كيفية التغلب على تحديات إعداد البيانات لمنتجات البرمجيات

تم دعم هذه المقالة بلطف من قبل أصدقائنا الأعزاء في Flatfile الذين ابتكروا تجارب جميلة تتمحور حول الإنسان لإزالة الحواجز بين الأشخاص والبيانات. شكرا لك!

من المرجح ألا تبدأ الشركات الراغبة في دفع أموال جيدة مقابل برنامج جديد من الصفر. إنهم يديرون نشاطًا تجاريًا راسخًا ، مع عمليات جيدة البناء وموثقة. لذلك ، لديهم أطنان من البيانات لترحيلها.

ونتيجة لذلك ، فإن قرار إدخال تطبيق جديد في الحظيرة ليس قرارًا يتسم بالاستخفاف. العمليات الداخلية بحاجة إلى التغيير. قد يستغرق إقناع الفريق بتبني الحل الجديد بعض الوقت. يمكن أن يكون دمجها مع الأنظمة الموجودة والأدوات الخارجية مشكلة. أوه نعم ، وهناك مسألة الامتثال للقلق أيضًا.

هذا يعني أن هناك ضغطًا كبيرًا على البرامج الجديدة لتوفير تجربة من الدرجة الأولى منذ البداية. إذا فشلت في تزويد الشركات بطريقة بسيطة وبديهية لتضمين بياناتها ، فيمكنك توقع معدلات عالية من تخبط العملاء نتيجة لذلك.

إذا كنت تصمم منتجًا يحتاج إلى بيانات من العملاء ليكون ذا قيمة ، فإليك ما تحتاج إلى معرفته حول بناء عملية إعداد البيانات الخاصة بك.

كيف يرتبط إعداد البيانات برضا المستخدم

برنامج الأعمال هو في الأساس مجرد صندوق فارغ ينتظر ملؤه ببيانات مستخدميه. بدون القدرة على إدخال بيانات المستخدمين بشكل لا تشوبه شائبة ، يصبح البرنامج عديم الفائدة بشكل أساسي.

لنلقِ نظرة على ما يحدث عندما تحصل على عملية إعداد البيانات بالشكل الصحيح.

فوائد المستخدم النهائي

إذا تمكنت من تثبيت قطعة البيانات على متن الطائرة ، فتوقع أن يجني المستخدمون النهائيون الفوائد التالية:

• سيكونون أكثر ثقة في قرارهم.
  من خلال نقل البيانات الكاملة والدقيقة إلى برنامجك ، يرى المستخدمون في الواقع مدى أهميتها بعد الاشتراك بفترة وجيزة. هذا يترك مجالًا صغيرًا للتخمين في قرارهم ، مما يؤدي إلى زيادة الرضا بشكل عام عن المنتج ، وفي النهاية المزيد من الأموال لعملك.
• ستحصل على دعم أكبر للفريق.
  تتيح تجربة إعداد البيانات الإيجابية للعملاء استخدام منتجك بشكل أسرع ، مما يقلل الوقت اللازم لهم للحصول على قيمة. لذا ، فإن إعداد البيانات يمهد الطريق لكيفية عرض عملائك وفريقهم لبقية تطبيقك.
• سيشهدون المزيد من النجاح مع البرنامج.
  نظرًا لأن المستخدمين لن يضطروا إلى التشديد على تنسيق البيانات وتنظيفها أو استكشاف أخطاء عمليات الاستيراد المليئة بالأخطاء وإصلاحها ، فيمكنهم الاستفادة بشكل أكبر من المنتج وميزاته.

فوائد مطوري البرامج

يستفيد موفر البرنامج (أنت و / أو عميلك) أيضًا:

• تحسين رضا المستخدم.
  لا يحتاج المستخدمون النهائيون لديك إلى أن يكونوا معالجات فنية لمعرفة كيفية تضمين البيانات في منتجك. عندما تقوم بهذا العمل الخفيف ، فإنك تقلل من الاضطراب وتجذب المزيد من المستخدمين وتحتفظ بمزيد من المستخدمين المخلصين على المدى الطويل.
• قضاء وقت أقل في خدمة العملاء.
  يمكنك التوقف عن القلق بشأن الاضطرار إلى دعم عملية إعداد البيانات المعيبة بالإضافة إلى تولي مهام مثل تنسيق البيانات والتحقق من صحتها للمستخدمين. بدلاً من ذلك ، خصص وقتك وطاقتك لبناء علاقات أفضل مع العملاء بدلاً من إخماد الحرائق طوال الوقت.
  يمكن أن تشهد كيلي أبوت ، الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي للتكنولوجيا في Tablecloth ، على هذا:
  

