Bagaimana Tidak Mengelola Tim Pengembang Jarak Jauh Anda

Sebagai pengembang dan pemilik usaha kecil, saya memiliki wawasan dari kedua belah pihak, saya telah bekerja sebagai pengembang jarak jauh dan mengelola pengembang jarak jauh untuk proyek yang berbeda dan dengan tim yang berbeda.

Pada postingan kali ini saya akan membagikan beberapa pengalaman saya dengan harapan dapat membuat hidup sedikit lebih mudah bagi semua pihak di remote project. Dalam hal apa yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam manajemen tim jarak jauh, saya cenderung fokus pada "hal yang tidak boleh dilakukan" – karena tidak seperti "hal yang harus dilakukan" mereka cenderung berlaku untuk hampir setiap tim.

Saat memasuki dunia pengembang jarak jauh, kendala terbesar yang harus diatasi para manajer adalah mengubah pola pikir mereka dengan menerima bahwa pengembang tidak akan terlihat di depan mata, dan di mana mereka dapat mengelola dan mengikuti pekerjaan yang sedang dilakukan. Paradigma baru ini mengharuskan bisnis untuk menerapkan sejumlah mekanisme untuk melacak kemajuan dan menghindari beban kerja yang berlebihan. Mekanisme seperti itu akan membantu manajer dan pengembang menjadi lebih produktif, yang merupakan kepentingan terbaik semua orang.

Untuk memperjelas, semua mekanisme ini tidak boleh digunakan untuk mengontrol atau mengelola mikro karyawan.

Jangan Percaya Mitos dan Kesalahpahaman Tim Jarak Jauh

Mari kita lihat pro dan kontra mengelola tim jarak jauh pada satu proyek, dengan memulai dengan komunikasi.

Bisnis telah mengglobal, dan munculnya organisasi multinasional yang luas telah menciptakan tantangan baru bagi jutaan profesional di seluruh dunia. Sifat kompleks dan saling terkait dari tim global menuntut pendekatan yang lebih menyeluruh dan bijaksana untuk komunikasi internal.

Dalam organisasi dan tim seperti itu, banyak individu tidak memiliki kemewahan bekerja di lingkungan yang akrab atau berbicara bahasa ibu mereka. Tim yang mengerjakan proyek yang sama mungkin dipisahkan oleh lautan, bukan kantor dan bilik. Anggota tim berasal dari budaya yang berbeda dan bekerja di seluruh dunia.

Para profesional ini tidak perlu khawatir tentang komunikasi, tetapi mereka harus dapat bekerja sama dengan anggota tim multinasional. Semua pihak harus proaktif. Budaya perusahaan harus mencerminkan paradigma ini dan membantu menumbuhkan lingkungan yang produktif di mana tim multikultural yang terpencil dapat berkembang.

Scott Ritter kami sendiri memecahkan lima mitos teratas tentang tim jarak jauh dalam posting blog baru-baru ini, yang mungkin berguna bagi Anda jika Anda tertarik dengan subjek tersebut. CEO Toptal Taso Du Val juga menjelaskan bagaimana jaringan kami beroperasi dan bagaimana kami melangkah untuk menciptakan budaya tim jarak jauh terbaik.

Jangan Lupa Merangkul Dan Mendorong Keberagaman

Langkah pertama menuju strategi komunikasi tim jarak jauh yang baik dimulai dengan pengakuan bahwa tim multikultural melampaui batas nasional dan budaya, menempatkan mereka dalam posisi unik untuk menawarkan wawasan yang sulit dicapai dengan tim monolitik yang terpusat.

Tapi jangan khawatir; keragaman baik untuk bisnis!

Menurut survei yang dilakukan oleh The Economist Intelligence Unit , tim multikultural disukai oleh organisasi besar; banyak eksekutif percaya bahwa mereka membantu mendorong inovasi karena pengetahuan mereka yang lebih luas tentang tren global. Lebih jauh, mereka cenderung tidak menderita mentalitas "berpikir kelompok"; keragaman mereka membantu mereka mengatasi masalah dari perspektif yang berbeda, sehingga menghasilkan berbagai solusi yang lebih baik yang disesuaikan untuk wilayah dan pasar tertentu.

Dapat dikatakan bahwa mengelola karyawan jarak jauh mungkin lebih produktif karena tidak berada di tempat yang sama. Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi tim jarak jauh seperti itu hanya menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengobrol, bersosialisasi, dan mendiskusikan hal-hal sepele.

