Cara Mengatasi Tantangan Orientasi Data Untuk Produk Perangkat Lunak

Diterbitkan: 2022-03-10

Ringkasan cepat Orientasi data dengan solusi yang dibuat khusus dapat menjadi proses yang sulit dan rawan kesalahan. Sekarang bayangkan apa yang terjadi ketika Anda meningkatkan kompleksitas, memungkinkan jenis file yang berbeda, lebih banyak pengguna, sumber yang bervariasi, dan kebutuhan keamanan dan kepatuhan yang lebih besar. Seharusnya tidak tergantung pada pengguna akhir perangkat lunak Anda untuk menyelesaikan masalah onboarding data Anda, tim Anda juga tidak harus melakukannya. Posting ini akan melihat bagaimana Flatfile Concierge menangani masalah ini.

Perusahaan yang bersedia membayar mahal untuk perangkat lunak baru kemungkinan besar tidak memulai dari awal. Mereka menjalankan bisnis yang mapan, dengan proses yang dibangun dengan baik dan terdokumentasi. Jadi, mereka memiliki banyak data untuk dibawa.

Akibatnya, keputusan untuk membawa aplikasi baru ke dalam flip bukanlah keputusan yang mereka anggap enteng. Proses internal perlu diubah. Membuat tim mengadopsi solusi baru bisa memakan waktu. Mengintegrasikannya dengan sistem yang ada dan alat eksternal dapat menjadi masalah. Oh ya, dan ada masalah kepatuhan yang perlu dikhawatirkan juga.

Ini berarti ada banyak tekanan pada perangkat lunak baru untuk memberikan pengalaman terbaik sejak awal. Gagal memberi perusahaan cara sederhana dan intuitif untuk memasukkan data mereka dan Anda dapat mengharapkan tingkat churn pelanggan yang tinggi sebagai hasilnya.

Jika Anda mendesain produk yang membutuhkan data dari pelanggan agar bernilai apa pun, inilah yang perlu Anda ketahui tentang membangun proses orientasi data Anda.

Bagaimana Orientasi Data Berkorelasi Dengan Kepuasan Pengguna

Perangkat lunak bisnis pada dasarnya hanyalah sebuah kotak kosong yang menunggu untuk diisi dengan data penggunanya. Tanpa kemampuan untuk memasukkan data pengguna dengan sempurna, perangkat lunak pada dasarnya menjadi tidak berguna.

Mari kita lihat apa yang terjadi ketika Anda mendapatkan proses orientasi data dengan benar.

Manfaat Pengguna Akhir

Jika Anda dapat memahami bagian orientasi data, harapkan pengguna akhir Anda mendapatkan manfaat berikut:

Mereka akan lebih percaya diri dengan keputusan mereka.
Dengan data yang lengkap dan akurat ditransfer ke perangkat lunak Anda, pengguna benar-benar melihat betapa berharganya itu segera setelah mendaftar. Ini menyisakan sedikit ruang untuk menebak-nebak keputusan mereka, yang mengarah pada kepuasan yang lebih besar secara keseluruhan dengan produk, dan pada akhirnya lebih banyak uang untuk bisnis Anda.
Anda akan mendapatkan dukungan tim yang lebih besar.
Pengalaman orientasi data yang positif memungkinkan pelanggan menggunakan produk Anda lebih cepat, mengurangi waktu yang dibutuhkan bagi mereka untuk mendapatkan nilai. Jadi, sungguh, orientasi data menentukan bagaimana pelanggan Anda dan tim mereka akan melihat sisa aplikasi Anda.
Mereka akan mengalami lebih banyak kesuksesan dengan perangkat lunak.
Karena pengguna tidak perlu stres tentang pemformatan dan pembersihan data atau pemecahan masalah proses impor yang sarat kesalahan, mereka bisa mendapatkan lebih banyak dari produk dan fitur-fiturnya.

