Comment ne pas gérer votre équipe de développeurs à distance

En tant que développeur et propriétaire de petite entreprise, j'ai eu des idées des deux côtés, j'ai travaillé en tant que développeur à distance et j'ai géré des développeurs à distance pour différents projets et avec différentes équipes.

Dans cet article, je partagerai certaines de mes expériences dans l'espoir que cela facilitera un peu la vie de toutes les parties dans les projets à distance. En ce qui concerne les choses à faire et à ne pas faire en matière de gestion d'équipe à distance, j'ai tendance à me concentrer sur les « à ne pas faire » - car contrairement aux « à faire », elles ont tendance à s'appliquer à pratiquement toutes les équipes.

En entrant dans le monde des développeurs distants, le plus grand obstacle que les managers doivent surmonter est de changer leur état d'esprit en acceptant que le développeur ne soit pas à la vue de tous, et qu'il puisse gérer et suivre le travail en cours. Ce nouveau paradigme oblige les entreprises à mettre en place un certain nombre de mécanismes pour suivre les progrès et éviter une charge de travail redondante. De tels mécanismes aideront à la fois le gestionnaire et le développeur à être plus productifs, ce qui est dans l'intérêt de tous.

Pour être clair, tous ces mécanismes ne doivent pas être utilisés pour contrôler ou micro-gérer l'employé.

Ne croyez pas aux mythes et aux idées fausses des équipes à distance

Voyons ensemble les avantages et les inconvénients de gérer des équipes à distance sur un même projet, en commençant par la communication.

Les affaires sont devenues mondiales et l'avènement de vastes organisations multinationales a créé de nouveaux défis pour des millions de professionnels à travers le monde. La nature complexe et entrelacée des équipes mondiales exige une approche plus approfondie et réfléchie de la communication interne.

Dans de telles organisations et équipes, de nombreuses personnes n'ont pas le luxe de travailler dans un environnement familier ou de parler leur langue maternelle. Les équipes travaillant sur le même projet peuvent être séparées par des océans, plutôt que par des bureaux et des cabines. Les membres de l'équipe viennent de différentes cultures et travaillent dans le monde entier.

Ces professionnels ne devraient pas avoir à se soucier de la communication, mais ils doivent être capables de coopérer avec des membres d'équipes multinationales. Toutes les parties doivent être proactives. La culture d'entreprise doit refléter ce paradigme et contribuer à favoriser un environnement productif dans lequel des équipes distantes et multiculturelles peuvent s'épanouir.

Notre propre Scott Ritter a brisé les cinq principaux mythes sur les équipes distantes dans un récent article de blog, que vous trouverez peut-être utile si le sujet vous intéresse. Le PDG de Toptal, Taso Du Val, a également expliqué comment notre réseau fonctionne et comment nous nous efforçons de créer la culture d'équipe à distance ultime.

N'oubliez pas d'embrasser et d'encourager la diversité

La première étape vers une bonne stratégie de communication d'équipe à distance commence par la reconnaissance que les équipes multiculturelles transcendent les frontières nationales et culturelles, les plaçant dans une position unique pour offrir des informations difficiles à atteindre avec des équipes centralisées et monolithiques.

Mais ne vous inquiétez pas; la diversité est bonne pour les affaires !

Selon une enquête réalisée par The Economist Intelligence Unit , les équipes multiculturelles sont privilégiées par les grandes organisations ; de nombreux dirigeants pensent qu'ils contribuent à favoriser l'innovation en raison de leur connaissance plus large des tendances mondiales. De plus, ils sont moins susceptibles de souffrir d'une mentalité de « pensée de groupe » ; leur diversité les aide à aborder les problèmes sous différents angles, produisant ainsi une meilleure gamme de solutions adaptées à des régions et des marchés spécifiques.

On peut affirmer que la gestion d'employés distants peut être plus productive du fait qu'ils ne se trouvent pas au même endroit. Cela peut sembler contre-intuitif, mais ces équipes distantes passent simplement moins de temps à discuter, à socialiser et à discuter de sujets triviaux.

