越有可能發現在市場上產生額外價值的洞察力。 這對於像我們這樣的初創公司來說是必不可少的。”

• 存錢。
  儘管您必須在第三方數據載入解決方案上花錢，但您可以為公司節省時間和金錢，否則將花費在嘗試管理定制數據導入器、載入流程和客戶關係上。 （例如，Tablecloth 在採用 Flatfile 時節省了數万美元。）

軟件產品數據載入的挑戰

讓我們來看看數據載入中的常見挑戰以及 Flatfile Concierge 如何消除它們：

挑戰 #1：需要匯總大量數據

在註冊新的商業軟件時，用戶可能希望提前做一些工作，比如填寫基本帳戶信息、配置設置和添加用戶。 您要做的最後一件事是使用數據導入器讓他們感到驚訝，這將為他們帶來更多工作。

例如，假設您已經構建了一個 CRM。

除非該軟件針對初創公司和其他新業務，否則用戶將需要攜帶大量外部數據。 例如：

• 客戶、潛在客戶、供應商、合作夥伴和團隊成員的聯繫信息；
• 現有客戶數據，例如帳戶和銷售歷史；
• 通信歷史等前景數據；
• 銷售渠道詳情；
• 團隊和個人的目標和指標。

除非您的 CRM 直接與每個用戶以前的 CRM 集成，否則他們將如何轉移這些數據？ 複製和粘貼？ CSV 模板？

另外，您必須考慮 CRM 從中獲取信息的所有其他來源。 支付網關。 駐留在銷售團隊驅動器上的電子表格。 已通過電子郵件或傳真發送給貴公司的已簽署合同。 有很多數據來自不同的地方和不同的人。

修復

Flatfile Concierge 做了很多事情來解決這個問題。

對於初學者，它允許從各種文件類型導入數據：

• CSV，
• 矽通孔，
• XLS,
• XML,
• 和更多。

有了這種靈活性，您的用戶就不必擔心將數據傳輸到一種特定的文件類型，然後再清理傳輸過程中發生的錯誤。 Flatfile Concierge 可以處理各種文件類型、各種數據類型，並輕鬆驗證所有內容。

要考慮的另一件事是您的軟件將如何跟踪和組織每個導入的文件及其相應的數據。

Flatfile 允許您的用戶做的是創建協作工作區來放置數據。當團隊成員將新數據添加到工作區時，將捕獲包含以下內容的記錄：

• 上傳日期，
• 文件名，
• 提交數據的用戶，
• 添加的行數，
• 版本歷史，
• 上傳錯誤。

這將使事情井井有條，同時也讓每個人都對他們貢獻的數據負責。 由於可以從集中式儀表板輕鬆獲得這些信息，因此上傳的內容、上傳者和時間都不會成為秘密。 導入錯誤也可以協作修復，無需重新上傳電子表格數據。

挑戰#2：數據被導入到不同的州

當您讓您的軟件用戶能夠將他們的數據傳輸到您的產品中時，您或軟件團隊在事先格式化或清理最終用戶的數據方面無能為力。 你也不應該這樣做。 你的工作是確保客戶看到軟件的價值； 不要為導入數據而苦惱。

您可以給他們一個電子表格模板，但這需要他們花時間重新格式化所有數據。 您可以將他們指向知識庫，但是再次假設您的最終用戶願意做這些額外的工作。

實際上，您的用戶會急於進入新軟件並開始工作。 他們不會停下來處理這個問題。 這就是軟件的工作。

但是，許多數據載入解決方案不能很好地處理凌亂的電子表格。 他們不僅很難識別某些數據是什麼（通常是因為數據模型與他們自己的不匹配），而且應用程序拒絕接受某些電子表格列。

即使最終用戶沒有正確組織或標記他們的數據或教他們的團隊如何這樣做（或者只是不知道首先要做什麼）是最終用戶的錯，你認為他們最終會責備誰當他們的數據不會導入？

修復

Flatfile Concierge 的導入器由 AI 驅動，這意味著您的軟件（和數據導入器）確實可以為您的最終用戶完成工作。

使用高級驗證邏輯，數據導入器可以確定數據是什麼以及它的去向。

雖然 Flatfile 會自動將列和相應的數據與您軟件的實際數據字段匹配，但用戶有機會在允許它進入系統之前確認是這種情況：

在此之前，您可以在後端做一些工作以確保 Flatfile 知道如何處理您的用戶數據：

• 創建目標數據模型，以便 Flatfile 可以導航您的用戶可能會嘗試導入的複雜電子表格格式和數據類型。
• 創建帶有驗證規則的模板，以便 Flatfile 的 AI 確切知道如何將所有內容映射出來。
• 對照其他數據庫驗證導入的數據，以幫助導入者隨著時間的推移對數據進行上下文化、驗證和清理。