Manfaat Pengembang Perangkat Lunak

Penyedia perangkat lunak (Anda dan/atau klien Anda) juga mendapat manfaat:

Meningkatkan kepuasan pengguna.
Pengguna akhir Anda tidak perlu menjadi ahli teknis untuk mengetahui cara memasukkan data ke dalam produk Anda. Ketika Anda membuat pekerjaan ringan ini, Anda mengurangi churn, menarik lebih banyak pengguna dan mempertahankan lebih banyak pengguna setia dalam jangka panjang.
Menghabiskan lebih sedikit waktu untuk layanan pelanggan.
Anda tidak perlu lagi khawatir karena harus mendukung proses orientasi data yang salah serta mengambil alih tugas seperti pemformatan dan validasi data untuk pengguna Anda. Alih-alih, gunakan waktu dan energi Anda untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan alih-alih memadamkan api sepanjang waktu.
Kelly Abbott, Co-Founder dan CTO of Tablecloth, dapat membuktikan hal ini:
“Kami telah memotong jumlah waktu yang kami habiskan untuk bertengkar dengan file hingga 95%. Kami pada dasarnya memiliki semua tangan yang bekerja untuk memecahkan masalah itu pada waktu-waktu tertentu.”
Memiliki kepercayaan yang lebih besar pada produk Anda.
Saat Anda memiliki solusi orientasi data yang fleksibel dan kuat, Anda tidak perlu membatasi data apa yang dapat atau tidak dapat diimpor oleh pengguna Anda. Itu bukan lagi batasan.
Seperti yang dijelaskan Abbott:
“Ini membuat kami lebih kontemplatif tentang data yang kami minta dari klien. Kami tidak lagi harus menghindari meminta data yang mungkin memerlukan terlalu banyak waktu untuk memperbaikinya. Flatfile menghilangkan masalah itu dan telah meningkatkan keinginan kami untuk bereksperimen dengan berbagai jenis data yang dapat kami masukkan ke dalam analisis kami. Semakin banyak waktu yang kita habiskan untuk mengutak-atik tipe data yang berbeda, semakin besar kemungkinan kita akan menemukan wawasan yang menghasilkan nilai tambah di pasar. Itu sangat diperlukan untuk startup seperti kami.”
Hemat.
Meskipun Anda harus mengeluarkan uang untuk solusi orientasi data pihak ketiga, Anda akan menghemat waktu dan uang perusahaan Anda jika tidak dihabiskan untuk mencoba mengelola pengimpor data yang dibuat khusus, proses orientasi, dan hubungan klien. (Taplak meja, misalnya, menghemat puluhan ribu dolar ketika mereka mengadopsi Flatfile.)

Tantangan Orientasi Data Untuk Produk Perangkat Lunak

Mari kita lihat tantangan umum dalam orientasi data dan bagaimana Flatfile Concierge menghapusnya:

Tantangan #1: Ada Banyak Data Untuk Dikumpulkan

Saat mendaftar untuk perangkat lunak bisnis baru, pengguna mungkin berharap untuk melakukan sedikit pekerjaan di muka, seperti mengisi informasi akun dasar, mengonfigurasi setelan, dan menambahkan pengguna. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengejutkan mereka dengan pengimpor data yang akan menyebabkan lebih banyak pekerjaan untuk mereka.

Katakanlah, misalnya, Anda telah membangun CRM.

Kecuali jika perangkat lunak menargetkan startup dan bisnis baru lainnya, pengguna akan memiliki banyak data eksternal untuk dibawa. Contohnya:

Info kontak untuk klien, prospek, vendor, mitra, dan anggota tim;
Data pelanggan yang ada seperti akun dan riwayat penjualan;
Data prospek seperti riwayat komunikasi;
Detail saluran penjualan;
Sasaran dan metrik tim dan individu.

Kecuali jika CRM Anda terintegrasi secara langsung dengan setiap CRM pengguna Anda sebelumnya, bagaimana mereka akan memindahkan data ini? Salin dan tempel? Template CSV?

animasi model data — Pramutamu memungkinkan perusahaan untuk mengimpor template 'model data' berdasarkan kolom spreadsheet untuk pengaturan yang mudah. Pelanggan kemudian akan mengimpor data yang secara otomatis cocok dengan model ini tanpa memerlukan kode. (Sumber gambar: Flatfile)

Plus, Anda harus memikirkan semua sumber lain yang menarik info dari CRM. Gerbang pembayaran. Spreadsheet yang hidup di drive tim penjualan. Menandatangani kontrak yang telah dikirim melalui email atau faks ke perusahaan Anda. Ada banyak data yang datang dari berbagai tempat dan orang.

