Cara Bekerja dari Jarak Jauh dan Tetap Menjadi yang Terbaik

Sabuk Alat Pekerja Jarak Jauh

Memulai pertunjukan jarak jauh baru atau bekerja dari rumah, baik itu proyek kontrak atau pekerjaan penuh waktu, bisa sedikit menakutkan jika Anda terbiasa pergi ke kantor hari demi hari.

Tetapi gaya pekerjaan ini semakin populer, dengan beberapa perusahaan yang sangat terkenal memberikan dukungan mereka.

Saya telah berhasil bekerja dari jarak jauh menggunakan alat-alat ini selama bertahun-tahun sekarang pada proyek-proyek dari berbagai skala dan jangka waktu. Dengan posting ini, saya berharap untuk menyebutkan beberapa praktik terbaik yang saya ambil untuk bekerja dalam berbagai situasi. Panduan jarak jauh dan bekerja dari rumah di sini berkisar dari rekomendasi khusus untuk perangkat lunak dan perangkat keras, hingga tip untuk mencapai tenggat waktu tim Anda.

Pengaturan Jarak Jauh atau Kantor Rumah

Saya tidak bisa cukup menekankan pentingnya memiliki pengaturan kantor yang tepat. Keduanya akan membuat Anda lebih produktif dan tampil lebih profesional. Misalnya, headset sangat penting untuk menghindari gema selama panggilan online; hal-hal kecil seperti ini sangat berguna saat bekerja sebagai remote.

Berikut adalah beberapa alat untuk bekerja dari jarak jauh yang saya anggap penting di kantor rumah saya sendiri:

• Headset . Saya sangat menyukai headset berkabel khususnya karena mereka tidak kehabisan baterai pada saat-saat kritis. Anda akan sering memakainya, jadi pastikan Anda mendapatkan sesuatu yang nyaman. Saya memiliki dua headset iMicro: satu untuk meja saya dan satu lagi yang saya kemas di tas laptop saya. Sebagai headset tas laptop, ia memiliki dua kualitas hebat: karena ini didukung USB, saya tidak perlu khawatir tentang menjaga baterai tetap terisi, dan sangat murah untuk menggantinya jika rusak di tas saya. Sebenarnya, saya menemukan headset khusus ini sedikit tidak nyaman untuk panggilan konferensi yang lama; jika Anda melakukan banyak hal, maka saya merekomendasikan Corsair Vengeance 2000: headset nirkabel yang nyaman dengan kemampuan baterai, memungkinkan Anda bekerja sepanjang hari. (Omong-omong: tidak satu pun dari ini adalah tautan rujukan.)
• Tempat yang tenang untuk berpikir , dengan pintu yang tertutup – terutama jika Anda tinggal bersama orang lain, dan terutama jika Anda memiliki keluarga.
• Koneksi Internet yang stabil , atau koneksi cadangan yang baik. Misalnya, saya memiliki DSL dan telah menyiapkan tethering di ponsel saya jika DSL mati. Jika Anda terus-menerus mengalami masalah Skype atau panggilan terputus, Anda menjadi kurang dapat diandalkan dan kurang profesional di mata orang lain yang mungkin mencoba mengelola beberapa karyawan jarak jauh.
• Skype . Ini bagus untuk panggilan konferensi adhoc, pesan instan dengan klien, atau bahkan membuat ruang obrolan upacara rendah.
• SkypeOut , yang memungkinkan Anda menerima dan melakukan panggilan dari telepon ke kontak Skype. Ini luar biasa, terutama untuk saat-saat ketika Anda jauh dari komputer dan (Anda salah menghitung waktu, klien memiliki keadaan darurat, dll.).
• Ketel listrik . Terkadang saya ingin kopi panas tetapi, tidak ingin mengganggu aliran saya untuk mendapatkannya.
• Segelas air galon . Untuk ketel, atau untuk minum. Untuk sesi pengkodean yang panjang, atau panggilan konferensi yang panjang.