Sementara pemisahan fisik dapat menghasilkan lebih banyak produktivitas, itu juga dapat menciptakan kesalahpahaman, ketegangan, keterasingan, dan stres serta kecemasan yang lebih besar. Akibatnya, menjadi perlu untuk mengurangi efek samping negatif ini dengan inisiatif yang mendorong kepositifan dan kolaborasi pada tingkat pribadi. Meningkatkan komunikasi dalam tim jarak jauh bisa menjadi tugas yang menakutkan, dan membangun ikatan pribadi di antara anggota tim cenderung menjadi tantangan. Itu sebabnya sentuhan manusia diperlukan.

Menemukan sesuatu yang dapat meningkatkan keterlibatan, terlepas dari latar belakang, adalah cara yang relatif sederhana untuk meningkatkan moral dan kerja sama. Upaya ini dapat mengambil banyak bentuk, tergantung pada ukuran dan komposisi tim Anda. Idealnya, itu harus dipusatkan di sekitar aktivitas bebas stres dan santai yang akan dinikmati anggota tim, mulai dari kompetisi yang berhubungan dengan pekerjaan, proyek hiburan, atau diskusi yang tidak terkait dengan pekerjaan.

Mengambil bagian dalam kegiatan tersebut, dengan biaya organisasi, mungkin terdengar seperti alokasi sumber daya keuangan dan manusia yang kurang ideal, tetapi ingatlah bahwa mengumpulkan tim di sekitar tujuan bersama biasanya mengarah pada lingkungan kerja yang lebih baik, ikatan pribadi yang lebih kuat, dan peningkatan produktivitas. .

Jangan Anggap Ringan Rekrutmen dan Pelatihan

Untuk memaksimalkan pengelolaan tim jarak jauh, Anda harus memperhatikan perbedaan budaya dan mengimbanginya dengan pelatihan yang memadai.

Meningkatkan keterampilan bahasa hanyalah salah satu bagian dari teka-teki karena keterampilan komunikasi dipengaruhi oleh perbedaan budaya. Dimulai dengan kebijakan rekrutmen yang baik yang berpihak pada individu, terutama mereka yang akan berada di posisi manajerial, siap bekerja di lingkungan multinasional. Pengalaman dalam proyek jarak jauh jelas berguna, tetapi tidak boleh menjadi prasyarat. Hanya karena pengembang jarak jauh tidak akan berada di kantor Anda setiap minggu tidak berarti bahwa perekrutan tidak boleh mempertimbangkan sifat pribadi. Anda dan tim Anda masih harus berkomunikasi dengan pengembang jarak jauh secara teratur, jadi ajukan pertanyaan yang sama kepada mereka yang akan Anda tanyakan kepada pekerja di tempat – jarak jauh atau tidak, mereka masih harus menyesuaikan diri.

Meskipun mungkin untuk mengatasi beberapa masalah dengan pelatihan tambahan, itu mungkin tidak selalu praktis, tetapi bagaimanapun juga, pelatihan yang baik adalah langkah logis berikutnya. Pelatihan harus mengembangkan sifat-sifat positif yang ada, sementara pada saat yang sama mengurangi kekurangan dan mengatasi titik-titik lemah yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Manajer yang berurusan dengan tim jarak jauh secara rutin harus mengambil peran baru dalam waktu singkat, mengambil alih proyek yang belum tentu mereka kenal, dan menghabiskan banyak waktu untuk mengejar ketinggalan. Dalam situasi seperti itu, komunikasi internal cenderung tidak menjadi prioritas utama mereka, meskipun mereka sekarang mungkin memimpin tim yang telah menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk berkolaborasi dalam satu atau lebih proyek. Waktu adalah aset yang berharga, tetapi begitu juga kerja tim yang baik; manajer harus meluangkan waktu dari jadwal sibuk mereka dan belajar lebih banyak tentang tim mereka, anggota tim individu, dan masalah yang mungkin muncul.

Jarak emosional antara manajer jarak jauh dan bawahan mereka juga dapat menimbulkan masalah, karena anggota tim mungkin enggan untuk menghadapi pemimpin tim baru, atau bahkan mendekati mereka baik dalam suasana formal maupun informal. Manajer karyawan jarak jauh yang baik perlu mengenali ini dan menuntut keterlibatan yang lebih pribadi – seperti yang saya katakan, “Jadilah proaktif.” – apa gunanya memiliki tim pengembang jarak jauh yang berbakat jika mereka tidak berbagi pemikiran dengan Anda?

Jangan Gunakan Sistem Informasi yang Rumit

Jangan lewatkan kesempatan untuk menerapkan sistem informasi yang efektif yang mencakup sistem Manajemen Kode Sumber (SCM), pelacak masalah (jangan terlalu rumit, harap) dan mungkin beberapa halaman Wiki di mana semua pihak dapat mendokumentasikan berbagai hal, atau membuat sketsa ide dan proposal. Semua alat kolaboratif ini akan membuat manajemen pengembangan-dan-rilis lebih mudah dicapai.