Perbaikan

Ada beberapa hal yang Flatfile Concierge lakukan untuk memperbaiki masalah ini.

Sebagai permulaan, ini memungkinkan data diimpor dari berbagai jenis file:

CSV,
TSV,
XLS,
XML,
Dan banyak lagi.

Dengan jenis fleksibilitas ini, pengguna Anda tidak perlu khawatir tentang mentransfer data ke satu jenis file tertentu dan kemudian membersihkan kesalahan yang terjadi selama transfer. Flatfile Concierge dapat menangani berbagai jenis file, dari berbagai jenis data, dan dengan mudah memvalidasi semuanya.

Hal lain yang perlu dipikirkan adalah bagaimana perangkat lunak Anda akan melacak dan mengatur setiap file yang diimpor dan data terkaitnya.

Apa Flatfile memungkinkan pengguna Anda lakukan adalah membuat ruang kerja kolaboratif untuk menempatkan data. Ketika seorang anggota tim menambahkan data baru ke ruang kerja, sebuah catatan diambil berisi:

Tanggal unggah,
Nama file,
Pengguna yang mengirimkan data,
Jumlah baris ditambahkan,
Riwayat versi,
Unggah kesalahan.

Flatfile Concierge — pelacakan pengimpor data dengan nama file, pengguna, baris — Animasi Flatfile Concierge menunjukkan pemberitahuan ketika spreadsheet diimpor. (Sumber gambar: Flatfile)

Ini akan menjaga segala sesuatunya tetap teratur sambil juga membuat semua orang bertanggung jawab atas data yang mereka sumbangkan. Dan dengan informasi ini tersedia dari dasbor terpusat, tidak akan ada rahasia lagi tentang apa yang diunggah, oleh siapa dan kapan. Kesalahan impor juga dapat diperbaiki secara kolaboratif, tanpa perlu mengunggah ulang data spreadsheet.

Tantangan #2: Data Diimpor di Berbagai Negara

Saat Anda memberikan kemampuan kepada pengguna perangkat lunak untuk mentransfer data mereka ke dalam produk Anda, Anda atau tim perangkat lunak tidak dapat melakukan banyak hal dalam hal memformat atau membersihkan data pengguna akhir sebelumnya. Anda juga tidak harus. Tugas Anda adalah memastikan pelanggan melihat nilai dalam perangkat lunak; untuk tidak berjuang dengan mengimpor data.

Anda dapat memberi mereka templat spreadsheet, tetapi itu akan mengharuskan mereka meluangkan waktu untuk memformat ulang semua data mereka. Anda bisa mengarahkan mereka ke basis pengetahuan, tetapi, sekali lagi, itu mengasumsikan bahwa pengguna akhir Anda akan bersedia melakukan pekerjaan ekstra itu.

Pada kenyataannya, pengguna Anda akan terburu-buru untuk masuk ke dalam perangkat lunak baru dan mulai bekerja. Mereka tidak akan berhenti untuk menangani ini. Itulah tugas perangkat lunak.

Namun, banyak solusi orientasi data tidak menangani spreadsheet yang berantakan dengan baik. Mereka tidak hanya kesulitan mengenali beberapa data (seringkali karena model data tidak cocok dengan milik mereka), tetapi kemudian aplikasi menolak untuk menerima kolom spreadsheet tertentu.

Bahkan jika itu adalah kesalahan pengguna akhir karena tidak mengatur atau melabeli data mereka dengan benar atau mengajari tim mereka bagaimana melakukannya (atau hanya tidak tahu apa yang harus dilakukan sejak awal), menurut Anda siapa yang akan mereka salahkan pada akhirnya? ketika data mereka tidak akan diimpor?

Perbaikan

Pengimpor Flatfile Concierge didukung oleh AI, yang berarti bahwa perangkat lunak Anda (dan pengimpor data) benar-benar dapat melakukan pekerjaan untuk pengguna akhir Anda.