Beberapa di antaranya terdengar jelas, tetapi Anda akan terkejut dengan jumlah remote yang tidak mencapai semua sasaran di sini. Sebagai pengembang, kami membutuhkan ruang yang tenang untuk berpikir, tanpa gangguan. Dan sebagai pekerja jarak jauh, kami membutuhkan tempat yang tenang untuk mengadakan panggilan konferensi, rapat, sesi pemrograman berpasangan, dll., tanpa gangguan. Hanya bekerja di sofa Anda mungkin bukan solusi kerja jarak jauh jangka panjang yang baik.

Alat Perangkat Lunak

Ada banyak alat perangkat lunak yang bagus di luar sana untuk melengkapi lingkungan pengembangan khas Anda dan membantu Anda mengatasi tantangan yang terkait dengan pekerjaan jarak jauh. Berikut adalah beberapa yang saya sangat suka:

• AwayFind , yang bagus untuk email mendesak, terutama pesan menit terakhir dari peserta rapat, karena meneruskan pesan mereka kepada Anda melalui SMS.
• Time Zone Converter , untuk bekerja dengan klien dan kolega di seluruh dunia. Saya suka Time And Date's World Time Clock, Every Time Zone, World Time Buddy, atau The Time Now untuk versi yang lebih mudah diakses bagi tunanetra.
• Ruang obrolan/IRC untuk semua orang di tim. Ini bisa formal (misalnya, ruang api unggun) atau hanya ruang obrolan Skype (dengan gaya Keep It Simple, Konyol).
• Pelacak bug – ini layak mendapatkan bagiannya sendiri, jadi lihat di bawah.

Saya berada di tim Rails yang cukup besar beberapa tahun yang lalu. Beberapa anggota tim bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk sebagian waktu, dan budaya tim adalah bahwa banyak pekerjaan akan dilakukan di malam hari. Saya mengusulkan untuk menyiapkan ruang obrolan melalui pemimpin tim resmi pada saat itu, menunjuk ke Campfire atau layanan obrolan berbayar lainnya. Beberapa minggu berlalu tanpa tindakan dan saya memutuskan untuk mengatur ruang obrolan Skype hanya dengan pengembang, untuk menguji teori saya bahwa ruang obrolan akan menjadi aset bagi tim. Eksperimen ini terbukti sangat berhasil - sangat sukses sehingga kami terus menggunakan obrolan Skype alih-alih solusi lain. Ruang obrolan Skype ini masih digunakan ketika saya meninggalkan proyek hampir setahun kemudian. Terkadang, sederhana bisa menjadi pilihan terbaik.

Kemudian, selama tenggat waktu kritis untuk proyek yang sama, kami menyiapkan ruang obrolan Skype yang mencakup pengembang, analis bisnis, manajer proyek, dan klien, sehingga pertanyaan dapat dijawab dengan cepat oleh kelompok umum. Meskipun tidak seaktif ruang obrolan khusus pengembang, itu masih berfungsi dengan sangat baik. Obrolan Skype dapat dimoderasi dan dikendalikan oleh beberapa perintah obrolan grup, pengaturan peran obrolan dan pengaturan izin akses, yang memungkinkan Anda untuk benar-benar menyesuaikan ruang obrolan dengan kasus penggunaan Anda. Bahkan pengaturan kesederhanaan seperti itu dapat meningkatkan produktivitas jarak jauh.

Praktik Terbaik Pekerjaan Jarak Jauh: Pelacakan Bug

Saya ingin mengetahui tiga hal dari pelacak bug yang saya gunakan:

• Apa yang sedang saya kerjakan sekarang?
• Apa yang ada di piring saya untuk rilis berikutnya dari perangkat lunak ini?
• Apa hasil kerja seluruh tim untuk rilis perangkat lunak ini?

Masing-masing memiliki tujuan.