  "لقد قلصنا مقدار الوقت الذي نقضيه في الجدل مع الملفات بنسبة 95٪. لقد عملنا بشكل أساسي على حل هذه المشكلات في بعض الأحيان ".

• تمتع بثقة أكبر في منتجك.
  عندما يكون لديك حل مرن وقوي لإعداد البيانات ، فلن تضطر إلى تقييد البيانات التي يمكن للمستخدمين استيرادها أو لا يمكنهم استيرادها. لم يعد هناك قيد.
  كما يوضح أبوت:

  "لقد جعلنا ذلك أكثر تأملاً في البيانات التي نطلبها من العملاء. لم يعد علينا تجنب طلب البيانات التي قد تتطلب الكثير من الوقت لإصلاحها. يعمل Flatfile على التخلص من هذه المشكلة وتحسين رغبتنا في تجربة أنواع مختلفة من البيانات التي يمكننا دمجها في تحليلاتنا. كلما زاد الوقت الذي نقضيه في إصلاح أنواع البيانات المختلفة ، زاد احتمال اكتشافنا للرؤية التي تنتج قيمة إضافية في السوق. هذا أمر لا غنى عنه لشركة ناشئة مثلنا ".

• وفر المال.
  على الرغم من أنه سيتعين عليك إنفاق الأموال على حل إعداد بيانات تابع لجهة خارجية ، إلا أنك ستوفر لشركتك الوقت والمال الذي يتم إنفاقه بطريقة أخرى في محاولة إدارة أداة استيراد بيانات مخصصة ، وعملية الإعداد ، والعلاقات مع العملاء. (مفرش المائدة ، على سبيل المثال ، وفر عشرات الآلاف من الدولارات عندما اعتمدوا Flatfile.)

تحديات إعداد البيانات لمنتجات البرمجيات

دعنا نلقي نظرة على التحديات الشائعة في إعداد البيانات وكيف يزيلها Flatfile Concierge:

التحدي رقم 1: هناك الكثير من البيانات لتجميعها

عند التسجيل في برنامج أعمال جديد ، من المحتمل أن يتوقع المستخدمون القيام ببعض الأعمال مقدمًا ، مثل ملء معلومات الحساب الأساسية وتهيئة الإعدادات وإضافة المستخدمين. آخر شيء تريد القيام به هو مفاجأتهم بأداة استيراد البيانات التي ستسبب لهم المزيد من العمل.

لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك قمت ببناء CRM.

ما لم يكن البرنامج يستهدف الشركات الناشئة والشركات الجديدة الأخرى ، فسيكون لدى المستخدمين الكثير من البيانات الخارجية لجلبها معهم. على سبيل المثال:

• معلومات الاتصال للعملاء والتوقعات والبائعين والشركاء وأعضاء الفريق ؛
• بيانات العملاء الحالية مثل الحساب وسجل المبيعات ؛
• بيانات التوقع مثل سجل الاتصالات ؛
• تفاصيل خط أنابيب المبيعات ؛
• أهداف ومقاييس الفريق والأفراد.

ما لم يتكامل CRM الخاص بك بشكل مباشر مع كل CRMs سابق لمستخدميك ، كيف سينقلون هذه البيانات؟ نسخ و لصق؟ قوالب CSV؟

بالإضافة إلى ذلك ، عليك التفكير في جميع المصادر الأخرى التي يسحب CRM المعلومات منها. بوابات الدفع. جداول البيانات الموجودة في محرك أقراص فريق المبيعات. العقود الموقعة التي تم إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس إلى شركتك. هناك الكثير من البيانات قادمة من أماكن وأشخاص مختلفين.

المأزق

هناك عدد من الأشياء التي يقوم بها Flatfile Concierge لإصلاح هذه المشكلة.