Dengan menggunakan logika validasi tingkat lanjut, pengimpor data dapat mengetahui apa itu data dan ke mana perginya.

Sementara Flatfile akan secara otomatis mencocokkan kolom dan data yang sesuai dengan bidang data aktual perangkat lunak Anda, pengguna mendapat kesempatan untuk mengonfirmasi bahwa itu masalahnya sebelum mengizinkannya masuk ke sistem:

Sebelum ini terjadi, Anda dapat melakukan sedikit pekerjaan di backend untuk memastikan bahwa Flatfile tahu apa yang harus dilakukan dengan data pengguna Anda:

Buat model data target sehingga Flatfile dapat menavigasi format spreadsheet yang kompleks dan tipe data yang kemungkinan akan coba diimpor oleh pengguna Anda.
Buat template dengan aturan validasi sehingga AI Flatfile tahu persis bagaimana memetakan semuanya.
Validasi data yang diimpor terhadap database lain untuk membantu importir mengontekstualisasikan, memvalidasi, dan membersihkan data dari waktu ke waktu.

Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan di muka itu, sisanya mudah.

Sebagian besar pekerjaan akan dilakukan oleh Flatfile Concierge ketika mengubah data yang diimpor menjadi sesuatu yang bersih dan berguna. Faktanya, sekitar 95% kolom yang diimpor akan secara otomatis dipetakan ke perangkat lunak Anda berkat pembelajaran mesin Flatfile dan sistem pencocokan fuzzy.

Pengguna akhir akan memiliki kesempatan untuk meninjau bagian data mereka yang mengandung kesalahan. Jika mereka menemukannya, mereka dapat memperbaiki kesalahan di dalam Flatfile, daripada harus memperbaikinya di spreadsheet dan mengimpor ulang.

Tantangan #3: Mendapatkan Dan Melacak Data Dari Banyak Pengguna

Ketika ada banyak juru masak di dapur, ada beberapa hal yang bisa salah.

Data terkadang dapat hidup di komputer anggota tim, atau lebih buruk lagi, dikirim melalui email, yang dapat menjadi masalah keamanan besar untuk data sensitif. Ini dapat terjadi jika pengguna tidak diberi akses ke platform perangkat lunak atau menganggap pengimpor data terlalu menakutkan untuk digunakan.

Di sisi lain, dengan proses orientasi data yang salah, ini bisa menjadi seperti gratis untuk semua orang di mana orang menambahkan apa pun yang mereka suka ke data perusahaan. Sementara data diimpor, tidak ada kerangka tinjauan sehingga database perusahaan dipenuhi dengan kesalahan dan entri duplikat.

Pengguna akhir Anda harus dapat menjaga ketertiban, kontrol, dan keamanan ketika berhadapan dengan sesuatu yang serius seperti data perusahaan — terutama jika Anda ingin perangkat lunak Anda dapat digunakan.

Perbaikan

Flatfile Concierge telah merancang proses orientasi data menjadi proses kolaboratif.

Pramutamu Flatfile — Flatfile Concierge memungkinkan pelanggan diundang ke ruang kerja bersama yang aman, untuk mengimpor data spreadsheet. (Sumber gambar: Flatfile)

Seperti yang Anda lihat, admin perusahaan dapat mengundang kolaborator tertentu (yaitu pelanggan) untuk menambahkan data ke ruang kerja mereka. Tapi ini bukan undangan menyeluruh untuk mengimpor data.

Admin memiliki kemampuan untuk membuat proses persetujuan. Mereka mendapatkan:

Mintalah kumpulan data spesifik dari anggota tim.
Kontrol ruang kerja mana mereka diizinkan untuk mengimpor data.
Tinjau semua pengiriman data sebelum mengalirkan data yang disetujui ke dalam platform.

Admin juga dapat mengimpor data atas nama pelanggan. Flatfile Concierge memastikan bahwa orientasi data tidak pernah menjadi jalan buntu bagi pelanggan.