Pertama, "Apa yang sedang saya kerjakan sekarang?": Ketika Anda bekerja di kantor tradisional, Anda memiliki obrolan latar belakang—ini memberi Anda gambaran umum tentang apa yang dilakukan orang lain. Penanda eksplisit dalam sistem pelacak bug yang menyatakan, "Ya, saya sedang aktif mengerjakan ini sekarang", dapat memperkenalkan pola dan nuansa serupa pada pekerjaan jarak jauh.

Kedua, "Apa yang ada di piring saya untuk rilis berikutnya?" berarti, "Bug apa yang menjadi tanggung jawab saya" atau "Bug apa yang saya tangani". Pasti ada beberapa bolak-balik di setiap tim, tetapi juga baik untuk mengetahui siapa yang harus ditanyakan jika Anda ingin mengambil bug, atau butuh bantuan untuk menyelesaikan bug Anda untuk rilis.

Mungkin juga tim Anda tidak bekerja seperti ini sama sekali: misalnya, alur kerja Anda mungkin di mana setiap pengembang hanya diberi satu bug untuk memulai dan mengambil tumpukan yang belum ditetapkan ketika satu bug mereka selesai. Ini juga bisa produktif.

"Rilis perangkat lunak berikutnya" tidak harus menjadi sesuatu yang besar–Saya pernah berada di tim di mana "rilis berikutnya" berarti, "3 hari dari sekarang, kami akan merilis versi alfa baru untuk klien ”. Tapi tetap baik bagi semua orang untuk mengetahui apa yang akan terjadi dalam rilis baru ini. Terutama jika Anda mengambil tiket yang belum ditetapkan saat tiket Anda saat ini sudah lengkap.

Saya telah menyertakan beberapa rekomendasi untuk pelacak bug tertentu di bagian bawah posting.

Praktik Terbaik Pekerjaan Jarak Jauh: Komunikasi Tim

Bagi sebagian orang, komunikasi tim adalah bagian paling menakutkan dari bekerja dari jarak jauh atau dari rumah. Tapi ini hanya akan menjadi masalah jika Anda membiarkannya .

Di kantor, saat Anda melewati semua orang dalam perjalanan ke tempat duduk Anda, ada sedikit olok-olok, orang-orang mengatakan "Halo". Rekan kerja Anda tahu Anda sedang bekerja karena mereka melihat Anda, di sana, di meja Anda, bekerja.

Pekerja jarak jauh perlu sedikit lebih eksplisit– tidak ada yang tahu bahwa Anda sedang bekerja kecuali Anda memberi tahu mereka . Tetapi jika Anda menetapkan praktik komunikasi yang benar, kolega Anda akan tersedia dengan menekan tombol, daripada berjalan-jalan melintasi kantor, menuruni lift, dll.

Kiat-kiat ini lebih berlaku untuk karyawan yang dikelola dari jarak jauh sebagai bagian dari tim yang lebih besar, tetapi mungkin berguna jika hanya Anda sebagai pengembang tunggal.

Membuat Kehadiran Anda Terasa: Jangan Menjadi Tak Terlihat

Saya mengambil beberapa ide ini dari Wide Teams Podcast Episode 48.

Di awal hari, gunakan IRC (atau alat apa pun yang digunakan tim Anda) dan katakan “Halo” , mengobrol tentang bagaimana hari-hari orang, dll., dll. Bahkan jika itu berarti masuk ke IRC dan bertanya tentang anak-anak, akhir pekan, tim olahraga, atau peretasan akhir pekan. Ketika orang tahu Anda sedang bekerja keras di rumah, Anda tidak menjadi tidak terlihat. Bangun hubungan dan biarkan orang tahu bahwa Anda ada di sana .

Mengobrol dengan orang-orang di obrolan dan pastikan Anda tetap terlibat dengan rekan kerja Anda. Ini berbeda ketika Anda bertemu orang di ruang kopi, dll., dll. Anda perlu secara eksplisit menjangkau dan tetap berhubungan sehingga ketika Anda melakukan kode atau membutuhkan bantuan, orang sudah siap.