Penting untuk menjaga hal-hal sesederhana mungkin di sini, karena sistem informasi ini akan digunakan setiap hari/setiap jam. Jika akhirnya terlalu rumit, akan memakan waktu yang seharusnya digunakan pada implementasi dan/atau desain. Prosesnya mungkin juga perlu disederhanakan untuk anggota tim baru dan pekerja lepas yang tidak punya waktu untuk mempelajari seluk beluk kebijakan organisasi.

Aplikasi manajemen proyek favorit saya sejak lama adalah Redmine, sistem sumber terbuka, lintas platform, dan basis data lintas. Platform ini sangat dapat dikonfigurasi dan Anda dapat mengintegrasikan SCM Anda sendiri, berbagai plugin, dan kait layanan.

Jika Anda tidak ingin repot memelihara server Anda sendiri dengan Ruby dan mengatur semuanya sendiri (Redmine bisa menjadi rumit untuk sysadmin yang tidak berpengalaman), pilihan bagus lainnya adalah GitHub, yang tidak hanya menampilkan git CMS tetapi juga Masalah GitHub , yang terintegrasi dengan baik dengan pesan komit Anda, permintaan tarik, dll.

Setelah sistem informasi kami siap dan siap, kami dapat mulai mengintegrasikan pengembang jarak jauh kami ke dalam proyek kami.

Jangan Micromanage

Banyak manajer mengalami kesulitan melepaskan tanggung jawab mereka, terutama jika mereka sendiri berasal dari latar belakang pengembang. Alih-alih berfokus pada mengomunikasikan masalah dan tujuan proyek, mereka menemukan solusi untuk masalah tersebut dan memberikan detail implementasi, sehingga satu-satunya pekerjaan yang tersisa bagi pengembang adalah mengkodekan apa yang telah diperintahkan kepadanya untuk dikodekan. Ini bukan praktik yang baik saat mengelola karyawan jarak jauh.

Di satu sisi, manajer kehilangan terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang mereka sewa untuk dilakukan oleh pengembang jarak jauh. Pengembang mungkin tidak puas dengan situasi ini, baik karena mereka merasa diremehkan dan dibiarkan tanpa kesempatan untuk menjadi kreatif dan inovatif, atau hanya untuk membuktikan diri. Bagaimanapun, pemecahan masalah adalah apa yang dipelajari pengembang selama bertahun-tahun, jadi mengeluarkannya dari persamaan dan mengubah pengembang menjadi robot tidak masuk akal!

Seperti semua hal lain dalam hidup, ini semua tentang menemukan keseimbangan yang baik.

Jangan Khawatir Tentang Zona Waktu, Gunakan Untuk Keuntungan Anda

Pengembang jarak jauh yang baik cenderung mandiri dan mandiri secara alami; mereka membutuhkan kebebasan dan tanggung jawab untuk mengatur waktu mereka. Jam kerja yang tumpang tindih berguna, meskipun tidak wajib, bila Anda memiliki sistem informasi yang baik dan komunikasi yang baik dengan pengembang Anda.

Bekerja di zona waktu yang berbeda dapat bermanfaat bagi bisnis karena Anda mungkin dapat mencapai efisiensi "sepanjang waktu" ketika pengembang di zona yang berbeda mengambil alih berbagai aspek proyek. Jika pengembang Anda lebih cepat dari zona waktu Anda, itu memberi Anda kesempatan untuk meninjau pekerjaannya pada hari yang sama dan Anda dapat segera menilai dan mengoordinasikan hal besar berikutnya. Di sisi lain, jika Anda berada di depan zona pengembang Anda, ini memberi Anda kesempatan untuk mempersiapkan semua yang dibutuhkan pengembang untuk menyelesaikan tugas.

Ingat, manajer yang baik tidak lebih dari layanan kepada karyawannya yang memungkinkan mereka menyelesaikan pekerjaan, bukan sebaliknya!

Jangan Memaksa Tujuan Harian, fokuslah pada Tujuan Jangka Menengah atau Jangka Panjang

Tujuan sehari-hari adalah bentuk pengelolaan mikro proyek. Alih-alih, cobalah untuk mengomunikasikan gambaran keseluruhan kepada pengembang Anda dan, bersama-sama, tetapkan prioritas yang jelas. Jika Anda membuat pengembang memahami proyek sebaik yang Anda lakukan, pengembang kemungkinan akan lebih berguna.

Misalnya, pengembang mungkin memiliki wawasan tentang teknologi terbaru, atau detail implementasi yang memengaruhi prioritas tugas yang berbeda, atau penentuan Minimum Valuable Product (MVP). Anda berdua perlu menentukan tujuan dan pencapaian yang jelas, dan menyelesaikan pekerjaan selangkah demi selangkah. Adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan bahwa semua pencapaian ini sesuai dengan gambaran besarnya.

