使用 monday.com 让分布式产品团队更高效地工作

（这是一篇赞助文章。）产品团队的工作方式正在发生变化：软件行业正在迅速转向远程工作。 仅在美国，43% 的就业美国人至少有一段时间在远程工作，而且这一数字近年来稳步上升。 当今市场上许多成功的数字产品都是由分布式团队设计和开发的。 这样的团队没有传统意义上的办公室。 每个人都选择在他们喜欢的地方工作，无论是地理上还是功能上（在联合办公空间、咖啡店、家庭办公室等）。

虽然分布式产品团队听起来对您很有吸引力，但在这样的团队中创建有效的设计过程需要付出很多努力。 协作和沟通是分布式团队面临的两个最重大挑战。 管理分布式团队需要了解团队中的个人如何运作，并且需要一个数字工具集，使团队的运作尽可能高效。 这就是为什么投资于正确的远程工具和技术对产品经理来说如此重要。

如果您是一名团队经理，正在寻求为分布式团队建立稳健的设计流程，那么本文适合您。 您会发现分布式产品团队应该克服的七个最常见挑战，并了解名为monday.com （以前称为dapulse ）的团队管理工具如何帮助他们解决这些问题。

1. 建立对项目目标的共同理解

在组织远程团队的工作流程时，关键目标之一是让整个团队保持在同一页面上。 管理层需要设定目标，并确保团队中的每个人都理解并接受它们。 建立理解对于远程团队来说尤其重要，因为交互往往更加零散。 确保团队中的每个人都知道以下内容：

• 该项目的总体目标是什么？ 当团队清楚地了解产品战略（他们想要构建什么以及为什么）时，这种理解会激发参与。

• 对他们的期望是什么，他们如何适应更大的图景？ 人们想知道他们在这个过程中的角色。 尽管每个团队成员在处理项目时都会深入了解细节，但了解大局将有助于他们专注于真正重要的事情。

• 参与该项目的其他人在做什么？ 每个团队成员都应该了解其他团队成员的工作内容。

每个人都知道的越多，他们就可以更好地作为一个团队工作。

可视化产品开发过程

使用 monday.com 名为“时间线”的功能帮助团队中的每个人了解对他们的期望以及何时可能。 时间表使任务更加直观——团队成员将能够看到每个任务的计划时间、需要多长时间以及它如何适合整个项目。 该工具使您不仅可以查看团队成员正在处理的任务，还可以查看这些任务随时间的分布情况。 当某些活动依赖于其他活动时（例如，开发人员正在等待设计师的模型），这非常有用。

2. 管理团队的工作量

任何曾经在远程团队工作过的人都会告诉你，远程工作与面对面工作完全不同。 许多项目经理发现很难管理团队的工作量。

大多数产品团队使用项目跟踪软件来计划和估计他们的工作。 通常，一个团队会将所有工作准备在一个任务列表中，其中每个任务都有一个文本描述和一个时间估计。 这种方法最大的缺点是它不是很有代表性。 例如，当今许多产品团队使用的看板并不是很有代表性——看板几乎不可能理解任务应该完成的顺序，尤其是当它们有依赖关系时。

跟踪您的团队正在处理的所有事情

交互成本（即完成一个动作所需的认知或体力劳动）在产品的用户体验中起着至关重要的作用。 完成操作所需的努力越多，界面对最终用户的可用性就越差。 如果项目经理必须切换到不同的产品才能看到团队的进展，那会造成不必要的摩擦，阻碍团队高效工作。

monday.com以合乎逻辑且易于理解的方式组合和显示进度数据。 该工具具有称为板的功能。 董事会是所有团队成员都可以跟踪团队正在进行的所有工作的地方。 董事会的主要优势在于，它使产品经理能够实时监控团队的进度，并立即了解谁在做什么，以及事情的进展情况。

沟通当前状态

每个团队都需要一种机制，可以让您一目了然地了解正在发生的事情。

解决这个问题的一种方法是对不同的元素使用颜色编码。 颜色编码加快了视觉搜索，因为它允许用户通过知道与之关联的颜色来快速过滤特定对象（或对象）。 monday.com使用颜色编码来指示任务的当前状态。 例如，只需查看板子并找到所有标为红色的任务，就可以很容易地看出事情在哪里卡住了。