Pesan 'Hari mulai', 'Makan Siang', dan 'Kembali'

Selain membuat kehadiran Anda terasa, Anda juga harus memberi tahu rekan tim jarak jauh Anda saat Anda tidak bekerja. Sama seperti di kantor tradisional, Anda tidak ingin menghilang sepanjang hari dan membiarkan rekan kerja Anda menggantung.

Jika Anda berada di tim dengan sejumlah pengembang lain atau mengelola karyawan jarak jauh, masuk akal untuk melapor masuk saat Anda memulai hari kerja. Sebuah "Selamat pagi, semuanya" sederhana untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda berada di meja Anda siap untuk mulai mengerjakan proyek, dan tidak lagi di rumah atau di tempat tidur.

Mengirim pesan "Kembali dalam 1 jam" untuk makan siang atau istirahat kerja di siang hari juga bagus. Pekerjaan jarak jauh sangat bagus untuk banyak hal, tetapi satu skenario yang mengkhawatirkan adalah Anda mengajukan pertanyaan kepada kolega Anda dan tidak mendapat jawaban. Apakah mereka tidak merespons karena mereka pergi selama 30 menit? Atau karena mereka jauh di zona dan tidak mendengarkan obrolan? Mungkin dalam rapat? Pesan “Be back in…” dapat mengurangi kekhawatiran ini dan memperlancar alur kerja.

Setelah selesai sore ini, beri tahu orang-orang kapan Anda akan kembali. Mungkin itu "Sampai jumpa di pagi hari", atau "Kembali lagi nanti malam untuk menyelesaikan [x]". Namun seperti pesan “Kembali dalam 1 jam”, pesan tersebut menetapkan harapan tertentu yang dapat diadaptasi oleh tim Anda.

Ada startup menarik bernama Sqwiggle yang mungkin bisa mengatasi beberapa masalah ini (walaupun saya sendiri belum mencobanya). Selain memotret Anda setiap beberapa detik, ini juga memungkinkan anggota tim mengklik gambar Anda untuk memulai obrolan video/audio, serta menyediakan komponen obrolan teks. Ide di balik gambar tersebut adalah untuk melihat, sekilas, apakah Anda menggunakan komputer atau tidak. (Tidak ada yang lebih buruk daripada mencoba mengobrol dengan seseorang secara online dan tidak segera membalasnya. Apakah mereka terjebak dengan sesuatu yang lain? Jauh di dalam zona? Tidak melihat notifikasi obrolan? Di kamar mandi sekarang?). Saya mendengar tentang Sqwiggle di Wide Teams Podcast Episode 83.

Pada Proyek Di Mana Anda Dapat Mengatur Praktik Terbaik

Pertunjukan lepas jarak jauh selalu berbeda. (Itu bagian dari daya tarik!) Terkadang Anda dibawa ke tim pengembang yang ada murni sebagai penambahan staf. Mungkin tim ini telah bersama selama beberapa waktu dan, dalam hal ini, mereka telah membangun praktik komunikasi.

Di sisi lain, terkadang Anda adalah satu-satunya pengembang di proyek tersebut, yang bekerja dengan klien non-teknis. Anda dapat mengatur praktik terbaik pengembangan perangkat lunak Anda sendiri dan memiliki kendali atas cara menjalankan operasi. Di bawah ini adalah beberapa praktik terbaik dari dekade pengalaman kerja jarak jauh saya. Sebagian besar, ini ditargetkan pada jadwal setengah minggu (20 jam/minggu) atau seminggu penuh (40 jam/minggu).

Rapat Standup

Ada sesuatu yang bisa dikatakan tentang mengadakan pertemuan berdiri untuk membicarakan keadaan proyek. Ini sangat umum di kantor tradisional, tetapi tidak ada alasan mengapa mereka tidak bisa produktif untuk tim jarak jauh: mereka hanyalah cara lain untuk menegakkan komunikasi antara dua pihak: klien dan pengembang.