بالنسبة للمبتدئين ، يسمح باستيراد البيانات من مجموعة متنوعة من أنواع الملفات:

• CSV ،
• TSV ،
• XLS ،
• XML ،
• و اكثر.

مع هذا النوع من المرونة ، لن يضطر المستخدمون لديك إلى القلق بشأن نقل البيانات إلى نوع ملف معين ثم تنظيف الأخطاء التي تحدث أثناء النقل. يمكن لـ Flatfile Concierge التعامل مع أنواع ملفات مختلفة ، وأنواع بيانات مختلفة ، والتحقق من صحتها كلها بسهولة.

شيء آخر يجب التفكير فيه هو كيفية تتبع برنامجك وتنظيم كل ملف مستورد وبياناته المقابلة.

ما يسمح Flatfile للمستخدمين بفعله هو إنشاء مساحات عمل تعاونية لوضع البيانات فيها. عندما يضيف أحد أعضاء الفريق بيانات جديدة إلى مساحة العمل ، يتم التقاط سجل يحتوي على:

• تاريخ الرفع
• اسم الملف،
• المستخدم الذي أرسل البيانات ،
• عدد الصفوف المضافة ،
• تاريخ النسخة،
• تحميل الأخطاء.

سيؤدي هذا إلى الحفاظ على الأشياء منظمة مع جعل الجميع أيضًا مسؤولاً عن البيانات التي يساهمون بها. ومع توفر هذه المعلومات بسهولة من لوحة معلومات مركزية ، لن يكون هناك سر بشأن ما تم تحميله ، ومن قام به ومتى. يمكن أيضًا إصلاح أخطاء الاستيراد بشكل تعاوني ، دون الحاجة إلى إعادة تحميل بيانات جدول البيانات.

التحدي رقم 2: يتم استيراد البيانات في مجموعة متنوعة من الدول

عندما تمنح مستخدمي برامجك القدرة على نقل بياناتهم إلى منتجك ، فليس هناك الكثير الذي يمكنك أنت أو فريق البرنامج القيام به فيما يتعلق بالتنسيق أو تنظيف بيانات المستخدمين النهائيين مسبقًا. ولا يجب عليك. مهمتك هي التأكد من أن العملاء يرون القيمة في البرنامج ؛ لا تكافح مع استيراد البيانات.

يمكنك منحهم نموذجًا لجدول بيانات ، لكن هذا سيتطلب منهم قضاء بعض الوقت في إعادة تنسيق جميع بياناتهم. يمكنك توجيههم إلى قاعدة المعرفة ، ولكن ، مرة أخرى ، يفترض ذلك أن المستخدمين النهائيين سيكونون على استعداد للقيام بهذا العمل الإضافي.

في الواقع ، سيكون المستخدمون في عجلة من أمرهم للدخول إلى البرنامج الجديد والبدء في العمل. لن يتوقفوا للتعامل مع هذا. هذا هو عمل البرنامج.

ومع ذلك ، فإن العديد من حلول إعداد البيانات لا تتعامل مع جداول البيانات الفوضوية جيدًا. ليس فقط لأنهم يواجهون صعوبة في التعرف على ماهية بعض البيانات (غالبًا لأن نموذج البيانات لا يتطابق مع بياناتهم) ، ولكن بعد ذلك يرفض التطبيق قبول بعض أعمدة جداول البيانات.

حتى لو كان خطأ المستخدم النهائي هو عدم تنظيم بياناته أو تصنيفها بشكل صحيح أو تعليم فريقه كيفية القيام بذلك (أو عدم معرفة ما يجب فعله في المقام الأول) ، فمن تعتقد أنه سيلوم في النهاية عندما لا يتم استيراد بياناتهم؟

المأزق

مستورد Flatfile Concierge مدعوم بالذكاء الاصطناعي ، مما يعني أن برنامجك (ومستورد البيانات) يمكنه فعلاً القيام بالعمل لمستخدميك النهائيين.

باستخدام منطق التحقق المتقدم ، يمكن لجهة استيراد البيانات معرفة ماهية البيانات وأين تذهب.