只需单击几下即可创建、修改和分配任务

在项目管理工具中添加任务听起来并不令人兴奋。 一般来说，花费的时间越多，产品经理就越不高兴。

monday.com简化了数据输入的过程。 经理们可以快速在板上添加行——monday.com称它们为脉冲。 脉冲可以是任务、项目、任务、待办事项等。创建脉冲只需点击几下。

创建脉冲后，只需将其分配给团队成员。

根据您的需求定制平台

没有通用的设计过程。 每个项目都是不同的，需要自己的设计过程。 产品管理工具应该非常适应变化； 产品团队应该能够根据自己的需求定制流程，而无需花费太多精力进行定制。

monday.com是高度可定制的，允许用户配置几乎任何选项。 您可以自定义monday.com来管理任何工作流程或流程，应对任何挑战并管理任何事情。

在创建板时，您无需从头开始。 大量模板可让您快速开始。 例如，“团队任务”模板对产品团队非常有用。

根据您的需要选择模板后，您可以通过操作不同的部分对其进行自定义。 产品团队经常需要将任务组合成组，每个组代表一个里程碑（例如，“Release 1”、“Release 2”等）。 在monday.com中执行此操作相对简单。 作为董事会所有者，您可以拥有任意数量的群组。

但它并不止于此。 您可以使用清单功能进一步分解任务。 例如，每个任务都可以分解成更小的待办事项步骤。 当需要完成一些活动才能完成任务时，此功能非常方便 - 例如，如果产品规格需要经过几个设计师的批准才能移交给开发团队。 清单位于脉冲内的“更新”部分，可以帮助为每个脉冲创建一个结构。

直观地规划团队的工作量

设计师、开发人员和管理人员经常使用压缩的时间框架和同时进行的项目。 团队必须能够快速响应利益相关者和用户对其产品的反馈。 遵循构建-测量-学习周期，产品团队应该非常灵活； 它应该准备好实施来自测试会话的反馈并根据新信息调整设计过程。 团队使用的所有产品都应该具有相同级别的灵活性。

使用monday.com的时间线，可以进行更正并提高团队的效率。 可视化编辑器使管理任务的过程变得容易。 产品经理可以看到每个项目在每个点的位置，并且可以快速有效地看到并专注于奋斗的领域。

时间表可以查看每个团队成员在一段时间内（例如，接下来的几周）的能力，了解他们在哪些方面有空间承担更多工作，以及他们需要在哪些方面将任务委派给其他人。

3. 建立有效的内部沟通

沟通在设计过程中起着至关重要的作用。 在产品设计方面，所有团队成员都必须在同一页面上。 与托管团队不同，分布式团队没有机会安排定期的面对面会议。 当你进行面对面的互动时，你不能指望事情会以同样的方式工作。 建立不完善的沟通模式会导致一些团队成员感觉他们是在真空中工作。

工具在远程工作中更重要，因为它们是沟通的基础。 目标是确保团队中的每个人都感到相互联系。

集中所有通信

在当今世界，我们使用各种工具进行交流：从传统的电子邮件到 Skype、WhatsApp、Slack 和 Facebook Messenger 等在线信使。 不得不从任务管理工具切换到另一种沟通工具可能会带来压力。 更糟糕的是，一些信息可能会在过渡期间丢失（例如，电子邮件收件箱可能会填满，以至于团队成员可能会忽略一封重要的电子邮件）。

产品团队可以使用monday.com作为其工作场所的单一沟通平台。 这将是一个更好的解决方案，因为它允许在每个任务的上下文中进行通信。 使用monday.com ，您不再需要使用电子邮件进行内部沟通。 当团队成员单击任何板上的脉冲时，屏幕右侧会打开一个框，显示“更新”。 只需提及一个人的用户名（“@johndoe”），然后发送您的信息。 最棒的是聊天线程与该任务保持一致，因此一段时间后找到对话相对容易。

减少会议并优化所需会议

会议是沟通过程的重要组成部分。 在审查计划和就设计决策进行头脑风暴时，没有什么可以代替会议。 但是对于分布式团队来说，可用于实时会议的潜在小时数可能会受到限制，因此充分利用这些时间至关重要。 分布式团队应不断尝试减少会议次数，并最大限度地利用团队成员在一起的时间。