Rapat stand-up tradisional menanyakan apa yang Anda kerjakan kemarin, apa yang akan Anda kerjakan hari ini, dan apakah ada hambatan yang menghalangi Anda. Format ini mungkin atau mungkin tidak berfungsi mengingat ukuran tim Anda: jika itu adalah proyek pengembang tunggal, maka pertanyaan aktual ini tidak masuk akal.

Seberapa sering Anda harus mengadakan rapat berdiri sangat bergantung pada ukuran dan budaya tim. Namun, inilah rekomendasi saya:

• 1-3 pengembang: 2 pertemuan gaya standup seminggu
• 4+ pengembang: rapat standup harian

Dengan 1-3 pengembang, pertanyaan-pertanyaan ini sebagian besar terbukti dengan sendirinya: Anda tahu apa yang dilakukan setiap pengembang karena mudah untuk melacak pekerjaan masing-masing saat mereka membajak tiket: semua orang tahu apa yang dilakukan setiap orang, karena tidak banyak orang yang melakukannya kerja.

Dengan tim jarak jauh yang lebih besar, ada lebih banyak bagian yang bergerak: Anda ingin memastikan tidak ada orang yang menginjak kaki virtual siapa pun dengan mereplikasi pekerjaan, atau membuat perubahan yang tidak kompatibel.

Tim jarak jauh tingkat lanjut mungkin memiliki metode lain untuk menjaga semua pemangku kepentingan pada halaman yang sama tanpa menjadwalkan pertemuan yang sebenarnya saat mereka bekerja dari rumah. Saya masih suka menelepon/Skype/Hangouts dengan seseorang dan mengadakan pertemuan seperti itu.

Untuk tim kecil, dua pertemuan standup seminggu bekerja dengan sangat baik: koreksi kursus dilakukan dengan cepat, tetapi pengembang masih memiliki sesuatu yang substansial untuk dilaporkan selama setiap pertemuan.

Menyampaikan Rilis Berikutnya dari Jarak Jauh

Bergantung pada ukuran proyek, saya menyukai kiriman yang dikirim ke klien setiap minggu untuk proyek kecil (1-2 pengembang), dan dua mingguan untuk proyek yang lebih besar (3+ pengembang). Ritme ini memberi pengembang cukup waktu untuk menyelesaikan bagian pekerjaan yang cukup besar, termasuk antarmuka (atau pengalaman pengguna yang ditingkatkan) untuk dilihat klien.

Penting bagi pengembang untuk mengingat, terutama dengan klien non-teknis, bahwa kemajuan yang dapat Anda visualisasikan dengan antarmuka pengguna seringkali merupakan satu-satunya hal yang penting bagi klien. Klien non-teknis tidak peduli bahwa Anda mengeluarkan 500 baris kode minggu ini, atau bahwa Anda mengalami kesulitan berinteraksi dengan beberapa layanan web; satu-satunya metrik yang dapat digunakan untuk mengukur kemajuan adalah apa yang dapat mereka lihat di layar . Itu tidak berarti bahwa melakukan pekerjaan yang baik di back-end tidak relevan, tetapi Anda perlu membuat semua pekerjaan baik ini nyata di mata klien.

Itulah mengapa saya menyukai kiriman mingguan atau dua mingguan. Apa pun yang lebih pendek dari itu sering menempatkan pengembang di tempat yang sulit: mungkin mereka terjebak melakukan pekerjaan back-end selama dua hari dan tidak punya waktu untuk menyelesaikan antarmuka, jadi mereka tidak punya apa-apa untuk ditunjukkan kepada klien.

Tergantung pada jenis proyek perangkat lunak, tidak semua rilis klien ini akan dirilis ke publik. Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan proyek Rails, Anda mungkin ingin segera menerapkan perubahan yang disetujui; di sisi lain, dengan aplikasi seluler, Anda dapat memanggil rilis "1.3a10", tetapi rilis saat ini hanyalah bagian dari rangkaian fitur yang lebih besar dari versi 1.3 baru dari perangkat lunak yang akan digunakan nanti.