Menurut pendapat saya, manifesto Agile (metodologi) adalah hal terbaik yang telah terjadi dalam manajemen proyek selama beberapa tahun terakhir.

Ini memungkinkan Anda untuk melakukan persis apa yang dibutuhkan, untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada mereka yang benar-benar menerapkan sesuatu, dan untuk memaksakan akal sehat ke setiap pihak yang terlibat dalam proses. Anda menentukan sasaran dan tugas jangka menengah hingga jangka panjang dengan beberapa perkiraan tingkat tinggi tentang kesulitan, dan dalam rapat perencanaan sprint mingguan (atau dua mingguan), Anda membiarkan pengembang menentukan beban kerja dan kesulitan yang tepat untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Seperti setiap hal yang baik, dibutuhkan waktu untuk membangun tim Agile yang baik. Jangan berharap untuk memiliki tim kerja dalam waktu tiga bulan. Agile adalah tentang belajar sambil melakukan, dan tumbuh bersama sebagai sebuah tim.

Jangan Sembunyikan Detail Bisnis

Nah, yang ini ribet. Beberapa proyek pada dasarnya sensitif, dan membocorkan informasi bisa berbahaya. Perjanjian Non Pengungkapan (NDA) dapat mengatasi masalah tersebut, tetapi tidak antipeluru.

Namun, semakin banyak yang diketahui pengembang, semakin efektif dia, tidak hanya dalam menyelesaikan tugas yang telah ditentukan tetapi juga dalam menyelesaikan, dengan cepat, semua masalah kecil dan cegukan yang mengganggu ini. Pada akhirnya, ini akan membuat pengembang lebih produktif dan membuat hidup Anda lebih mudah.

Proses pengembangan Agile juga berguna di sini. Ini memungkinkan berbagi pengetahuan antara pihak-pihak (pemangku kepentingan, penguji, pengembang, dll.) dengan menghapus hierarki apa pun dan dengan mempertimbangkan pihak-pihak tersebut sebagai anggota tim yang setara, dengan tanggung jawab yang sama, dan dengan demikian mendorong mereka untuk bekerja setransparan mungkin. Manfaat lain dari transparansi adalah bahwa masalah “meningkat” dengan cepat, dan dapat diambil oleh bagian mana pun dari tim.

Jangan Abaikan Anggota Tim Jarak Jauh

Ingat, saat mengelola pekerja jarak jauh, Anda adalah layanan bagi tim Anda, dan jika tim membutuhkan masukan Anda, Anda tidak boleh terlalu sibuk untuk mendukung mereka. Jika pengembang tidak dapat menyelesaikan sesuatu sendiri, ia akan terjebak dan kehilangan waktu yang berharga.

Sebagai pengembang, biasanya ketika saya menemui jalan buntu, saya meminta saran SO saya, ditambah lagi, saya mencoba menawarkan saran juga. Jangan sepenuhnya mengabaikan saran pengembang, karena itu bisa menambah wawasan, atau bisa memecahkan masalah yang bahkan tidak Anda sadari.

Jika ada sesuatu yang tidak jelas, atau jika menurut Anda tidak perlu untuk mengatasi masalah tersebut, argumenkan posisi Anda sambil berpikiran terbuka dan beri kesempatan kepada pengembang untuk meyakinkan Anda bahwa bagaimanapun juga dia benar.

Sekali lagi, ini akan membangun keterampilan komunikasi dan meningkatkan kepercayaan.

Kiat Manajemen Tim Jarak Jauh Cepat

Karena saya telah merangkum poin-poin utama dalam tweet dan ilustrasi, berikut adalah beberapa tip dan pemikiran cepat.

• Aturan umum ini dapat diterapkan ke pengembang jarak jauh dan di tempat.
• Jika Anda mengelola mikro, Anda akan kehilangan kesempatan untuk belajar dan membiarkan belajar.
• Berpikiran terbuka dan dapat dipercaya, karena ini adalah satu-satunya cara untuk membangun tim jarak jauh yang baik.
• Ingatlah bahwa perkiraan hanyalah perkiraan; Anda akan menemukan perkiraan di bawah dan di atas.
• Semua orang yang bekerja membuat kesalahan, dan jika Anda tidak memaafkan kesalahan orang lain maka kesalahan Anda juga tidak akan dimaafkan.
• Yang terpenting, motivasi terbesar bagi pengembang mana pun (selain kepuasan menyelesaikan tugas yang sulit) adalah uang. Jadi, jangan tunda pembayaran dan pertimbangkan untuk menerapkan kebijakan bonus juga.