Bien que la séparation physique puisse conduire à une plus grande productivité, elle peut également créer des malentendus, des tensions, de l'aliénation, ainsi qu'un stress et une anxiété accrus. Par conséquent, il devient nécessaire d'atténuer ces effets secondaires négatifs avec des initiatives qui favorisent la positivité et la collaboration au niveau personnel. Améliorer la communication dans les équipes distantes peut être une tâche ardue, et l'établissement de liens personnels entre les membres de l'équipe a tendance à être difficile. C'est pourquoi une touche humaine est nécessaire.

Trouver quelque chose qui peut améliorer l'engagement, quel que soit le contexte, est un moyen relativement simple de remonter le moral et la coopération. Cet effort peut prendre plusieurs formes, selon la taille et la composition de vos équipes. Idéalement, il devrait être centré sur une activité de loisir sans stress que les membres de l'équipe apprécieront, allant des compétitions liées au travail, des projets divertissants ou des discussions qui ne sont pas liées au travail.

Participer à de telles activités, aux frais de l'organisation, peut sembler une répartition moins qu'idéale des ressources financières et humaines, mais gardez à l'esprit que rallier les équipes autour d'une cause commune conduit généralement à un meilleur environnement de travail, à des liens personnels plus forts et à une meilleure productivité. .

Ne prenez pas le recrutement et la formation à la légère

Afin de tirer le meilleur parti de la gestion d'équipes à distance, vous devez être attentif aux différences culturelles et compenser par une formation adéquate.

L'amélioration des compétences linguistiques n'est qu'une pièce du puzzle puisque les compétences en communication sont affectées par les différences culturelles. Cela commence par de bonnes politiques de recrutement qui favorisent les individus, en particulier ceux qui occuperont des postes de direction, préparés à travailler dans des environnements multinationaux. Une expérience dans des projets à distance est évidemment utile, mais ne devrait pas être une condition préalable. Ce n'est pas parce qu'un développeur distant ne sera pas dans votre bureau chaque semaine que le recrutement ne doit pas tenir compte des traits personnels. Vous et votre équipe devrez toujours communiquer régulièrement avec les développeurs distants, alors posez-leur les mêmes questions que vous poseriez à n'importe quel travailleur sur site - distant ou non, ils doivent toujours s'intégrer.

Bien qu'il soit possible de résoudre certains problèmes avec une formation supplémentaire, cela peut ne pas toujours être pratique, mais dans tous les cas, une bonne formation est la prochaine étape logique. La formation doit développer les traits positifs existants, tout en atténuant les lacunes et en traitant les points faibles précédemment identifiés.

Les managers qui traitent avec des équipes distantes doivent régulièrement assumer de nouveaux rôles à court préavis, prendre en charge des projets avec lesquels ils ne sont pas nécessairement familiers et passer beaucoup de temps à rattraper leur retard. Dans de telles situations, les communications internes ne figurent généralement pas en tête de leur liste de priorités, même s'ils peuvent maintenant diriger des équipes qui ont passé des années à collaborer sur un ou plusieurs projets. Le temps est un atout précieux, mais un bon travail d'équipe l'est tout autant ; les managers doivent prendre du temps sur leurs horaires chargés et en apprendre davantage sur leurs équipes, les membres individuels de l'équipe et les problèmes susceptibles de survenir.

La distance émotionnelle entre les managers distants et leurs subordonnés peut également poser problème, car les membres de l'équipe peuvent être réticents à affronter de nouveaux chefs d'équipe, voire à les approcher dans des contextes formels ou informels. Un bon gestionnaire d'employés à distance doit le reconnaître et insister sur un engagement plus personnel - comme je l'ai dit, "Soyez proactif". – à quoi bon avoir une équipe de développeurs distants talentueux s'ils ne vous font pas part de leurs réflexions ?

N'utilisez pas un système d'information compliqué

Ne manquez pas une chance de mettre en place un système d'information efficace qui comprend un système de gestion du code source (SCM), un suivi des problèmes (pas trop compliqué, s'il vous plaît) et éventuellement des pages Wiki où toutes les parties peuvent documenter des choses ou esquisser des idées et des propositions. Tous ces outils collaboratifs rendront la gestion du développement et des versions beaucoup plus facile à réaliser.