Ini tidak hanya memastikan bahwa data yang benar berakhir di perangkat lunak, tetapi aliran terkontrol berarti data akan menjadi lebih bersih dan lebih akurat juga. Semua ini, sambil memberikan pengalaman orientasi data yang mulus bagi pengguna.

Tantangan #4: Keamanan Data Selalu Menjadi Perhatian

Dalam hal pengembangan web dan aplikasi, privasi dan keamanan pengguna adalah prioritas utama. Jika pelanggan dan pengunjung kami tidak percaya bahwa informasi mereka aman dari pengintaian (dan tidak dijual kepada pengiklan), mereka akan berhenti menggunakan solusi kami sejak awal.

Hal yang sama terjadi dengan perangkat lunak — meskipun bukan hanya data pribadi perusahaan yang harus mereka khawatirkan untuk diamankan.

Seringkali, ketika perusahaan mengimpor data ke dalam perangkat lunak (seperti contoh CRM), mereka mengimpor data pribadi dan sensitif pelanggan mereka. Biarkan itu dikompromikan dan Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada perangkat lunak Anda.

Jadi, ya, perangkat lunak itu sendiri perlu diamankan. Itu diberikan. Tapi begitu juga proses orientasi data Anda. Ini adalah titik kerentanan yang sangat besar jika dibiarkan.

Perbaikan

Hal pertama yang dilakukan Flatfile Concierge adalah mendorong pengguna untuk beralih dari berbagi data sensitif melalui email, FTP, dan platform tidak aman lainnya dengan menyediakan solusi orientasi data yang ramah pengguna.

Hal kedua yang dilakukannya adalah menyediakan ruang kerja yang diautentikasi dan sesuai bagi pengguna untuk mengimpor, memvalidasi, dan memposting data mereka ke perangkat lunak Anda.

Flatfile Concierge - permintaan orientasi data yang aman untuk data info karyawan, tiket, produk, dan perusahaan — Contoh Flatfile dari Globex yang meminta data dari salah satu penggunanya. (Sumber gambar: Flatfile)

Inilah cara Flatfile Concierge mengamankan ruang kerjanya:

Setiap kolaborator memasuki pengimpor data melalui undangan yang diautentikasi.
Data dienkripsi saat transit dan disimpan dalam bucket Amazon S3 terenkripsi.
Platform orientasi data 100% sesuai dengan GDPR.
Flatfile sesuai dengan HIPAA dan SOC2 dan dapat menyesuaikan persyaratan kepatuhan lainnya sesuai kebutuhan.

Selain itu, setelah data berhasil dimigrasikan ke aplikasi Anda, data tersebut akan dihapus dari Flatfile. Dengan cara ini, Anda hanya perlu khawatir tentang mengamankan data Anda di dalam perangkat lunak Anda dan bukan pada platform sebelumnya yang disentuhnya.

Membungkus

Dengan proses orientasi data yang tidak memadai atau rawan kesalahan, Anda, penyedia perangkat lunak, dan pengguna akhirnya akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membersihkan dan memvalidasi spreadsheet secara manual. Ini tidak akan terjadi begitu saja selama pendaftaran pengguna awal. Jika pengimpor data tidak memenuhi tugas, Anda semua akan membuang banyak waktu dan sumber daya setiap kali data perlu diunggah atau ditransfer ke platform dari pelanggan yang sudah ada.

Tentu saja, ini semua mengasumsikan bahwa importir Anda bahkan dapat memasukkan data pengguna ke dalam perangkat lunak. (Sayangnya, ini terjadi dengan terlalu banyak solusi yang dibuat khusus.)

Tak perlu dikatakan: Proses orientasi data Anda harus sempurna untuk tim dan pelanggan Anda. Ini satu-satunya cara untuk menjaga tingkat churn pengguna tetap rendah dan kepuasan pengguna tetap tinggi.

Orientasi data adalah proses yang sangat kompleks untuk ditangani. Selamatkan diri Anda dari masalah dalam mencoba mengembangkan solusi orientasi data Anda sendiri dan waktu untuk mencoba memecahkan masalah dengannya. Dengan pengimpor data bertenaga AI seperti Flatfile Concierge, semuanya telah diurus untuk Anda.