以每周一次的启动会议为例。 这个会议在星期一举行，团队成员聚在一起讨论本周的计划。 对于许多团队来说，这样的会议很少有成效。 很多时候，每周启动会议中共享的信息在会议结束后不久就会过时，团队成员需要重新确定任务的优先级。

monday.com为团队节省了大量的会议时间。 产品经理可以将复杂的任务分解为每周可实现的目标，而不是讨论一周的计划。 这将帮助团队成员根据他们需要完成的工作来计划一周。

与整个团队而非个人成员共享宝贵资源

想象一下，您发现了一个非常有价值的资源，并希望与您的同行分享。 你发推文并发送一个群聊链接。 您会收到诸如“很棒的资源！ 谢谢！” 来自聊天中的一些人。 不久之后，您的大多数同龄人都会忘记该资源，尤其是如果他们不能在他们现在正在做的工作中使用它。 伤心，对吧？ 我们可以做得更好。

与其发送群聊链接，不如分享您在单独的板上找到的所有资源。 monday.com有一个名为“设计灵感和资源”的模板。 这种方法的好处在于，团队成员在实际需要时更容易找到特定资源。

组织更好的计划和头脑风暴会议

任务优先级是敏捷项目管理中的典型活动。 团队成员聚在一起，讨论任务并投票决定在下一个 sprint 中实施什么。

monday.com包含投票功能。 当团队成员想作为一个团队一起决定某事时，他们可以使用投票栏。 只需将投票栏添加到董事会，团队成员就可以一键投票。

实时通知团队成员

害怕错过（FOMO）是分布式团队的常见问题。 远程工作时，团队成员可能害怕错过重要信息。 结果，他们花费大量时间在通信工具、检查邮件和信使上。 这会让人分心。 团队成员应该花更少的时间在沟通工具上，而将更多的时间花在他们用于设计的工具（原型设计和开发工具）上。 浪费一天的时间阅读消息和回复太容易了。

沟通工具应该在团队成员需要时提供重要信息； 它应该有一个有效的通知机制。 monday.com通过桌面和移动设备实时通知用户。 该平台有一个适用于 iOS 和 Android 的应用程序。 该应用程序允许团队成员在手机或平板电脑上保持联系，并从任何地方快速响应。 也可以自定义通知规则。 例如，您可以管理触发电子邮件的活动。

为您的团队创建工作时间表

如果您的团队分布在全球各地并且您需要安排一次会议，那么您必须确保它不会在尴尬的时间（例如半夜）发生。 很高兴看到团队成员的工作时间。

工作计划板是您业务运营的基石。 每个时区的团队成员都可以承诺适合他们的时间。 这有助于产品经理在适合每个人的时间安排会议。

4.让用户参与设计过程

大多数商业上成功的产品都是以目标受众为重点的。 设计师知道，如果他们想发布成功的产品，就需要将真实用户介绍给设计过程。 用户参与在产品开发的早期阶段是最有效和最有影响力的，因为随着系统的发展，进行更改的成本会增加。 通常，您越早创建强大的反馈循环，最终产品就会越好。

与用户分享设计并收集有价值的反馈

产品团队从用户那里获得的反馈非常有价值。 它可以验证设计团队是否朝着正确的方向前进。

在monday.com 上，用户可以创建一个板并选择与谁共享。 例如，如果您正在与客户合作，您可以为他们的项目设置一个板并邀请他们作为客人工作。 该板可能包含您想要处理的关键功能。 一旦您分享了看板，客户就会收到通知，然后可以打开看板、查看计划并请求修改。

5. 轻松找到所有需要的信息

文档是另一个挑战。 分布式团队没有可以共享产品文档的物理共享空间。 信息可能存储在许多不同的地方：电子邮件、云驱动器、本地计算机等。它可能导致团队成员丢失重要信息并且不知道它。 这导致知识的碎片化。

集中所有文件

将所有文件放在一个地方是成功的关键。 monday.com在一个可访问的中心同步所有信息。 所有团队成员都可以将所有相关讨论存储在可搜索的数据库中。 该平台提供了一个选项，只需拖放即可上传不同类型的文件。 下次设计师需要分享产品规格时，他们只需将文件上传到平台即可。