Il est important de garder les choses aussi simples que possible ici, car ce système d'information sera utilisé sur une base quotidienne/horaire. Si cela s'avère trop compliqué, cela prendra du temps qui devrait être utilisé pour la mise en œuvre et/ou la conception. Le processus peut également devoir être simplifié pour les nouveaux membres de l'équipe et les pigistes qui n'ont pas le temps d'apprendre les tenants et les aboutissants des politiques d'une organisation.

Mon application de gestion de projet préférée depuis longtemps est Redmine, un système open source, multiplateforme et multibase de données. Cette plate-forme est hautement configurable et vous pouvez intégrer votre propre SCM, différents plugins et crochets de service.

Si vous ne voulez pas vous soucier de la maintenance de votre propre serveur avec Ruby et de tout configurer vous-même (Redmine peut être compliqué pour les administrateurs système inexpérimentés), un autre bon choix est GitHub, qui comprend non seulement le git CMS mais aussi GitHub Issues , qui s'intègre bien à vos messages de validation, demandes d'extraction, etc.

Une fois notre système d'information configuré et prêt, nous pouvons commencer à intégrer notre développeur à distance dans notre projet.

Ne microgérez pas

De nombreux managers ont du mal à se décharger de leurs responsabilités, surtout s'ils sont eux-mêmes issus d'un milieu de développement. Au lieu de se concentrer sur la communication des problèmes et des objectifs du projet, ils trouvent des solutions à ces problèmes et fournissent des détails de mise en œuvre, de sorte que le seul travail qui reste au développeur est de coder ce qu'on lui a dit de coder. Ce n'est pas une bonne pratique lors de la gestion d'employés distants.

D'un côté, les managers perdent trop de temps sur des tâches pour lesquelles ils ont embauché le développeur distant. Les développeurs peuvent être insatisfaits de cette situation, soit parce qu'ils se sentent sous-évalués et laissés sans possibilité d'être créatifs et innovants, soit simplement pour faire leurs preuves. Après tout, la résolution de problèmes est exactement ce que les développeurs étudient depuis des années, donc la retirer de l'équation et transformer les développeurs en automates n'a aucun sens !

Comme tout le reste dans la vie, il s'agit de trouver un bon équilibre.

Ne vous inquiétez pas des fuseaux horaires, utilisez-les à votre avantage

Les bons développeurs distants ont tendance à être autonomes et indépendants par nature ; ils ont besoin de liberté et de responsabilité pour organiser leur temps. Le chevauchement des horaires de travail est utile, mais pas obligatoire, lorsque vous disposez d'un bon système d'information et d'une bonne communication avec vos développeurs.

Travailler dans différents fuseaux horaires peut être avantageux pour l'entreprise, car vous pouvez être en mesure d'atteindre une efficacité "24 heures sur 24" lorsque les développeurs de différentes zones prennent en charge divers aspects du projet. Si votre développeur est en avance sur votre fuseau horaire, cela vous donne la possibilité de revoir son travail le jour même et vous pouvez immédiatement évaluer et coordonner la prochaine grande chose. En revanche, si vous êtes en avance sur la zone de votre développeur, cela vous donne la possibilité de préparer tout ce dont le développeur a besoin pour mener à bien la tâche.

N'oubliez pas qu'un bon manager n'est rien de plus qu'un service rendu à ses employés pour leur permettre de faire le travail, et non l'inverse !

Ne forcez pas les objectifs quotidiens, concentrez-vous sur les objectifs à moyen ou long terme

Les objectifs au jour le jour sont une forme de microgestion du projet. Au lieu de cela, essayez de communiquer l'image globale à votre développeur et, ensemble, définissez des priorités clairement définies. Si vous faites en sorte que le développeur comprenne le projet aussi bien que vous, le développeur sera probablement plus utile.

Par exemple, le développeur peut avoir un aperçu des technologies les plus récentes ou des détails de mise en œuvre qui affectent la hiérarchisation des différentes tâches ou la détermination du produit de valeur minimum (MVP). Vous devez tous les deux définir des objectifs et des jalons clairs, et faire le travail étape par étape. Il est de votre responsabilité de vous assurer que toutes ces étapes s'inscrivent dans le tableau d'ensemble.