بينما يقوم Flatfile تلقائيًا بمطابقة الأعمدة والبيانات المقابلة لحقول البيانات الفعلية لبرنامجك ، يحصل المستخدمون على فرصة لتأكيد ذلك قبل السماح بدخوله إلى النظام:

قبل حدوث ذلك ، يمكنك القيام ببعض العمل على الواجهة الخلفية للتأكد من أن Flatfile يعرف ما يجب فعله ببيانات المستخدمين:

• قم بإنشاء نماذج بيانات مستهدفة حتى يتمكن Flatfile من التنقل في تنسيقات جداول البيانات وأنواع البيانات المعقدة التي من المحتمل أن يحاول المستخدمون استيرادها.
• أنشئ نموذجًا بقواعد التحقق حتى يعرف Flatfile's AI بالضبط كيفية تعيين كل شيء.
• تحقق من صحة البيانات المستوردة مقابل قواعد البيانات الأخرى لمساعدة المستورد في وضع البيانات في سياقها والتحقق من صحتها وتنظيفها بمرور الوقت.

بمجرد الانتهاء من هذا العمل مقدمًا ، يصبح الباقي سهلاً.

سيتم تنفيذ الجزء الأكبر من العمل بواسطة Flatfile Concierge عندما يحول البيانات المستوردة إلى شيء نظيف ومفيد. في الواقع ، سيتم تعيين حوالي 95٪ من الأعمدة المستوردة تلقائيًا إلى برنامجك بفضل التعلم الآلي لنظام Flatfile ونظام المطابقة الغامض.

ستتاح للمستخدم النهائي الفرصة لمراجعة أجزاء بياناته التي تحتوي على أخطاء. إذا وجدوا أيًا منها ، فيمكنهم إصلاح الأخطاء داخل Flatfile ، بدلاً من الاضطرار إلى إصلاحها في جدول بيانات وإعادة الاستيراد.

التحدي رقم 3: الحصول على البيانات وتتبعها من عدة مستخدمين

عندما يكون هناك الكثير من الطهاة في المطبخ ، فهناك عدد من الأشياء التي يمكن أن تسوء.

يمكن أن تعيش البيانات أحيانًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بأعضاء الفريق ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، مما قد يمثل مصدر قلق أمني كبير للبيانات الحساسة. يمكن أن يحدث هذا إذا لم يتم منح المستخدمين حق الوصول إلى النظام الأساسي للبرنامج أو وجدوا أداة استيراد البيانات مخيفة للغاية لاستخدامها.

على الجانب الآخر من ذلك ، مع وجود بيانات خاطئة على متن الطائرة ، يمكن أن تصبح مثل مجانية للجميع حيث يضيف الأشخاص كل ما يحلو لهم إلى بيانات الشركة. أثناء استيراد البيانات ، لا يوجد إطار عمل للمراجعة ، لذا تمتلئ قاعدة بيانات الشركة بالأخطاء والإدخالات المكررة.

يحتاج المستخدمون النهائيون لديك إلى أن يكونوا قادرين على الحفاظ على النظام والتحكم والأمان عند التعامل مع شيء خطير مثل بيانات الشركة - خاصة إذا كنت تريد أن يكون برنامجك قابلاً للاستخدام.

المأزق

صمم Flatfile Concierge عملية إعداد البيانات لتكون عملية تعاونية.

كما ترى ، يمكن لمسؤولي الشركة دعوة متعاونين محددين (مثل العملاء) لإضافة البيانات إلى مساحات العمل الخاصة بهم. لكن هذه ليست دعوة شاملة لاستيراد البيانات.

المسؤولون لديهم القدرة على إنشاء عملية الموافقة. يصلون إلى:

• اطلب مجموعات بيانات محددة من أعضاء الفريق.
• تحكم في مساحات العمل المسموح لها باستيراد البيانات إليها.
• قم بمراجعة جميع عمليات إرسال البيانات قبل تدفق البيانات المعتمدة إلى النظام الأساسي.

يمكن للمسؤولين أيضًا استيراد البيانات نيابة عن العميل. يضمن Flatfile Concierge أن إعداد البيانات لا يمثل أبدًا طريقًا مسدودًا للعملاء.

لا يضمن هذا فقط أن البيانات الصحيحة تنتهي في البرنامج ، ولكن التدفق المتحكم فيه يعني أن البيانات ستصبح أكثر نظافة ودقة أيضًا. كل هذا ، مع توفير تجربة إعداد بيانات سلسة للمستخدمين.