Di sinilah praktik terbaik pelacak bug jarak jauh berperan. Dengan pelacakan bug, klien mengetahui:

1. Apa yang ada di piring tim untuk kiriman ini?
2. Jika sudah selesai
3. Jika pekerjaan telah disetujui oleh klien.

Klien tahu apa yang diharapkan dari rilis ini, dan pengembang tahu pekerjaan apa yang ada di depan mereka.

Jika tim jarak jauh Anda cukup matang untuk menggunakan penerapan berkelanjutan dan/atau Kanban maka tidak apa-apa. Namun, keduanya adalah teknik yang sangat canggih yang lebih cocok untuk organisasi dengan budaya berbasis pengembang yang kuat. Sebagian besar organisasi, di mana pengembangan perangkat lunak khusus dipandang perlu tetapi mahal, mungkin tidak siap untuk salah satu dari teknik ini. Mengapa itu? Dua hal yang saya lihat adalah bahwa klien tidak dapat mengikuti jumlah perubahan yang ingin mereka tinjau oleh pengembang , atau prioritas berubah terlalu cepat untuk pengembangan untuk menyelesaikan satu hal .

Rekomendasi

Jika Anda kebetulan masuk ke tim di mana Anda akan membangun praktik terbaik, saya telah mencantumkan beberapa alat di bawah ini untuk mengelola pekerjaan jarak jauh Anda. Ingatlah bahwa ini hanya rekomendasi saya: tentu saja, panduan ini bukan untuk semua orang; dan jika Anda tidak menyukai alat ini, mungkin ada alat yang lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.

• Planscope.io , dalam mode mingguan. Ini adalah pelacak waktu + pelacak bug + alat estimasi proyek yang mengirim email setiap hari kepada klien ketika Anda mengerjakan proyek mereka dan memungkinkan mereka melihat bagaimana perkembangannya dalam hal kemajuan dan anggaran. Ini bagus untuk proyek berukuran 1-4 pengembang/bulan.
• App Trajectory adalah pelacak bug untuk tim kecil dengan fokus pada memperkirakan dan memecah proyek menjadi potongan satu hingga dua minggu (iterasi). Lintasan Aplikasi dapat memberi tahu Anda berapa banyak pekerjaan yang Anda selesaikan dalam satu iterasi, dan berapa banyak iterasi hingga semua pekerjaan yang diketahui selesai. Ini bagus untuk proyek berukuran 2-12 pengembang/bulan.
• Pivotal Tracker adalah alat pelacak bug untuk klien dengan fokus pada metodologi Agile. Ini bagus jika Anda melakukan iterasi Agile formal atau memiliki ukuran proyek yang diukur dalam pengembang/tahun.
• FlowDock untuk mengobrol. Flowdock menawarkan beberapa keunggulan dibandingkan obrolan IRC atau Skype biasa: selain berintegrasi dengan layanan populer, Flowdock juga memungkinkan Anda menandai percakapan untuk referensi cepat nanti. FlowDock juga menyimpan daftar aktivitas status (pemeriksaan kode, dll.) yang terpisah dari obrolan umum. (Misalnya, di antarmuka web, pembaruan status otomatis ada di sebelah kiri, sedangkan obrolan ada di sebelah kanan.)
• Sekali lagi, Campfire juga bagus untuk mengobrol.

Kesimpulan

Memulai dengan jarak jauh atau bekerja dari rumah bisa menjadi penyesuaian yang cukup besar, baik bagi Anda maupun klien. Saya telah melakukannya dengan sangat benar, dan sangat salah. Namun, jika berjalan dengan benar, ini bisa menjadi cara terbaik bagi klien atau pemberi kerja untuk memecahkan masalah "kegentingan bakat", dan menciptakan peluang yang lebih luas bagi pengembang yang tinggal di luar pusat teknologi utama atau hub "startup". Ada seluruh dunia efisiensi yang bisa diperoleh dari pengembang yang bekerja sama dari jarak jauh dengan praktik terbaik yang tepat di tempat.