À mon avis, le manifeste Agile (méthodologies) est la meilleure chose qui soit arrivée en gestion de projet ces dernières années.

Cela vous permet de faire exactement ce qui est nécessaire, de déléguer la responsabilité à ceux qui mettent réellement en œuvre les choses et d'imposer le bon sens à toutes les parties impliquées dans le processus. Vous définissez vos objectifs et tâches à moyen et long terme avec des estimations de haut niveau sur la difficulté, et lors de ces réunions de planification de sprint hebdomadaires (ou bihebdomadaires), vous laissez le développeur déterminer la charge de travail exacte et la difficulté pour accomplir ces tâches.

Comme toute bonne chose, il faut du temps pour constituer de bonnes équipes Agiles. Ne vous attendez pas à avoir une équipe de travail dans les trois mois. Agile consiste à apprendre en faisant et à grandir ensemble en équipe.

Ne cachez pas les détails de l'entreprise

Eh bien, celui-ci est délicat. Certains projets sont sensibles par nature, et la fuite d'informations peut être préjudiciable. Les accords de non-divulgation (NDA) peuvent résoudre le problème, mais ils ne sont pas à l'épreuve des balles.

Cependant, plus le développeur en sait, plus il peut être efficace, non seulement pour résoudre des tâches prédéfinies mais aussi pour résoudre, à la volée, tous ces petits problèmes et contretemps gênants. Au final, cela rendra le développeur plus productif et vous facilitera la vie.

Le processus de développement Agile est également utile ici. Il permet le partage des connaissances entre les parties (partie prenante, testeur, développeur, etc.) en supprimant toute hiérarchie et en considérant ces parties comme des membres égaux de l'équipe, avec les mêmes responsabilités, et en les encourageant ainsi à travailler de la manière la plus transparente possible. Un autre avantage de la transparence est que les problèmes sont « aggravés » rapidement et peuvent être détectés par n'importe quelle partie de l'équipe.

N'ignorez pas les membres de l'équipe distante

N'oubliez pas que lorsque vous gérez des travailleurs à distance, vous êtes un service pour votre équipe, et si l'équipe a besoin de votre avis, vous ne devriez pas être trop occupé pour les soutenir. Si le développeur ne peut pas résoudre quelque chose par lui-même, il se retrouvera bloqué et perdra un temps précieux.

En tant que développeur, généralement lorsque je me trouvais dans une impasse, je me tournais vers mon SO pour obtenir des conseils, et j'essayais également d'offrir des conseils. N'ignorez pas totalement les conseils du développeur, car ils pourraient être perspicaces ou résoudre un problème dont vous n'aviez même pas conscience.

Si quelque chose n'est pas clair, ou si vous pensez qu'il n'est pas nécessaire d'aborder le problème, argumentez votre position tout en étant ouvert d'esprit et laissez au développeur une chance de vous convaincre qu'il a raison après tout.

Encore une fois, cela renforcera les compétences de communication et améliorera la confiance.

Conseils rapides de gestion d'équipe à distance

Comme j'ai déjà résumé les principaux points dans les tweets et les illustrations, voici quelques conseils et réflexions rapides supplémentaires.

• Ces règles générales peuvent être appliquées aux développeurs distants et sur site.
• Si vous faites de la microgestion, vous raterez l'occasion d'apprendre et de laisser apprendre.
• Soyez ouvert d'esprit et digne de confiance, car c'est le seul moyen de constituer une bonne équipe à distance.
• Gardez à l'esprit qu'une estimation n'est qu'une estimation ; vous rencontrerez des sous-estimations et des surestimations.
• Tous ceux qui travaillent font des erreurs, et si vous ne pardonnez pas les erreurs des autres, les vôtres ne seront pas pardonnées non plus.
• Plus important encore, la plus grande motivation pour tout développeur (en plus de la satisfaction d'accomplir une tâche difficile) est l'argent. Alors, ne retardez pas les paiements et envisagez également de mettre en place des politiques de bonus.