搜索任何东西

任何曾经使用过知识库的人都会告诉您搜索功能的重要性。 如果没有适当的搜索，您找到信息的机会就会大大降低。

monday.com让您可以快速找到您的团队曾经做过的任何事情，包括图像、更新、项目和任务。 您的工作将成为丰富的知识库。

例如，当您需要查找产品规格的最新版本时，您只需单击搜索框，选择“文件”选项卡并输入项目名称作为搜索查询。

6. 让协作工具成为团队的自然组成部分

您为团队管理选择的平台应该是第二天性。 技术应该为您和您的团队工作，而不是相反。

最小化学习工具所需的时间

当您在设计过程中引入新工具时，一个目标应该是完全同意使用该工具。 这个协议并不总是很容易达成，因为团队成员通常对下一个“能够解决他们所有问题的神奇工具”持怀疑态度。 更糟糕的是，他们必须花费额外的时间来学习如何使用它。 没有人想学习新软件。

monday.com最显着的优势之一是它的直观性。 无论您以前是否使用过类似的应用程序，都可以在没有培训的情况下使用monday.com 。 团队成员无需准备即可了解如何使用该工具。

可扩展

当公司选择协作工具时，他们通常将其视为一项投资。 他们想要一个可以随业务扩展的工具。

monday.com适用于任何规模的团队，从两个一起工作的自由职业者到在全球范围内合作的数千人。 该工具可随您扩展，从简单到复杂，完全轻松。 此外，随着您的业务扩展， monday.com可以轻松转换到高级版本（标准版、专业版或企业版）并获得更多平台的高级功能。

将平台与现有工具集成

对于任何希望取得好成绩的团队来说，任务管理工具都是必不可少的。 但团队的工具箱还需要支持设计过程（用于原型设计和开发）和设计工件的收集（例如，在 Google Drive 或 Dropbox 上）。 团队管理工具必须与团队使用的其他工具无缝集成。

在集成方面， monday.com在成为已建立的软件生态系统的一部分方面做了很多工作。 它可以连接到 Dropbox、Zapier、Google Drive 和其他共享工具。 作为团队成员，您可以将模型文件附加到您的更新中，并在相关任务的上下文中共享它。

monday.com还带有一个开放的 API 架构，允许开发人员构建自己的集成。

7. 保持团队积极性

拥有合适的氛围非常重要。 团队领导者不仅应该与团队中的每个人保持一致，还应该不断寻找提高参与度的方法。

与团队成员一起庆祝成功

人们寻求承认是很自然的。 对社会认可的需求驱使我们寻求认识的人（父母、朋友、同事）的确认。 当有人通过说“干得好！”这样简单的话来认可我们的结果时，我们就会有动力朝着我们的目标努力。 对于团队成员来说，获得认可至关重要，尤其是在远程工作时。

monday.com有一些功能可以帮助营造一种认同感。 第一个是点赞功能，基本上是对活动的积极反应。 大多数人都通过社交网络熟悉这一点。 人们习惯于通过获得的点赞数来衡量帖子的效果。 monday.com允许您为队友的工作点赞。

另一个不错的功能是动画 GIF。 您可以使用 GIF 让评论活跃起来。 monday.com允许您在回复队友时从数千个 GIF 中进行选择，这将为您的评论增添一点个性。

最后但并非最不重要的一点是， monday.com具有五彩纸屑功能。 一旦设计师完成了他们在板上的最后一个“正在进行”的任务，他们就会看到动画的五彩纸屑效果。 这个微妙的细节增加了一点乐趣，并激励团队成员拥有一个全绿板。

结论

在分布式团队中建立有效的流程是很困难的。 适用于同地团队的不一定适用于分布式团队，适用于一个分布式团队的不一定适用于另一个团队。

通过关注以下优先事项来建立远程友好型工作文化：

• 优先考虑透明度。
  让每个人都能访问重要信息。

• 随时掌握团队活动。
  一目了然地了解团队中的每个成员正在做什么以及团队在流程中的位置。

• 建立有效的沟通系统。
  分布式团队的基础是沟通。 创建一个健康的会议和习惯系统，以保持人们的沟通。

• 降低进入门槛。
  选择一个团队协作工具，让每个人都能轻松上手。 它应该是一个参考点，将所有东西结合在一起。