一旦你完成了前期工作，剩下的就很容易了。

大部分工作將由 Flatfile Concierge 完成，它將導入的數據轉換為乾淨且有用的東西。 事實上，由於 Flatfile 的機器學習和模糊匹配系統，大約 95% 的導入列會自動映射到您的軟件。

最終用戶將有機會查看其數據中包含錯誤的部分。 如果他們發現任何錯誤，他們可以修復 Flatfile 中的錯誤，而不必在電子表格中修復並重新導入。

挑戰 #3：獲取和跟踪來自多個用戶的數據

當廚房裡有很多廚師時，有很多事情可能會出錯。

數據有時會保存在團隊成員的計算機上，或者更糟糕的是，通過電子郵件發送，這對敏感數據來說可能是一個巨大的安全問題。 如果用戶無法訪問軟件平台或發現數據導入器太嚇人而無法使用，則可能會發生這種情況。

另一方面，如果數據入職流程錯誤，它可能會變得像所有人都可以免費使用，人們可以將他們喜歡的任何內容添加到公司的數據中。 雖然數據確實被導入，但沒有審查框架，因此公司的數據庫中充滿了錯誤和重複條目。

在處理像公司數據這樣嚴重的事情時，您的最終用戶需要能夠維持秩序、控制和安全——尤其是當您希望您的軟件可用時。

修復

Flatfile Concierge 將數據載入流程設計為協作流程。

如您所見，公司管理員可以邀請特定的協作者（即客戶）將數據添加到他們的工作區。 但這並不是導入數據的一攬子邀請。

管理員可以創建審批流程。 他們可以：

• 向團隊成員索取特定的數據集。
• 控制允許他們將數據導入到哪些工作區。
• 在將批准的數據流入平台之前，審查所有提交的數據。

管理員還可以代表客戶導入數據。 Flatfile Concierge 確保數據載入對客戶來說絕不是死胡同。

這不僅確保了正確的數據最終出現在軟件中，而且受控流意味著數據最終也將變得更乾淨、更準確。 所有這些，同時為用戶提供無縫的數據載入體驗。

挑戰#4：數據安全始終是一個問題

在 Web 和應用程序開發方面，用戶隱私和安全是重中之重。 如果我們的客戶和訪問者不相信他們的信息不會被窺探（並且不會被出售給廣告商），他們將首先停止使用我們的解決方案。

軟件也會發生同樣的事情——儘管他們需要擔心的不僅僅是公司的個人數據。

通常，當公司將數據導入軟件（如 CRM 示例）時，他們正在導入客戶的私人和敏感數據。 允許它受到損害，你就可以和你的軟件告別了。

所以，是的，軟件本身需要得到保護。 這是給定的。 但是，您的數據載入過程也是如此。 如果不加以檢查，這是一個巨大的漏洞點。

修復

Flatfile Concierge 所做的第一件事是通過提供用戶友好的數據載入解決方案來鼓勵用戶遠離通過電子郵件、FTP 和其他不安全平台共享敏感數據。

它所做的第二件事是為用戶提供一個經過身份驗證且合規的工作區，以將他們的數據導入、驗證並將其發佈到您的軟件中。

以下是 Flatfile Concierge 保護其工作空間的方式：

• 每個協作者通過經過身份驗證的邀請進入數據導入器。
• 數據在傳輸過程中被加密並存儲在加密的 Amazon S3 存儲桶中。
• 數據載入平台 100% 符合 GDPR。
• Flatfile 符合 HIPAA 和 SOC2 標準，可以根據需要調整其他合規性要求。

此外，一旦數據成功遷移到您的應用程序中，它就會從 Flatfile 中刪除。 這樣，您只需要擔心在您的軟件中保護您的數據，而不是在以前的平台上保護它。

包起來

由於數據載入過程不足或容易出錯，您、軟件提供商及其最終用戶將花費太多時間手動清理和驗證電子表格。 這也不會只發生在初始用戶註冊期間。 如果數據導入者不能勝任這項任務，那麼每次需要將數據從現有客戶上傳或傳輸到平台時，您都將浪費大量時間和資源。

當然，這一切都假設您的進口商甚至可以將用戶數據導入軟件。 （可悲的是，這種情況發生在太多的定制解決方案中。）

毋庸置疑：您的數據載入過程必須對您的團隊和客戶完美無缺。 這是保持低用戶流失率和高用戶滿意度的唯一方法。

數據載入是一個非常複雜的處理過程。 省去嘗試開發自己的數據載入解決方案的麻煩和嘗試解決問題的時間。 借助 Flatfile Concierge 等 AI 驅動的數據導入器，一切都會為您處理好。