التحدي رقم 4: أمن البيانات هو دائما مصدر قلق

عندما يتعلق الأمر بتطوير الويب والتطبيقات ، فإن خصوصية المستخدم وأمانه لهما أولوية قصوى. إذا كان عملاؤنا وزوارنا لا يثقون في أن معلوماتهم في مأمن من أعين المتطفلين (ولا يتم بيعها للمعلنين) ، فسيتوقفون عن استخدام حلولنا في المقام الأول.

يحدث الشيء نفسه مع البرامج - على الرغم من أن الأمر لا يتعلق فقط بالبيانات الشخصية للشركة ، وعليهم القلق بشأن تأمينها.

في كثير من الأحيان ، عندما تستورد الشركات البيانات إلى البرامج (مثل مثال CRM) ، فإنها تستورد البيانات الخاصة والحساسة لعملائها . اسمح لذلك بالتعرض للخطر ويمكنك تقبيل برنامجك وداعًا.

لذا ، نعم ، يجب تأمين البرنامج نفسه. هذا معطى. ولكن أيضًا عملية إعداد البيانات الخاصة بك. إنها نقطة ضعف كبيرة إذا تركت دون رادع.

المأزق

أول شيء يفعله Flatfile Concierge هو تشجيع المستخدمين على الابتعاد عن مشاركة البيانات الحساسة عبر البريد الإلكتروني و FTP والأنظمة الأساسية الأخرى غير الآمنة من خلال توفير حل سهل الاستخدام للبيانات.

الشيء الثاني الذي تقوم به هو توفير مساحة عمل معتمدة ومتوافقة للمستخدمين لاستيراد بياناتهم والتحقق من صحتها ونشرها إلى برنامجك.

إليك كيفية تأمين Flatfile Concierge لمساحات العمل الخاصة به:

• يقوم كل متعاون بإدخال أداة استيراد البيانات من خلال دعوة مصدق عليها.
• يتم تشفير البيانات أثناء النقل وتخزينها في حاوية Amazon S3 المشفرة.
• منصة البيانات المدمجة متوافقة مع إجمالي الناتج المحلي بنسبة 100٪.
• يتوافق Flatfile مع HIPAA و SOC2 ويمكن تعديله لمتطلبات الامتثال الأخرى حسب الحاجة.

بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد ترحيل البيانات بنجاح إلى تطبيقك ، يتم حذفها من Flatfile. بهذه الطريقة ، ما عليك سوى القلق بشأن تأمين بياناتك داخل برنامجك وليس على الأنظمة الأساسية السابقة التي تم لمسها.

تغليف

مع وجود عملية إعداد بيانات غير كافية أو معرضة للخطأ ، ستقضي أنت وموفر البرنامج والمستخدمون وقتًا طويلاً في تنظيف جداول البيانات يدويًا والتحقق من صحتها. لن يحدث هذا فقط أثناء تسجيل المستخدم الأولي أيضًا. إذا لم يكن برنامج استيراد البيانات على مستوى المهمة ، فستقوم جميعًا بإهدار الكثير من الوقت والموارد في كل مرة تحتاج فيها البيانات إلى التحميل أو نقلها إلى النظام الأساسي من العملاء الحاليين.

بالطبع ، كل هذا يفترض أن المستورد الخاص بك يمكنه حتى إدخال بيانات المستخدم إلى البرنامج. (للأسف ، يحدث هذا مع العديد من الحلول المصممة خصيصًا.)

وغني عن القول: يجب أن تكون عملية إعداد البيانات الخاصة بك خالية من العيوب لفريقك وعملائك. إنها الطريقة الوحيدة للحفاظ على معدلات زبد المستخدم منخفضة ورضا المستخدم مرتفعًا.

يعد إعداد البيانات عملية معقدة حقًا للتعامل معها. وفر على نفسك مشكلة محاولة تطوير حل إعداد البيانات الخاص بك والوقت الذي تحاول فيه استكشاف المشكلات المتعلقة به. من خلال أداة استيراد بيانات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Flatfile Concierge ، يتم الاعتناء بكل شيء من أجلك.